Auteur: mario

De do’s en don’ts van een succesvol IT-adoptietraject

Digitaliseren, moderniseren, innoveren: daar staat toch iedereen om te springen? Dat zou je zeggen, ja. Toch merken veel bedrijven dat de bottleneck bij modernisering lang niet altijd bij geld ligt, maar vaker bij de mensen. Onvoldoende communicatie, gebrek aan training, onkunde en onbegrip leiden tot weerstand. Hierdoor worden nieuwe functionaliteiten niet goed opgepikt en kan er shadow IT ontstaan. Kun je dit voorkomen? Jazeker, met een gedegen adoptietraject krijg je eigenlijk iedereen mee. Hoe dit werkt, lees je hier.

Het belang van een IT-adoptietraject

Eerst even een stap terug: waarom blijven digitaliseringsprojecten vaak steken bij je mensen? Doordat je hen niet betrekt bij het proces en mogelijk onderschat je ook de digivaardigheid van een aantal mensen. Je moet je mensen altijd vragen naar hun ideeën, ze laten meedenken en hun werkwijze en mogelijke belemmeringen onderzoeken. En als medewerkers niet heel digivaardig zijn, moet je hen extra uitleg, training en nazorg bieden. Doe je deze dingen niet? Dan haken ze af en krijg je weerstand.  

Geen adoptietraject? Shadow IT

Wat het geval ook is in jouw bedrijf, in beide gevallen kan er shadow IT ontstaan. Dit zijn workarounds die mensen om de centraal geregelde IT heen maken. Dus stap jij bijvoorbeeld over op de Cloud zonder al te veel uitleg? Dan zetten je medewerkers veel van wat ze nodig hebben gewoon weer lokaal, wat veiligheidsrisico’s oplevert. Zij doen dit omdat ze het niet eens zijn met de nieuwe manier van werken of omdat ze de nieuwe manier simpelweg niet in de vingers krijgen. Dat wil je niet en dáárom zet je een adoptietraject in.  

Stap 1: Struikelblokken ontdekken tijdens adoptie

En dat traject begint al ver voor de implementatie. Je moet namelijk zo vroeg mogelijk weten hoe de nieuwe functionaliteiten het werkproces veranderen en hoe ingrijpend de veranderingen zijn voor je mensen. Ook is het belangrijk eventuele struikelblokken voor medewerkers te onderzoeken. Om dit bloot te leggen, begin je met een inventarisatiefase. Hierbij kijk je naar het werk dat mensen doen, hoe digivaardig ze zijn en hoe de onderlinge banden liggen. Daaruit maak je op hoe ze op dit moment in hun werk staan, wat hun ervaringen zijn met eerdere veranderingen en hoe ze tegen de koers van het bedrijf aankijken.  

Stap 2: Medewerkers betrekken bij adoptie

Na de inventarisatiefase kom je aan bij de visie- en strategiefase. Hierin delen we de verzamelde input met stakeholders en key users, de early adopters in je bedrijf, en samen bedenk je een plan van aanpak. Dit werk je verder uit in een succesplan en daar komen het communicatie- en trainingsplan uit voort.  

In het communicatieplan bereid je de veranderingen voor, communiceer je naar de medewerkers wat het nut van de verandering is voor het bedrijf én voor henzelf. En je legt vast hoe je hen gaat trainen in een trainingsplan. De communicatie naar medewerkers toe pak je als eerst op, omdat je medewerkers vroegtijdig bij het proces wilt betrekken. Niet in het minst omdat je tijdens die gesprekken de wensen en ideeën van medewerkers zelf ophaalt. Hoe meer input, des te beter de implementatie.  

Stap 3: Scouten en trainen van key-users

Een ander belangrijk onderdeel van een adoptietraject is dus het vinden van key-users. Dit zijn medewerkers die affiniteit hebben met IT, kritisch zijn en een invloedrijke functie hebben op de werkvloer. Deze mensen vind je natuurlijk al tijdens de inventarisatiefase en de gesprekken over de verandering. Maak van deze medewerkers ambassadeurs én train hen in de nieuwe techniek. Zo kunnen zij na de implementatie andere medewerkers een steuntje in de rug geven.  

Stap 4: Nazorg na afloop van het IT-adoptietraject

Het adoptietraject stopt niet op het moment dat de implementatie is voltooid. Na de implementatie voer je het trainingsplan uit en maak je iedereen wegwijs in de nieuwe techniek. Ook kun je nazorg regelen in de vorm van een helpdesk of floorwalker die nog een tijdje meekijkt en direct aanspreekbaar is voor mensen met vragen. Zo voorkom je dat mensen op zoek gaan naar die workaround en dat er shadow IT ontstaat.  

Valkuilen bij een IT-adoptietraject

Na het adoptietraject is het merendeel van de medewerkers thuis in de nieuwe techniek. Mits je niet in een van de drie valkuilen trapt. Wat wij nog weleens mis zien gaan, is:  

1. Dat bedrijven pas bij de implementatie een adoptietraject starten of aanvragen. Als je dat doet, voelen medewerkers zich niet serieus genomen en is het adoptietraject niet meer dan een “traininkje”.  

2. Het onderschatten van medewerkers. Hoe serieuzer je naar hen luistert, hoe beter je de inrichting van de nieuwe techniek kunt afstemmen.  3. Het overslaan van de nazorg. Kennis ebt snel weer weg, zeker bij zaken die je mensen niet elke dag doen. Daar moet je dus scherp opblijven, zodat ze niet in oude patronen vervallen. 

Schakel een adoptie-expert in

Sta jij voor een verandering in je IT? En kun je wel wat hulp gebruiken bij de adoptie en implementatie? Trek gerust bij ons aan de bel. Dan zet één van onze adoptie-experts een gedegen adoptietraject met jou op poten; van voorgesprekken tot nazorg en alles er tussenin. Alleen met een doordacht IT-adoptietraject zorg je voor een zachte landing van de nieuwe techniek en wil iedereen digitaliseren, moderniseren en innoveren! 

Zo verlicht je de registratiedruk  

Registratiedruk in de zorg verlichten: zó doe je dat!
Wist je dat 87% van de zorgmedewerkers voor hun vak kozen, omdat ze energie krijgen van administratie? Nee, natuurlijk niet. En toch gaat een schrikbarend deel van de werktijd hieraan op. Patiëntgegevens worden tot in het kleinste detail vastgelegd, in allerlei systemen en documenten. 

Dit is voor de digivaardige groep al geen pretje, dus voor de digibeet al helemaal niet. Maar uiteindelijk doet élke zorgmedewerker uiteraard liever iets anders: zorgen. Voor mensen. Laten we daarom zoveel mogelijk tijd vrijmaken voor dat wat belangrijk is. Lees in dit artikel hoe je de registratiedruk in de zorg verlicht!

Kwaliteit patiëntenzorg
In vergelijking met de rest van de wereld is de Nederlandse gezondheidszorg natuurlijk van hoge kwaliteit. In 2021 behoorden we zelfs tot de best presterende landen wereldwijd, samen met Noorwegen en Australië. Maar demografische veranderingen stellen steeds hogere eisen aan de zorgsector. Denk hierbij aan de bevolkingsgroei, leeftijdsopbouw, gezondheid en leefstijl.

 Dit is voelbaar in de hele zorgsector. Daarnaast staan verontrustende ontwikkelingen de kwaliteit van patiëntenzorg in de weg. Zoals stijgende patiëntaantallen met een complexe zorgvraag, groeiende personeelstekorten én – je verwachtte het waarschijnlijk al – de bekende registratiedruk.

TIP: Ontdek de 5 grootste IT-valkuilen voor jouw zorginstelling!

Registratiedruk
Die laatste ontwikkeling – registratiedruk – kunnen wij gelukkig verlichten. En dat is maar goed ook. Want elke handeling die een zorgprofessional uitvoert, moet tegenwoordig worden vastgelegd. Zo staan werkelijk álle patiëntgegevens in het EPD (Elektronisch Patiënten Dossier) en andere digitale systemen en documenten. Het invoeren is vaak een enorme uitdaging, zeker voor zorgmedewerkers met beperkte digivaardigheden.

De registratieplicht vraagt hen continu te werken met verschillende programma’s, bestanden en mappen. Al die communicatiekanalen liggen ook nog eens digitaal verspreid. Zo wordt er bijvoorbeeld veel gewerkt vanuit groepen in Microsoft Teams, waaraan bepaalde mappenstructuren zijn verbonden, die óók weer in SharePoint staan. En dan hebben we het nog niet eens gehad over een eventuele C-schijf, OneDrive en ga zo maar door.

Digivaardigheid
Het gevolg? Zorgmedewerkers weten logischerwijs niet meer welke documenten waar staan opgeslagen, waar ze bepaalde informatie vinden of hoe ze specifieke patiëntgegevens invullen. Laat staan dat ze weten hoe de beveiliging hiervan werkt.

Dit kost niet alleen veel tijd – en daarmee ook geld – maar zorgt ook voor securityrisico’s en levert bovenal frustratie op, verlaagt het werkgeluk én benadeelt de zorgkwaliteit. Daarom is het in ieder geval slim om de digivaardigheid binnen jouw zorgorganisatie continu te meten en te verbeteren.

Moderne werkplek
Maar je kunt digitaal werken ook in één klap eenvoudiger maken: met een moderne, online zorgwerkplek! Op basis van jarenlange ervaring en nauwe samenwerking met vele zorginstellingen stelden wij een complete werkplek samen. Hierin zijn álle aspecten opgenomen waar jouw zorgmedewerkers om vragen. Van e-mail tot zorgapplicaties en van devices tot het intranet. Oftewel: nooit meer zoeken naar de juiste plek om data te registreren!

We richten de moderne werkplek netjes voor je in en op basis van je functierol krijg je de juiste bevoegdheden. Geen wirwar van bestanden in SharePoint, wél een overzichtelijke bestandsstructuur. Vanuit één centraal dashboard werk je volledig in de Cloud én al je applicaties werken slim samen. Dus dezelfde data keer op keer registreren in verschillende systemen? Niet meer nodig!

Interessant voor jouw zorginstelling? Lees snel verder over onze moderne zorgwerkplek en neem gerust contact op bij vragen.


TIP: Lees ook hoe we voor Stichting Nusantara een complete Microsoft 365-omgeving creëerden.

Een securityscan doen van jouw organisatie, hoe werkt dat?

Het klinkt als keiharde logica als wij zeggen: hoe meer je digitaal werkt, hoe kwetsbaarder je bent voor cyberaanvallen. Maar toch barricadeert lang niet iedereen het netwerk van zijn organisatie. Want wat behoort er eigenlijk allemaal tot je netwerk? En waar komen cybercriminelen dan binnen? Je komt erachter met onze securityscan. Hoe dat werkt? Ontdek het hier. 

1. Inventarisatie

Elke securityscan begint met jou. Samen bespreken we wat de scope gaat zijn; wat wil je laten checken? Je Private Cloud- of Microsoft 365-omgeving, je internetverbinding, locatie of organisatie? Moet dat eenmalig gebeuren of voer je regelmatig scans uit?

2. Zwakste schakel
Met een securityscan adviseren we om niet alleen technische kwetsbaarheden te onderzoeken, maar ook je organisatie en de mensen. Dit is confronterend, maar ook noodzakelijk. De mens is namelijk vaak de zwakste schakel in je verdediging. Daarom analyseren we welke gewoontes je collega’s hebben en hoe het beleid overeenkomt met de realiteit, en of deze nog wel up-to-date zijn. Zo weten we hoe ze je veiligheid beïnvloeden.

3. Toegang tot het netwerk
Daarna onderzoeken we de gangbaarste manieren waarop medewerkers en bezoekers je netwerk opkomen. Voor collega’s is dat via de e-mailvoorziening, je Microsoft 365-omgeving en je interne netwerk. Voor bezoekers is dat de gasten wifi en eventuele netwerkkabels. Al die onderdelen scannen we op technische kwetsbaarheden.

4. Internet of Things
Waar vaak steken vallen op het gebied van veiligheid is bij Internet of Things-apparaten. Denk aan die beveiligingscamera die je kocht bij Bol.com, een videodeurbel of verlichting die je bestuurt met je telefoon. Deze apparaten reken je niet tot je netwerk, maar horen daar wel zeker bij. Én zijn vaak zo lek als een mandje. 

Hetzelfde geldt voor productielijnen in fabrieken. De apparaten en machines die je daarvoor aanschaft, gebruik je jarenlang. Maar vaak wordt het besturingssysteem niet meer geüpdatet. Zo draaien er meerdere legacy apparaten op jouw netwerk, die geen bescherming krijgen van de ontwikkelaar. Zo staan er al snel meer achterdeurtjes open dan je denkt. 

5. Rapportage opstellen
Na de scans van jouw organisatie, het netwerk en de apparaten stellen we de rapportage op. Hierin verzamelen we al onze bevindingen, geven er context bij, doen aanbevelingen en formuleren acties.
 
De kwetsbaarheden die we vinden, verdelen we onder in “risico’s” – acute gevaren voor je organisatie – en “aanbevelingen” – onderdelen die verbetering behoeven, maar niet direct. Een van onze securityconsultants komt bij jou langs om de rapportage toe te lichten en uitleg te geven als daar behoefte aan is. Als laatst bepaalt de securityconsultant in samenspraak met jou welke acties je onderneemt en welke op de lange baan gaan. 

Urgentie 
Dat een securityscan geen overbodige luxe is, blijkt uit het feit dat de meeste bedrijven die wij scannen een middelmatige of hoge potentie hebben. Dat betekent dat er gemiddeld tot veel kwetsbaarheden in het netwerk zitten.  

Het is daarom ook belangrijk om securityscans met regelmaat te herhalen. Alleen dan zie je de vruchten van een betere beveiliging en houd je cybercriminelen in het oog. Want als je thuis één keer een dief op heterdaad betrapt, haal je toch ook niet alle camera’s en sloten van je huis af?  

Neem contact op 
Benieuwd hoe jouw cyberveiligheid ervoor staat? Neem contact op met onze securityconsultant Niels Wagenaar via niels.wagenaar@arcusit.nl

Welk type Cloudtelefonie past bij jou? 

3CX, KPN EEN of Teams: welke Cloud-telefonie past bij jouw bedrijf?

Bel je in jouw organisatie nog met traditionele telefonie? Maar ben je het zat dat flexwerken hiermee onmogelijk is, je veel complexe bekabeling nodig hebt en de kosten steeds hoger oplopen? Dan is het tijd om over te stappen naar Cloud-telefonie (ook wel VoIP). Ontdek in dit blog de voordelen hiervan én welke telefonie-oplossing het best past bij jouw organisatie. 

Focus op Cloud-telefonie 
Even heel kort: wat is Cloud-telefonie? Hiermee bel je via het internet, in plaats van via het mobiele netwerk. Dit betekent dat je geen telefonienetwerk meer nodig hebt, alleen een goede internetverbinding.  

Wij focussen ons echt op dit type telefonie-oplossingen. Cloud-telefonie sluit namelijk veel beter aan bij de moderne manier van werken. Want je kunt overal zakelijk bellen, waardoor je probleemloos thuiswerkt. Daarbij schaal je makkelijk op en af met het aantal gebruikers, integreert het eenvoudig met je mobiel én is het veel lager in de kosten. Kortom: zakelijk bellen via het internet is een stuk gebruiksvriendelijker! 

3 typen Cloud-telefonie 
Bij Arcus IT kozen we voor drie varianten van Cloud-telefonie, namelijk 3CX, KPN EEN en Teams Direct Routing. Op hoofdlijnen houden ze het volgende in:  

3CX: een krachtig VoIP-platform 
3CX is een softwarematige IP-telefooncentrale en één van de grootste VoIP PBX-fabrikanten van dit moment. Het bedrijf staat bekend om de complete software met talloze functies voor bellen via een computer, VoIP-telefonie en videogesprekken. Daarnaast kun je gebruikmaken van een gratis 3CX-app waarmee je oproepen direct laat doorschakelen naar je smartphone. 

  • Geschikt voor: Bedrijven en organisaties met veel flexwerkers, zoals zorginstellingen, scholengemeenschappen en flexwerkers.
  • Voordelen: Je kunt onbeperkt gebruikers toevoegen, gratis intern bellen en ál je communicatie in de app bundelen; chat, video, Facebook-berichten, instant messaging en ga zo maar door. Deze oplossing is ook bewezen stabiel en doordat we deze hosten in ons eigen datacenter, kunnen we eventuele storingen snel bij de bron aanpakken.

KPN EEN: een bekende speler in de markt 
Een andere bekende speler in de telefoniemarkt is KPN EEN. De toonaangevende leverancier van telecommunicatie en IT is tenslotte marktleider in Nederland. Met deze telefonieoplossing maak je gebruik van de razendsnelle glasvezelverbinding.  

KPN investeert continu in sneller, stabieler en veiliger internet én is de enige provider die vast en mobiel technisch integreert. Ook zijn wij KPN Excellence Partner wat inhoudt dat je direct met ons kunt schakelen, zonder tussenkomst van KPN, én dat wij bundelkortingen kunnen aanbieden.  

  • Geschikt voor: Kleinere organisaties die het liefst via het mobiele netwerk bellen.
  • Voordelen: Deze oplossing biedt een goede integratie met je mobiele telefoon en je kunt één bundel voor je telefonie, tv en internet afsluiten. Daarbij heeft KPN een eigen, bewezen stabiel, mobiel netwerk en is de installatie van KPN EEN relatief eenvoudig en dus ook goedkoop.

    Beeld_zonder_opmaken_Telefonie

Teams Direct Routing: alle communicatie op één plek 
Werk jij op dit moment al veel met Microsoft Teams? Koppel dan je vaste en/of mobiele telefoonnummers aan Teams in de Cloud! Dankzij de functie Teams Direct Routing kun je het platform gebruiken als kantoortelefoonsysteem. Ook stel je eenvoudig handige keuzemenu’s en wachtrijen in en verbind je bellers snel door naar een beschikbare medewerker.  

  • Geschikt voor: Bedrijven die al veel met Teams werken, dan is het een kleine stap om ook hier je telefonie op aan te sluiten.
  • Voordelen: Je hebt al je communicatie op één plek en mensen hoeven niet eens Teams te hebben om tóch via dit platform te bellen.

Keuze op maat 
Wel benadrukken we dat de keuze voor een telefonie-oplossing heel persoonlijk is. Je belt ontzettend veel op een dag en dan moet het wel bij jouw werkwijze passen. Daarom kijken we altijd eerst naar hoe jij nu werkt, vragen we hoe je wilt werken (dat komt niet altijd overeen) en wat je wilt bereiken. Uit zo’n gesprek blijkt vanzelf wat belangrijk is voor jou en hoe dat zich vertaalt naar een oplossing.  

Neem contact op 
Wil je advies over de juiste telefonie-oplossing voor jouw bedrijf?
Neem dan contact met ons op via newbusiness@arcusit.nl of 088 058 59 10. 

Een effectieve IT-strategie in 5 stappen

Tegenwoordig is IT dé basis van alle werkprocessen binnen jouw MKB-organisatie. Daarom is het van belang dat je ook bewust nadenkt over hoe de IT ervoor staat in jouw bedrijf en hoe je deze verder wilt ontwikkelen. Doe je dit niet? Dan kom je op een punt dat de groei van jouw organisatie wordt geremd door je IT. Want als je bijvoorbeeld hybride wilt werken, maar al je applicaties on premise staan, is dat een onbegonnen zaak.

Kortom: je IT moet je werkprocessen en je toekomstvisie ondersteunen, niet tegenweken. Hoe je daarvoor zorgt? Door het opstellen van een goede IT-strategie voor jouw organisatie. Wij vertellen je wat dit precies inhoudt, hoe je dit doet én wat het je oplevert.

Het belang van een goede IT-strategie
Allereerst, waarom is het hebben van een goede IT-strategie nou eigenlijk zo belangrijk? Nou, door middel van een goede strategie waarborg je de continuïteit en veiligheid van jouw bedrijf. Want als je IT veroudert dan neemt de kans alsmaar toe dat je systemen uitvallen. En op die manier worden ze kwetsbaarder voor cyberaanvallen. Daarnaast verbeter je de communicatie, efficiëntie en productiviteit van je organisatie met moderne systemen én trek je makkelijker nieuwe collega’s aan.

Ook verzekeraars zien graag een goede strategie op papier staan. Wist jij namelijk dat je jouw bedrijf kunt beschermen tegen cyberaanvallen met een cyberrisicoverzekering? Daarmee beperk je de schade in het geval dat jouw organisatie doelwit wordt van cybercriminaliteit. Maar de prijs van zo’n polis gaat wel stevig omhoog als je een IT-systeem gebruikt dat al 10 jaar oud is. Het loont dus om dit goed bij te houden!

Als laatste geeft een goed IT-plan, waarbij jij overal over hebt nagedacht, rust. Want jij weet dat je informatie veilig is – ook tijdens een storing. En dat is heel wat waard, toch?

Het gevaar van verouderde software
Een verouderd IT-landschap brengt dus veel nadelen en zelfs gevaren met zich mee. Blijf jij hangen in software die je al jaren gebruikt? Dan belemmert dit jouw doorgroeimogelijkheden aanzienlijk. Want als jouw verouderde IT een fysieke server nodig heeft en niet in de Cloud werkt, betekent dit dat je minder flexibel bent, collega’s niet hybride kunnen werken en je systemen niet op andere locaties toegankelijk zijn. In deze legacysoftware wil je dus niet blijven hangen.

Doe je dat wel, dan loop je achter de feiten aan. Daar komt bij dat je het overzicht van jouw applicatielandschap verliest én te maken krijgt met problemen rondom de beveiliging van jouw gegevens. Want al die oude systemen, daar komen cybercriminelen zó binnen!

Een IT-strategie opzetten
Goed, het belang van een sterke IT-strategie is je inmiddels wel duidelijk. Maar hoe pak je dit nu aan?

Stap 1: creëer inzicht
Stel een overzicht op van alle IT en apparaten binnen jouw organisatie. Zo maak je jouw applicatielandschap inzichtelijk. Ga eens zitten om alles op een rijtje te zetten: draait jouw IT nog op de server? Hoeveel collega’s hebben een laptop van de zaak? Met hoeveel verschillende systemen werk je eigenlijk? En ga zo maar door.

Stap 2: stel wensen op
Vervolgens schrijf je voor jezelf op waar je heen wilt met jouw bedrijf. Hoe zou je willen werken? Werken collega’s enkel op kantoor of willen ze ook vanuit huis hun werk doen? Welke functionaliteiten mis je op dit moment? En hoe richt je je beveiliging in? Daarnaast is het ook belangrijk om voor jezelf scherp te stellen wat jij wilt dat er gebeurt in het geval van een storing of cyberaanval.

Stap 3: implementeer
Aan de hand van dit plan stel je een roadmap op. Dit vormt de rode draad tijdens het implementatieproces van jouw nieuwe strategie. Hierin staat namelijk hoe je van stap 1, naar stap 2 gaat komen. Welke stappen moet je hiervoor nemen? In welke periode neem je welke stap? En hoelang gaan die duren?

Door het in fases inrichten van de implementatie, verspreid je de kosten én geef je jouw personeel tijd om te wennen aan deze nieuwe werkwijze. Daarbij kun je op deze manier makkelijker bijsturen op nieuwe technieken of ideeën die ontstaan tijdens jouw implementatieproces en voortgang in de roadmap.

Stap 4: adopteer
Dan komt misschien wel de allerbelangrijkste stap: de adoptie van deze nieuwe oplossingen. Want al stel je nog zo’n mooie strategie op, wanneer jouw collega’s de nieuwe werkwijze niet adopteren is het allemaal voor niets. Wees er dus zeker van dat jouw werknemers weten waarom deze nieuwe strategie in het leven geroepen is én hoe ze deze toepassen. Alleen zo pluk jij de vruchten van je harde werk.

Stap 5: continuïteit
Is het gelukt om jouw nieuwe IT-strategie op touw te zetten én succesvol te implementeren? Dan is het nu aan jou om de continuïteit van deze strategie te waarborgen. Zorg dat jouw IT up-to-date blijft en dat je je bewust bent van mogelijke veiligheidsrisico’s. Denk na over verschillende scenario’s en werk deze uit. Zo ben je in de toekomst overal op voorbereid.

Blijf daarnaast ook momenten inplannen om te inventariseren waar je staat, wat goed gaat en wat niet. Houd dit aandachtig bij, zodat je altijd direct kunt ingrijpen wanneer dit nodig is. Want alleen zo blijf jij de baas over jouw IT.

Tijd voor verandering?
Is jouw bedrijf ook toe aan een moderne IT-strategie? Maar vind je het nog moeilijk om deze stappen tot uitvoering te brengen, jouw complete applicatie- en apparatenlandschap te inventariseren, óf weet je niet wat de mogelijkheden zijn op het gebied van moderne IT?

Neem dan contact met ons op. Onze experts begeleiden jouw organisatie namelijk door alle vijf de stappen heen, zodat jouw gehele proces op rolletjes loopt.

De kracht van Microsoft 365 in apothekersgroepen

De apothekerswereld stevent af op een pittige tijd. Niet alleen blijft het personeelstekort onvermoeid oplopen, ook de marges worden in het volgende jaar nóg kleiner. Terwijl het leven alsmaar duurder wordt. Meer doen met dezelfde mensen was daarom nog nooit zo belangrijk. Hierbij spelen efficiënt ingerichte en samenwerkende apotheken een belangrijke rol.  

En hoe bereik je efficiëntie nu beter dan met ICT? Roelof Kok, eigenaar van tien apotheken én koploper op het gebied van ICT in de eerstelijnszorg vertelt hoe hij Microsoft 365 inzet om de grote uitdagingen van 2023 het hoofd te bieden. 

Infrastructuur op orde  

Roelof is betrokken bij apotheken door heel Nederland, onder andere in Leiden en Den Haag. Roelof: “Voorheen was ik ook actief als apotheker, maar daar ben ik sinds kort mee gestopt. Nu geef ik mijn tijd het liefst uit aan het optimaliseren van de ICT. Daar ben ik altijd al fan van geweest. Je infrastructuur moet gewoon op orde zijn, anders kan niemand productief werken. Gedoe met ICT kost tijd die we op dit moment niet hebben. Ik denk na over uitbreidingen en financieringen en bespreek de ontwikkelingen met collega’s.”  

Uitdagingen apothekersbranche in 2023

Volgens Roelof wordt de lijst met uitdagingen voor de branche in het nieuwe jaar nog een stuk langer dan nu. “We hebben al te maken met het personeelstekort en krimpende marges. Hier komen ook de stijgende energieprijzen en overbelastte huisartsen bij, wat de samenwerking tussen de praktijk en de apotheek verslechtert. Daarnaast is vitamine D uit het basispakket gehaald, wat flinke gevolgen heeft voor apothekers. En da’s nog niet alles. Tuurlijk wordt het een pittig jaar, maar ik zie het juist als een interessante uitdaging. We moeten zo efficiënt mogelijk werken en tegelijkertijd cliënten op de beste manier helpen.”  

Samenwerkende apotheken

Eén manier om efficiënter te werken in de apotheek is om een apothekersgroep te vormen. Zo ook de apotheken van Roelof. “Omdat de budgetten in de apotheek tegenwoordig écht niet ruim genoeg zijn, moet je kostenbesparing ergens anders vandaan halen: je proces. En dat lukt je alleen als je samenwerkt. Zo verdeel je de workload gelijk over alle aangesloten apotheken. En voorkom je dat het in de ene apotheek overstroomt terwijl er in de andere apotheek tijd over is. Dat is ook nog eens gezelliger, want je spreekt veel meer mensen en werkt nog meer samen in groepsverband.”  

Microsoft 365 in apothekersgroepen

Ook ICT speelt een grote rol in de strijd tegen alle uitdagingen. “Iedere apotheek wil digitaliseren, maar doet dit op zijn eigen tempo. Wil je volgend jaar je hoofd boven water houden? Dan heb je eigenlijk geen keuze. Gelukkig biedt Microsoft 365 een goede oplossing. Omdat het een vervolg is op Microsoft Office kent iedereen de basis wel en dus is het eenvoudig te gebruiken. Bij ons werkt iedere apotheek ermee. Door online samen te werken in tools als Teams, Outlook en OneDrive kun je eenvoudiger werk verdelen over verschillende locaties. Een belangrijke vereiste voor samenwerkende apotheken. Je werkt met Microsoft 365 gewoon slimmer en efficiënter.”  

Voordelen Microsoft 365 in de apotheek

Klinkt goed, slimmer en efficiënter samenwerken met Microsoft 365. Maar wat wordt er dan precies bedoeld? “Je ontvangt recepten bijvoorbeeld digitaal in plaats van via de fax. En je werkt met één gedeelde mailbox en agenda voor assistentes, die zij gezamenlijk beantwoorden en bijhouden.  

Maar ook thuiswerken is zo mogelijk. Heb je een collega die in de knoop komt met de kinderen en de opvang? Dan kan die collega vanuit huis e-mails verwerken of recepten goedkeuren voor meerdere locaties. En ondertussen goed communiceren met collega’s in de apotheek. Vergaderingen met meerdere apothekers heb je dan weer eenvoudig online via Teams. En zo kan ik nog wel even doorgaan.” 

De rol van de IT-leverancier

De uitdaging zit ‘m dus niet in het gebruiken van Microsoft 365 in de apotheek. Waar zit de crux dan? “In de inrichting, omdat er enorm veel opties zijn. Wat voor de ene apotheek werkt, werkt niet voor de ander. Je kunt het niet knippen en plakken. Kies je bijvoorbeeld voor meerdere, persoonlijke accounts of één apothekersaccount? Hoe houd je het veilig? Hoe ga je om met de mailbox, verwijder je alles of niet? En zo zijn er behoorlijk wat vragen. Een ICT-leverancier zoals Arcus kan hierover zeker met je meedenken en helpen bij de inrichting. Apothekers zijn meer ICT-minded dan men altijd denkt, dus met een beetje hulp komt het echt wel goed.”   

Wil jij meer weten over Microsoft 365 in jouw apotheek? Download dan hieronder ons gratis e-book en lees verder!  

blank

Huisartsenpraktijk Soesterkwartier

Huisartsenpraktijk Soesterkwartier gaat als moderne huisarts graag met de tijd mee. Daarom besloot de praktijk in 2021 om over te stappen naar de Cloud. Hoe de transformatie verliep en welke voordelen dit opleverde? Dit vroegen we aan huisarts en praktijkhouder Marinus van de Poll! We gingen met hem in gesprek over zijn nieuwe werkplek, de communicatie met patiënten én onze samenwerking.

Mensen helpen

Marinus is al meer dan tien jaar huisarts en werkt sinds 2020 bij Huisartsenpraktijk Soesterkwartier. Marinus: “Vanaf mijn puberteit wist ik eigenlijk al dat ik dokter wilde worden. Ik help graag mensen, dit geeft mij een goed gevoel en energie. Twee jaar geleden begon ik als waarnemend huisarts bij Huisartsenpraktijk Soesterkwartier en na één jaar werd ik hier ook praktijkhouder.

De praktijk werd in 2005 in het leven geroepen, door meerdere individuele huisartsen. Voor die tijd waren er vier losse praktijken, maar sinds zij de krachten bundelden is het dus één grote praktijk geworden. Een mooie samenwerking tussen vier huisartsen!” 

Communicatie via PGO

“Als huisartsenpraktijk vinden we het belangrijk dat we persoonlijke en laagdrempelige zorg kunnen bieden. Daarom willen we goed bereikbaar zijn en ervoor zorgen dat patiënten snel bij ons terecht kunnen. Natuurlijk kunnen zij telefonisch contact met ons opnemen, maar dit kan ook via het PGO. Via dit portaal kunnen ze een persoonlijk bericht sturen rechtstreeks naar de huisarts, die binnen twee werkdagen reageert.

Via de PGO hebben patiënten dus rechtstreeks contact met ons. Ook kunnen ze gemakkelijk zelf een afspraak inplannen. Hier wordt steeds meer gebruik van gemaakt. We besteden er ook regelmatig aandacht aan op bijvoorbeeld onze website en benoemen de mogelijkheid ook tijdens consulten. De meesten reageren enthousiast, een stukje regie in eigen handen spreekt wel aan. En onze assistentes worden een stuk minder belast!” 

E-consult via beeldbellen

In de praktijk zien we dat steeds meer huisartsen digitale consulten introduceren. “Toch heb ik de indruk dat onze patiënten het fijner vinden om even bij ons langs te komen. Digitale consulten via beeldbellen doen we eigenlijk amper, ook al is het technisch gezien wel mogelijk. Het afgelopen jaar maakte onze praktijkondersteuner GGZ hier wel veel gebruik van, omdat zij tijdelijk vanuit huis werkte. Maar mijn collega huisartsen en ik videobellen vrijwel niet. Dit doen we niet bewust, maar patiënten vragen er bij ons niet om. Dit kan natuurlijk ook komen omdat we hier niet veel aandacht aan besteden. Misschien een mooi plan voor de toekomst!”

Bewustzijn veiligheid

Wat Marinus wel opvalt, is dat patiënten zich steeds meer bewust zijn van veiligheidsrisico’s. “We krijgen tegenwoordig vaker vragen rondom de beveiliging van vertrouwelijke gegevens. Bijvoorbeeld wanneer ik toestemming vraag om het persoonlijke dossier via Het Landelijk Schakelpunt (LSP) te openen, zodat specialisten in het ziekenhuis ook inzage hebben. 

De meerderheid vindt dit direct prima, maar steeds vaker ontvang ik vragen zoals “Oh, en wie kunnen er dan allemaal in kijken? Kan de zorgverzekering dit ook?”. Terecht natuurlijk. Onze security moet ook gewoon op orde zijn, dus gelukkig is dit een vast onderdeel in ons pakket bij Arcus IT.”

De Cloud

Sinds 2014 mogen we ons IT-partner van Huisartsenpraktijk Soesterkwartier noemen. “Toen ik hier in 2020 begon, bestond de samenwerking met Arcus IT dus al. Destijds heette het bedrijf nog wel ICTaurus. Eén jaar na mijn komst zijn we met onze huisartsenpraktijk overgestapt naar de Cloud. We introduceerden Microsoft 365 en werken op dit moment bijvoorbeeld veel in SharePoint en Outlook.

Onze complete IT-omgeving heeft Arcus IT overgezet naar de Cloud. Dit was natuurlijk wel even een omschakeling voor mijn collega’s. De één vindt zo’n transformatie makkelijker dan de ander. Maar dit hoort er nu eenmaal bij en als we ergens tegenaan liepen, schakelden we gemakkelijk met Arcus IT en was het zo opgelost.

We wilden meegaan met de tijd en vanaf elke locatie fatsoenlijk kunnen werken. Nu we in de Cloud zitten kunnen we altijd en overal bij benodigde documenten en systemen. Hiervoor hebben we niet meer een specifieke computer binnen onze huisartsenpraktijk nodig. Zo hebben we wel eens vergaderingen op afstand, dit werkt erg goed via Microsoft Teams. Terwijl we vergaderen, kunnen we gewoon in de juiste mappen via SharePoint. Voorheen moesten we dit van tevoren uitprinten.”

Kennis van de branche

Hoe Marinus ons met een aantal steekwoorden omschrijft? “Prettig contact, meedenkend, goed bereikbaar én flexibel! Ja, ik ben tevreden over de samenwerking. Als we een vraag hebben, krijgen we niet alleen daarop het juiste antwoord, maar denken ze ook verder. Ze laten zich niet beperken tot wat er in het contract staat of door wat ooit is afgesproken. In plaats daarvan denken ze actief met ons mee en komen ze met creatieve oplossingen. Ook gaan ze gelijk over tot actie als dit nodig is.

Toen Arcus IT veel bij ons over de vloer kwam tijdens de transitie naar de Cloud, merkte ik ook dat ze zich er zeer van bewust zijn dat wij met persoonlijke, medische gegevens werken. Ze kennen onze branche en begrijpen dat alles uiterst veilig moet gebeuren. Het is dan ook een fijn idee dat zij onze volledige IT-infrastructuur beheren!”

Samenwerken?

Wil jij ook samenwerken met een bedrijf dat beschikt over ruimte kennis van de eerstelijnszorg? Als IT-partner van ruim 500 huisartsen in heel Nederland helpen we je graag. Neem dus vooral vrijblijvend contact op!

NAHV Belastingadviseurs

Hoe werken we als belastingadviseurs slimmer samen? En hoe houden we meer tijd over voor onze eindklanten? Twee vragen die centraal stonden in de zoektocht van financieel dienstverlener NAHV Belastingadviseurs naar een nieuwe IT-partner. We spraken met Dennis Ketelaars, directeur-eigenaar van NAHV en onze eigen accountmanager Willem Jan van der Eijk over de antwoorden op deze vragen en het resultaat van de samenwerking tussen beide partijen!

blank

NAHV

NAHV is een financieel dienstverlener gespecialiseerd in administratieve oplossingen en financieel advies voor creatieve ondernemers. Het doel van NAHV? Ondernemers werk uit handen nemen zodat ze energie kunnen steken in waar ze goed in zijn: ondernemen. Dennis: “Wij stellen onder meer jaarrekeningen op met specifieke software. Daarnaast willen we dat al onze medewerkers altijd én overal kunnen werken. Daarom gingen we in zee met Arcus IT.”

Overstap naar Arcus IT

Dennis: “Begin dit jaar droeg KPN Arcus aan als nieuwe IT-partner, samen met twee andere partijen. Uiteindelijk kozen we voor Arcus IT omdat zij diepgeworteld zijn in de accountancywereld en brede kennis hebben op dit gebied.”

Willem Jan: “Wij hebben alles overgenomen van KPN. Alle data en applicaties zijn naar een Microsoft Azure Virtual Desktop omgezet. De legacy-applicaties, waaronder bijvoorbeeld Unit 4 Audition, draaien nu nog op een virtuele server binnen Microsoft Azure. Zodra deze beschikbaar zijn als zogeheten Software as a Service applicaties, afgekort SaaS, zetten we die ook over.”

De Cloud

Om flexibel te zijn en downtime – niet kunnen werken doordat de IT-systemen platliggen – te beperken, werkt NAHV sinds kort dus in de Cloud. Dennis: “Toen begin vorig jaar de coronapandemie om zich heen greep en iedereen thuis moest werken, werd gelijk de toegevoegde waarde duidelijk. We konden van de één op de andere dag thuiswerken, zonder dat daar grote risico’s aan vastzaten. Dankzij de Single Sign-on had iedereen via één inlog toegang tot alle applicaties én op het juiste gebruikersniveau. Wij hebben drie verschillende niveaus: eigenaren, partners en assistenten. Dat zit allemaal in de software verwerkt.”

Archiefdata

Accountantskantoren hebben zeven jaar bewaarplicht. Het kan dus zomaar zijn dat een klant data opvraagt van twee jaar geleden of langer. Willem Jan: “Voor die data gebruiken we een archiefserver binnen het Microsoft Azure-platform. Deze start op wanneer er oude data opgehaald moet worden. Daarbij betaalt NAHV alleen voor de periode dat de server actief draait. Dat scheelt dus enorm in de kosten, echt uurtje factuurtje.”

blank


Microsoft 365

Dennis: “Met de volledige Microsoft 365-omgeving kunnen we nu veel makkelijker samenwerken. Naast de standaard Office-apps, zoals Word, hebben we nu ook apps als Planner en Microsoft Teams direct tot onze beschikking in één werkomgeving. Daarnaast is Microsoft 365 direct van toegevoegde voor onze klanten. Zo delen we bijvoorbeeld veel gemakkelijker dossiers met klanten.”

Samenwerking met Arcus IT

Dennis: “Als we ergens tegenaanlopen dan hebben we vrijwel altijd contact met dezelfde persoon binnen Arcus. Dat is erg fijn. Daarnaast maken we gebruik van de servicedesk waar we terecht kunnen met dagelijkse vragen. Als iemand bijvoorbeeld niet kan inloggen dan wordt hij of zij snel geholpen zodat diegene weer door kan. Arcus onderscheidt zich echt in het stukje advies. We weten veel van belastingadviezen, maar niet van IT. Die toegevoegde waarde op servicegebied is van groot belang.”

De toekomst

Willem Jan: “Er staat momenteel een voorstel uit om aan de slag te gaan met Workspace 365. Eén portaal met daarin alle applicaties in een eenvoudig overzicht en die met één klik werken. Dus geen extra inlogmoeilijkheden. Die omgeving richten we dan specifieker in op belastingadvies. Ook op security-gebied willen we stappen zetten. Zo stelden we bijvoorbeeld een security-review voor. Hierbij maken we onder andere een impactanalyse en adviseren we over wat er beter kan. Het zou bijvoorbeeld over dataclassificatie kunnen gaan, zodat bepaalde documenten niet gemaild kunnen worden. Denk aan documenten met een BSN-nummer of het opzetten van Identity Access Management, waarbij op basis van identiteit wordt bepaald waartoe iemand toegang heeft. Daar gaan we vervolgens samen mee aan de slag.”

Dennis: “Als je ervoor kiest om je IT intern te regelen, dan moet je bereid zijn om er tijd en energie in te steken. Wij besteden het juist uit om tijd te besparen én zodat alles vlekkeloos doorloopt. We hebben sinds de overstap naar Arcus minder uitval en andere problemen. Het is allemaal zeer steady en dat geeft zekerheid richting de toekomst.”

Ben je ook op zoek naar een IT-partner die gespecialiseerd is binnen de accountancybranche? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek!

Microsoft 365 specialist JSR sluit zich aan

JSR is vanaf heden onderdeel van de Arcus IT Group. Met de overname van de organisatie versterken we onze Microsoft 365 kennis en dienstverlening. Door onze krachten te bundelen kunnen we ervaringen uitwisselen en zo onze klanten beter bedienen. Met gespecialiseerd advies, consultancy en ondersteuning van JSR breidt Arcus IT zijn portfolio uit. “We kijken uit naar de samenwerking. Onze managed services en de expertise van JSR vormen samen een sterker geheel”, zegt Rob Verbeek (CEO).

blank

Aanvullende expertise

Met JSR als toevoeging aan de groep IT-dienstverleners, vergroten we onze focus op toekomstgerichte manieren van werken en samenwerken. De vraag naar moderne werkplekken blijft toenemen, waarbij het gebruik van Microsoft 365 niet meer is weg te denken. Microsoft 365 consultancy is een specialistisch domein dat specifieke kennis en ervaring vereist. Met JSR aan boord hebben we de volgende stap gezet naar een hoger expertiseniveau.

“Door de toevoeging van de expertise van JSR kunnen wij op het gebied van Microsoft-consultancy op tactisch en strategisch niveau van waarde zijn voor onze klanten”, zegt Rob. “De overname biedt mogelijkheden voor beide partijen. We kunnen kennis uitwisselen met elkaar, om onze klanten beter te bedienen. Daarnaast heeft JSR als onderdeel van Arcus IT meer schalingsmogelijkheden. Dit geldt voor zowel de medewerkers als verdere groei binnen de diensten.”

Samen meer mogelijkheden

Door deel uit te maken van een grotere IT-groep krijgt JSR toegang tot ons gevarieerde team van professionals met verschillende specialisaties. Dat verrijkt niet alleen de kennispool, maar biedt ook mogelijkheden voor het delen van best practices. Dit bevordert innovatie, stimuleert nieuwe ideeën en verbetert de efficiëntie van de gezamenlijke operaties. Hierdoor kunnen we samen sneller, doelgerichter en beter inspelen op de steeds veranderende behoeften en eisen van hun klanten. Dit opent nieuwe mogelijkheden en stelt ons als organisatie in staat om onze klanten nog diepgaander te ondersteunen.

Over JSR

JSR, gevestigd in Zoetermeer, helpt organisaties om slimmer en effectiever gebruik te maken van Microsoft 365. Al meer dan 25 jaar is het bedrijf een ondersteunende partij in Office, Project en Microsoft 365. Slimmer werken, project- en portfoliomanagement, en communiceren in (huis)stijl zijn hierbij de specialiteiten. Het bedrijf zorgt ervoor dat mensen altijd en overal kunnen werken, teams kunnen excelleren en organisaties groeien. Het management van JSR blijft actief in de organisatie.

Wil je meer weten over deze bundeling van kennis en kunde? Neem dan gerust contact met ons op.

De 5 grootste IT-valkuilen voor jouw zorginstelling op een rijtje

Dat de IT in jouw zorginstelling misschien niet helemaal op orde is, is niet zo vreemd. De zorg is namelijk al jarenlang overbelast vanwege structurele bezuinigingen, de coronapandemie en personeelstekorten. Maar ondanks dat het te verklaren is, kan dit je organisatie wel veel schade opleveren. Maar wát is er eigenlijk niet op orde binnen je IT? En welke risico’s levert dat op? Om dit te beantwoorden duiken we eerst in de grootste IT-valkuilen voor zorginstellingen, om je vervolgens natuurlijk ook oplossingen te bieden.

Valkuil 1: Complexiteit
Sinds de overgang naar de Cloud is het IT-landschap complexer. Waar je vroeger nog wegkwam met een aantal werkplekken en wat lokale servers, draaien er nu hele omgevingen in de Cloud. Daardoor heb je met talloze zorgapplicaties te maken en speelt een groot deel van het werk zich digitaal af.

En dat terwijl IT voor een zorginstelling niet de hoogste prioriteit heeft. Want zorg verlenen is natuurlijk veel belangrijker en dat gaat óók door zonder een slim systeem of applicatie. IT-ontwikkelingen worden hierdoor niet altijd bijgehouden en voordat je het weet, loop je achter.\

blank

Valkuil 2: Versnipperd IT-landschap
Omdat IT- en softwareontwikkelingen onverminderd doorgaan en wet- en regelgeving steeds meer documentatie vereist, krijgt jouw zorginstelling ook te maken met meer techniek. Continu komen er oplossingen bij. Denk aan het EPD en ECP, Microsoft 365, zorgapplicaties, halszenders, camerasystemen en ga zo maar door.

Het resultaat is een berg aan applicaties en oplossingen die allemaal één doel dienen, elk een eigen leverancier hebben én een enorm landschap wat je up-to-date moet houden. En dat valt tegen met al die personeelstekorten. Dus al snel draait er verouderde software, hang je constant aan de telefoon met ketenpartners vanwege storingen en raak je het overzicht in no time kwijt.

Valkuil 3: Security en wetgeving
En wanneer je door tijd en personeelstekort jouw IT niet up-to-date kunt houden, word je kwetsbaarder voor cyberaanvallen. Een ander probleem van weinig grip op je IT, is dat je geen zicht hebt op communicatie- en documentstromen binnen je organisatie. Want wanneer jouw personeel via verschillende kanalen communiceert, raak jij je documentatie al snel kwijt.

Op deze manier is het bijvoorbeeld lastig om te achterhalen hoe laat Mevrouw Janssen haar diabetesmedicatie kreeg. Of heeft ze die nog niet gehad vandaag? En lekt er een appje over mevrouw Janssens medicatie uit? Dan heb je al snel een boete aan je broek. Want in dat geval opereer je niet conform de eisen van de NEN 7510 en de AVG.

Valkuil 4: Zorgmedewerkers en IT
Daarnaast staan zorgmedewerkers en IT vaak op gespannen voet. Grote kans dat ze het invoeren van gegevens, het versturen van documenten en het bedienen van domotica niet het leukste onderdeel van hun werk vinden.

Toch is het belangrijk dat ze deze handelingen wel onder de knie krijgen. Lukt dit niet? Of vertrouwen ze de IT niet, door bijvoorbeeld problemen uit het verleden? Dan laten ze de IT achterwege en blijven ze op hun eigen manier werken. In dat geval duurt het niet lang voordat er schaduw IT ontstaat en dan is grip op je data en processen verder weg dan ooit.

Valkuil 5: Documenten en devices
Ten slotte is het van belang dat je zicht hebt op al jouw apparatuur en data. Want maakt jouw personeel gebruik van zakelijke tablets en laptops? Dan kunnen ze op afstand bij persoonlijke gegevens van cliënten. Handig, maar hier zitten ook risico’s aan verbonden.

Want als je niet weet waar al deze duizenden apparaten zich bevinden, dan weet je ook niet wie er toegang toe heeft. En raakt er een apparaat kwijt? Dan liggen er een hoop gevoelige persoonsgegevens zó voor het oprapen. Als je je hiervan niet bewust bent, kun je deze data ook niet op afstand wissen. Een datalek ligt dus in een klein hoekje.

Tijd besparen met IT-oplossingen
Herken je deze valkuilen en ben je toe aan meer grip op de IT in jouw zorginstelling? En om op die manier kostbare tijd én frustraties te besparen? Dan heb je geluk: voor al deze valkuilen geven wij je namelijk een oplossing in ons e-book.

Maximaal profiteren van Microsoft 365? Zo doe je dat in 6 stappen met Power BI

Waarschijnlijk werk je al jaren met Microsoft 365 in je accountantskantoor, maar heb jij géén idee op welke goudmijn je zit. Werkte je bijvoorbeeld al eens met Power BI? Dit is een applicatie waarmee je interactieve datavisualisaties maakt. Ideaal om je bevindingen bij financiële adviezen, risico-inschattingen en trendanalyses mee te illustreren. Hoe Power BI precies werkt? En welke voordelen het met zich meebrengt? Ontdek het in deze blog.

En geloof ons, actueel inzicht in data kan écht het verschil maken. Een stuk extra inzicht in onzekere tijden, dat gunnen we iedereen. Dit kan al zonder extra werk, want je hebt de data immers al in huis!

Voorbeeldcase Power BI

Om goed uit te leggen hoe Power BI werkt, nemen we een simpele voorbeeldcase. Stel, een klant verkoopt in Nederland, België, Frankrijk en Engeland fruitsappen. Hij wil graag weten welke soort fruitsap – kiwi mango, sinaasappel en appelsap – in welke periode het best verkoopt én in welk land. En hij wil dit graag afgetekend zien tegen het aantal inwoners van die vier landen. Hoe visualiseer je die data dan in een rapport met Power BI? We leggen het je uit!

Stap 1: data inladen in Power BI

Als eerst ga je naar powerbi.microsoft.com. Klik daar op ‘Probeer Power BI gratis uit’ en open het programma in de Cloud, of download het op je computer. Vervolgens start je het programma op en klik je op ‘Get data’. Dan verschijnen er allerlei icoontjes van software van waaruit je data kunt exporteren.

Voor het gemak houden we aan dat jij alle verkoopcijfers per land, product en datum in een Excel-bestand hebt staan. Je klikt op het Excel-icoontje en dan opent de ‘Navigator’, kies hier het Excel-bestand dat je nodig hebt. Navigator toont ook de kolommen die in je bestand zitten, vink degene aan die je wilt importeren. Ben je tevreden met de data zoals die is? Klik dan op ‘Load’ en ga naar stap 4.

Stap 2: data transformeren

Wil je je data eerst nog aanpassen? Klik dan op ‘Transform data’. Vervolgens opent de zogenaamde ‘Power Query Editor’. In dit venster kun je de data in je Excel-bestand aanpassen én andere databronnen toevoegen, om die vervolgens met elkaar te combineren. In jouw Excel-bestand vol verkoopcijfers mist namelijk één ding: het aantal inwoners per land.

Die data zoeken we, heel controversieel, op via het internet. Elke tabel op het internet met daarin het overzicht van alle inwoners per land, kun je importeren in Power BI. Hoe? Door te links bovenin te klikken op ‘New Source’ en dan op ‘Web’.

Stap 3: data samenvoegen

Als de nieuwe databron in Power BI staat, zorg dan dat de kolom met landnamen in beide bronnen exact overeenkomen. Vervolgens ga je rechts in de bovenste, horizontale balk op ‘Merge Queries’ en vink je de kolommen aan die je wilt koppelen. Vervolgens verschijnt de webdata in je Excel-overzicht. Ben je tevreden? Klik dan links bovenin op ‘Close & Apply’.

Stap 4: data visualiseren in Power BI

Wanneer je klikt op ‘Load’ of ‘Close & Apply’ verschijnt er een leeg canvas: de ‘Report Editor’. Geef als eerst je rapport een naam door op ‘Insert Textbox’ te klikken. Vervolgens ga je naar ‘Fields’, – de meest rechter, verticale balk in je scherm – en selecteer je de data die je tegen elkaar wilt afzetten in een visualisatie.

In dit geval: de fruitsappen en de verkoopcijfers per periode. In reactie op jouw selectie stelt Power BI zelf een visualisatie voor, maar die kun je naar eigen inzicht aanpassen onder het kopje ‘Visualisations’. Hieronder vind je ook de titel ‘Axis’ waarmee je bepaalt wat er op de x- en y-as komt te staan.

Stap 5: interactieve visualisaties maken

Jouw klant wil natuurlijk ook weten welke fruitsappen het best verkopen in welk land. Dit geef je weer door een ‘slicer’ toe te voegen aan je rapport. Deze vind je onder de kop ‘Visualizations’. Koppel je landen aan de slicer en er verschijnt een klein venster waarin je de verschillende landen kunt aanvinken. Klik je op Engeland? Dan verspringen de gegevens in je rapport naar alleen de cijfers van dit land. Een unieke en ideale functie.

Stap 6: datavisualisatie publishen en delen

Wanneer het rapport goed is, ga je naar ‘File’ en klik je op ‘Publish’. Dan opent er een venster met ‘Publish to Power BI’. Klik hierop en dan verschijnt jouw rapport met daarin al je datavisualisaties online. Hierin schuilen de twee grote voordelen van Power BI.

Als eerst deel je dit rapport namelijk gemakkelijk via de ‘Share’-knop met klanten en collega’s. Bij het delen voeg je rechten toe; alleen bekijken of de datasets bewerken. En het tweede voordeel is, dat je geen statische pdf’s meer deelt, maar een interactief rapport. De klant kan met welke rechten dan ook z’n datavisualisaties veranderen door op de slicer te klikken. Ideaal!

De voordelen van Power BI

We gaven het al een beetje weg: de voordelen van Power BI zit ‘m in de online-omgeving waarmee je gemakkelijk, interactieve rapporten deelt met klanten en collega’s.  

Power BI is erg gebruiksvriendelijk, waardoor je in no time hele inzichtelijke datavisualisaties maakt. Je hoeft geen extra handelingen meer te verrichten om inzichten te verkrijgen, want de gegevens komt uit jouw bestaande databronnen. Wil je rapporten met collega’s delen? Dan heb je een Power Bi Pro-abonnement nodig. De actuele prijzen zijn te vinden op powerbi.microsoft.com/nl

Meer weten over wat Power BI voor jou kan betekenen? Neem dan contact met op met accountmanager Willem Jan door te mailen naar willemjan.vandereijk@arcusit.nl, of bel ons op 088 058 59 10.

Tijd besparen in de zorg met IT? Ontdek het in ons webinar!

Problemen met inloggen in een belangrijke zorgapplicatie, een haperend alarmsysteem of een digitaal boekhoudpakket met storingen. Stel je eens voor dat je voor al deze IT-problemen één vast aanspreekpunt hebt. Zodat al jouw zorgcollega’s precies weten wie zij moeten bellen én direct weer aan het werk kunnen? Het kan, met de IT-regisseur voor de zorg.

Regie over jouw ketenpartners

De IT-regisseur brengt in korte tijd de IT-basis in jouw zorginstelling op orde, neemt de regie over al jouw ketenpartners en is het vaste aanspreekpunt voor al jouw vragen over applicaties, integraties, storingen en meer. Zo breng je niet alleen de rust terug in je organisatie, maar bespaar je ook flink wat tijd. Hoe dit precies in zijn werk gaat? Kijk het terug in ons webinar van 2 februari 2023  

Zorggroep Liante en de IT-regisseur  

In ons webinar vertellen we je niet alleen alles wat je moet weten over de IT-regisseur, we duiken óók dieper in de case van Zorggroep Liante. Deze Friese zorginstelling gelooft erin dat zorg leveren haar expertise is, en niét het beheren van IT. Daarom schakelden zij voor dit laatste de IT-regisseur in.   

Hoe Liante weer regie kreeg op de IT, wat deze samenwerking voor hen betekent én hoe zij dit ervaren, hoor je allemaal in ons webinar. Kijk hier het webinar terug!  

Arcus IT en Infradax bundelen krachten

Infradax sluit zich aan bij de Arcus IT Group.

Wij willen kennis en kunde op het hoogste niveau bieden, maar ook regionaal aanwezig zijn. Dat vraagt om een bepaalde omvang. Door deze stap kunnen wij onze dienstverlening in de toekomst beter borgen en vernieuwende dienstverlening blijven ontwikkelen, dankzij de verbeterde landelijke dekking. Samen hebben we nu 13 vestigingen en 425 enthousiaste medewerkers.

Zoals de plannen er nu voor liggen zullen er geen directe veranderingen plaatsvinden voor onze klanten. Aan de achterkant werken we toe naar een toekomst als één organisatie. Bij belangrijke veranderingen die voordeel bieden voor onze dienstverlening, zullen we tijdig communiceren.

blank

Stevige marktpositie

Infradax is net als Arcus IT een landelijke IT-dienstverlener die organisaties helpt met continuïteit, productiviteit en vernieuwing door inzet van IT. Naast Datacenter & Cloud, Moderne Werkplek en IT-Security is Infradax gespecialiseerd in circulaire IT-diensten. Infradax is met name actief in de zakelijke markt en zorg. Daarnaast richt Infradax Overheid zich op gemeenten en lokale overheden met gespecialiseerde dienstverlening op het vlak van (applicatie)beheer en gegevensmanagement. De afgelopen jaren is Infradax door een aantal overnames gegroeid tot een organisatie met zo’n 175 medewerkers en vijf vestigingen. Samen groeien we naar 425 enthousiaste medewerkers en 13 vestigingen verspreid over Nederland.

Tjeerd van ’t Veld, CEO van Infradax

“De afgelopen jaren zijn wij behoorlijk gegroeid, qua omvang maar ook zeker qua kennis en portfolio, mede door een aantal overnames. Met deze volgende stap kunnen we gezamenlijk toewerken naar onze ambitie om de beste landelijke IT-dienstverlener met regionale aanwezigheid te zijn. Op dat vlak sluiten onze visies heel mooi aan. Qua diensten en klantsegmenten is er overlap maar ook verbreding, waardoor we klanten nog beter kunnen ondersteunen. Wij kijken ernaar uit om samen met Arcus IT de volgende stappen te zetten in de ontwikkeling van onze mooie organisatie.”

Rob Verbeek, CEO van Arcus IT

”Met de overname van Infradax verdubbelen wij samen in omvang en ontstaat een onderneming die behoort tot de grootste ICT-dienstverleners van Nederland. Infradax voegt een aantal interessante activiteiten, diensten en marktsegmenten toe en vergroot onze landelijke dekking met nieuwe locaties. De ervaren en gedreven directie van Infradax investeert mee in de groep. Wij beschouwen hen ook als een belangrijke aanwinst, die ons zal helpen om samen met onze investeerder Egeria onze ambities in de toekomst verder te realiseren.”

Met de juiste partners op stap

In het Accountancy Vanmorgen magazine staat een mooi artikel over Arcus IT en onze klant Govers Accountants & Adviseurs. “Het product moet bij ons DNA passen.”

Een centrale rol in de ICT-infrastructuur van Govers is weggelegd voor Arcus IT – een bedrijf gespecialiseerd in de accountancy voor onlinewerkplekken, Microsoft-implementaties, ICT-beveiliging en zogenoemde performance-managementtools. Tau zegt daarover: “Het fijne van Arcus IT is dat ze ons voorzien van een stabiele, veilige onlinewerkplek en vooral ook een goede infrastructuur waarbinnen we weer andere software kunnen installeren. Het past altijd, ongeacht de softwareoplossing die we weer van andere partijen nodig hebben.” Een rol voor Arcus IT is ook weggelegd waar het gaat om ICT-innovatie bij Govers. Govers werkt voor zijn ICT-infrastructuur met vijfjarenplannen, met ook “een doorkijkje” naar de jaren daarna. Tau ziet Arcus IT als sparringpartner. “Elke vijf jaar her-beoordelen we ons totale ICT-landschap. Nu is de trend duidelijk richting onlinewerken en richting software as a service (SaaS). Arcus IT – waar ze snappen hoe de accountancy in elkaar zit – adviseert ons welke software het best past bij de ontwikkelingen en bij onze ambities.”

Klik hier om het volledige artikel gratis te lezen!

Arcus IT Storingsmelder

Om actuele storingen die betrekking hebben op onze klanten live te volgen hebben we Arcus IT Storingsmelder in het leven geroepen. Volg ons nu op Twitter!

Nieuwe technologie uitrollen in je zorginstelling? Bespaar duizenden euro’s met adoptie

Herken jij deze situatie in jouw zorginstelling? Je ontdekt bijvoorbeeld een slim medicijndoosje wat het werk van je zorgpersoneel een stuk makkelijker gaat maken. Je gaat met leveranciers om tafel, wikt en weegt en na weken van overleg kies je er een. Je rolt ‘m uit en dan: niks. De zorgmedewerkers laten het links liggen en houden vast aan hun eigen werkwijze. Zo spoel je duizenden euro’s door het riool. Hoe komt dit? En hoe voorkom je het? Wij helpen je uit de brand in deze blog. 

Zorgmedewerkers vs. technologie

Vaak liggen er twee problemen ten grondslag aan dit soort situaties. Als eerst hebben zorgmedewerkers een moeilijke verstandhouding met IT en domotica. Zij kozen hun vak om voor mensen te zorgen. Maar ineens zijn ze druk met het EPD, het aanvullen van cliëntendossiers en het besturen van domotica. En dat terwijl zorgmedewerkers vaak al weinig affiniteit hebben met techniek. Bij de een komt dat door de leeftijd, de ander is er onwennig mee en de volgende werkt gewoon liever met de handen. Dus als er dan nóg iets nieuws bijkomt, levert dat stress op en leidt het tot frustraties.  

Beslissingen van bovenaf

Daarnaast is het meestal zo dat zorgpersoneel niet wordt betrokken bij het uitzoeken of de uitrol van nieuwe IT of domotica. De IT-manager of het bestuur kiest hiervoor. Met de beste bedoelingen, laten we dat vooropstellen. Maar voor de zorgmedewerker voelt het als een plotselinge beslissing, die door mensen van “bovenaf” op wordt gelegd. Mensen die niet weten hoe het is om “op de werkvloer te staan”. Dit leidt tot weerstand wanneer ze weer met een nieuwe techniek moeten werken.  

Tip 1: een adoptietraject

Hoe voorkom je dan die frustraties en weerstand? Door zorgpersoneel vanaf het eerste moment bij de aanschaf van bijvoorbeeld het slimme medicijndoosje te betrekken. Dit doe je met een adoptietraject. Start heel simpel met interviews. Spreek je medewerkers over hoe ze de interactie met techniek nu ervaren én inventariseer de verschillende gebruikerspersona’s.  

Hierbij categoriseer je je personeel bijvoorbeeld op basis van digivaardigheid, bereidheid om met nieuwe technieken te werken en behoeftes. Zo ontdek je met welke groepen je te maken hebt, en kun je de communicatie en aanpak rondom het slimme medicijndoosje hierop afstemmen. Zoek tijdens de interviews ook naar mensen die wél affiniteit hebben met IT en domotica: de zogenaamde key users.  

Key users en training

Vraag hen om het slimme medicijndoosje uit te proberen, om zo samen bugs en problemen op te lossen, voordat je het officieel uitrolt. Zo voorkom je dat elke zorgmedewerker met kinderziektes te maken krijgt. Ontwikkel vervolgens een communicatie- en trainingsstrategie waarin je bepaalt hoe je de nieuwe techniek aan de man gaat brengen en hoe je jouw mensen hierin wilt opleiden. Dan is het tijd voor de test- en implementatiefase. En als laatst train je íédereen in het gebruik van het slimme medicijndoosje en zorg je ervoor dat er ook na de implementatie ruimte is voor hulpvragen.  

Tip 2: technologie aankopen met key users

Een adoptietraject is een grote onderneming. Vaak doe je dit in samenwerking met je IT- of domotica-partner en dat kost dus ook aardig wat geld. Daarom tippen we je ook nog een sluiproute. Heb je je oren gespitst? De key users die we hierboven noemden, kun je ook al betrekken bij de aankoop van het slimme medicijndoosje. Laat hen de verschillende opties uitproberen en de knoop doorhakken. Dan heb je vanaf het begin medestanders “op de werkvloer”, die de anderen over de streep trekken. Het is wel verstandig om vervolgens de andere zorgmedewerkers te trainen in de nieuwe techniek, maar zo sla je toch een hoop stappen over. 

Neem contact op

Wil je meer weten over het opzetten van een adoptietraject? Of advies over hoe je key users bij de aankoop betrekt? Neem dan gerust contact met ons op via newbusiness@arcusit.nl of 088 058 59 10. We helpen je graag verder! 

Eigen IT-servicedesk voor Zonnehuisgroep Noord

De in Groningen gevestigde Zonnehuisgroep Noord vroeg ons te helpen met hun IT-servicedesk. Die was uitbesteed, maar ze wilden het graag intern organiseren met eigen mensen. Met onze ruime ervaring hielpen we hen de overstap zorgvuldig te organiseren en minimaliseerden we de risico’s. Daarna werkten we de nieuwe servicedesk-medewerkers zorgvuldig in. 

IT afstemmen op de zorgverlener

Ken je de Zonnehuisgroep? Zij organiseren de ouderenzorg decentraal vanuit autonome vestigingen in de regio. Op die manier lukt het ze goed om de zorg persoonlijk te maken, afgestemd op de kracht van iedere individuele cliënt. Dat is meteen een reden waarom ze de servicedesk intern wilden organiseren. Ryanne Meijer, teamleider IT-servicedesk, legt uit: “Van een IT-servicedesk verwacht je dat ze het aanspreekpunt zijn voor de mensen die de zorg daadwerkelijk verlenen. Hen moet je ontzorgen en snel helpen, zodat zij al hun aandacht op onze bewoners kunnen richten. Daarvoor heb je korte lijntjes nodig, moet je snel schakelen en proactief zijn. Dat misten we bij onze externe IT-servicedesk.”

Hokjesdenken bij externe servicedesk

Die externe servicedesk was verantwoordelijk voor het middelenbeheer en de uitgifte ervan. Wat daar misging? “Processen verliepen stroperig, het duurde lang voordat ze tickets afhandelden. Daarnaast kregen medewerkers op hun vraag geregeld het antwoord ‘daar zijn wij niet van’. Dat hokjesdenken was frustrerend voor onze mensen.” Daardoor ontstond de wens om ook het middelenbeheer en de uitgifte ervan intern te regelen. 

Arcus IT vroeg goed door, net zolang tot alles duidelijk was

Modernisering interne IT-afdeling

De Zonnehuisgroep had al wel een interne IT-afdeling genaamd ‘applicatiebeheer’. Zij verzorgden de medewerkers- en zorgapplicaties. Daarnaast waren ze ook verantwoordelijk voor het op orde brengen van de IT. Met het uitrollen van onder andere Office 365 zetten ze al goede stappen in die richting. “Hierdoor werd onze IT-omgeving moderner en professioneler. Dit maakte het gemakkelijker om over te gaan op een interne servicedesk.”  

Afbreukrisico

Ryanne vervolgt: “De crux van dit project zat eigenlijk vooral in het enorme afbreukrisico. Voor de interne servicedesk moesten we nog mensen werven, die hadden nog geen idee hoe onze IT functioneert. Het risico is groot dat ze een vraag van een medewerker niet acuut kunnen verhelpen, waardoor IT niet werkt en de zorg aan onze cliënten dreigt stil te vallen. Om die reden zochten we een partij die ons om de valkuilen heen kon loodsen.” 

Ervaring goud waard

De uitgebreide ervaring van Arcus IT met servicedesks en alle IT in vergelijkbare zorgorganisaties was van grote waarde. Samen met de Zonnehuisgroep voerden we klankbordgesprekken. Ryanne: “In enkele sessies brachten we al onze zorgen, ideeën en aandachtspunten op tafel. Arcus IT scherpte dat goed aan door voortdurend door te vragen, net zolang tot het besproken deelonderwerp helemaal duidelijk was.” 

”Arcus IT nam onze nieuwe kandidaten onder de vleugels en hielp hen op weg”

Protocollen

Zo kwamen we samen tot een doeltreffend plan van aanpak. Eén van de onderwerpen die we tot detail uitwerkten was bijvoorbeeld wat precies een eerstelijnsvraag is en wat een tweedelijnsvraag. Dat legden we vast in protocollen. Ryanne: “Vragen over WiFi of LAN zetten we bijvoorbeeld door naar een externe, waarvoor we nu duidelijke uitganspunten hadden en een SLA konden afspreken. Kijk, zo werden de taken helder.”  

Begeleiding op maat

Ryanne Meijer stelde vervolgens de functieprofielen op van de ideale kandidaten om zo gericht te werven. “En Arcus IT nam de twee geselecteerde kandidaten onder hun vleugels en bracht hen snel veel kennis bij over onze systemen. In het begin draaide een ervaren servicemedewerker van Arcus IT fulltime mee, zodat hij continu de kwaliteit kon bewaken en de nieuwe medewerkers kon bijstaan. Later werd dit een dag in de week. Maar doorlopend konden we terecht met vragen, ook vandaag nog. Zo voelen we ons altijd gesteund door de kennis en ervaring van Arcus IT. Heel prettig.” Op deze geleidelijke manier werd de eigen servicedesk zonder noemenswaardige problemen in gebruik genomen. Project geslaagd.

Als klant voel ik me goed gehoord en bediend  

Voel me goed bediend

Verliep alles dan vlekkeloos? Ryanne: “Er was ook een moment dat we elkaar niet goed leken te begrijpen. Wat ik aan Arcus IT waardeer is dat ik dat openlijk kon bespreken en dat ze dat direct wisten om te buigen. Dat zie je niet vaak.” Terugblikkend zegt Ryanne dat Zonnehuisgroep altijd de lead had, maar dat ze het prettig vond dat Arcus IT proactief meedacht met kennis van de zorg. “Het zijn nuchtere lui, open en met humor. En het belangrijkste: ik voel me als klant goed gehoord en bediend. Ja, ik zou graag nog eens met ze werken.”  

De kracht van Microsoft 365 in apothekersgroepen

De apothekerswereld stevent af op een pittige tijd. Niet alleen blijft het personeelstekort onvermoeid oplopen, ook de marges worden in het volgende jaar nóg kleiner. Terwijl het leven alsmaar duurder wordt. Meer doen met dezelfde mensen was daarom nog nooit zo belangrijk. Hierbij spelen efficiënt ingerichte en samenwerkende apotheken een belangrijke rol.  

En hoe bereik je efficiëntie nu beter dan met ICT? Roelof Kok, eigenaar van tien apotheken én koploper op het gebied van ICT in de eerstelijnszorg vertelt hoe hij Microsoft 365 inzet om de grote uitdagingen van 2023 het hoofd te bieden. 

Infrastructuur op orde  

Roelof is betrokken bij apotheken door heel Nederland, onder andere in Leiden en Den Haag. Roelof: “Voorheen was ik ook actief als apotheker, maar daar ben ik sinds kort mee gestopt. Nu geef ik mijn tijd het liefst uit aan het optimaliseren van de ICT. Daar ben ik altijd al fan van geweest. Je infrastructuur moet gewoon op orde zijn, anders kan niemand productief werken. Gedoe met ICT kost tijd die we op dit moment niet hebben. Ik denk na over uitbreidingen en financieringen en bespreek de ontwikkelingen met collega’s.”  

Uitdagingen apothekersbranche in 2023

Volgens Roelof wordt de lijst met uitdagingen voor de branche in het nieuwe jaar nog een stuk langer dan nu. “We hebben al te maken met het personeelstekort en krimpende marges. Hier komen ook de stijgende energieprijzen en overbelastte huisartsen bij, wat de samenwerking tussen de praktijk en de apotheek verslechtert. Daarnaast is vitamine D uit het basispakket gehaald, wat flinke gevolgen heeft voor apothekers. En da’s nog niet alles. Tuurlijk wordt het een pittig jaar, maar ik zie het juist als een interessante uitdaging. We moeten zo efficiënt mogelijk werken en tegelijkertijd cliënten op de beste manier helpen.”  

Samenwerkende apotheken

Eén manier om efficiënter te werken in de apotheek is om een apothekersgroep te vormen. Zo ook de apotheken van Roelof. “Omdat de budgetten in de apotheek tegenwoordig écht niet ruim genoeg zijn, moet je kostenbesparing ergens anders vandaan halen: je proces. En dat lukt je alleen als je samenwerkt. Zo verdeel je de workload gelijk over alle aangesloten apotheken. En voorkom je dat het in de ene apotheek overstroomt terwijl er in de andere apotheek tijd over is. Dat is ook nog eens gezelliger, want je spreekt veel meer mensen en werkt nog meer samen in groepsverband.”  

Microsoft 365 in apothekersgroepen

Ook ICT speelt een grote rol in de strijd tegen alle uitdagingen. “Iedere apotheek wil digitaliseren, maar doet dit op zijn eigen tempo. Wil je volgend jaar je hoofd boven water houden? Dan heb je eigenlijk geen keuze. Gelukkig biedt Microsoft 365 een goede oplossing. Omdat het een vervolg is op Microsoft Office kent iedereen de basis wel en dus is het eenvoudig te gebruiken. Bij ons werkt iedere apotheek ermee. Door online samen te werken in tools als Teams, Outlook en OneDrive kun je eenvoudiger werk verdelen over verschillende locaties. Een belangrijke vereiste voor samenwerkende apotheken. Je werkt met Microsoft 365 gewoon slimmer en efficiënter.”  

Voordelen Microsoft 365 in de apotheek

Klinkt goed, slimmer en efficiënter samenwerken met Microsoft 365. Maar wat wordt er dan precies bedoeld? “Je ontvangt recepten bijvoorbeeld digitaal in plaats van via de fax. En je werkt met één gedeelde mailbox en agenda voor assistentes, die zij gezamenlijk beantwoorden en bijhouden.  

Maar ook thuiswerken is zo mogelijk. Heb je een collega die in de knoop komt met de kinderen en de opvang? Dan kan die collega vanuit huis e-mails verwerken of recepten goedkeuren voor meerdere locaties. En ondertussen goed communiceren met collega’s in de apotheek. Vergaderingen met meerdere apothekers heb je dan weer eenvoudig online via Teams. En zo kan ik nog wel even doorgaan.” 

De rol van de IT-leverancier

De uitdaging zit ‘m dus niet in het gebruiken van Microsoft 365 in de apotheek. Waar zit de crux dan? “In de inrichting, omdat er enorm veel opties zijn. Wat voor de ene apotheek werkt, werkt niet voor de ander. Je kunt het niet knippen en plakken. Kies je bijvoorbeeld voor meerdere, persoonlijke accounts of één apothekersaccount? Hoe houd je het veilig? Hoe ga je om met de mailbox, verwijder je alles of niet? En zo zijn er behoorlijk wat vragen. Een ICT-leverancier zoals Arcus kan hierover zeker met je meedenken en helpen bij de inrichting. Apothekers zijn meer ICT-minded dan men altijd denkt, dus met een beetje hulp komt het echt wel goed.”   

Wil jij meer weten over Microsoft 365 in jouw apotheek? Download dan hieronder ons gratis e-book en lees verder!  

Geen grip op apparaten in je zorginstelling? Dan vraag je om securityproblemen

Honderden tot duizenden mobiele telefoons en laptops zijn elke dag in gebruik in jouw zorginstelling. Maar weet je ook welk apparaat van wie is, waar het is én wat erop staat? Al deze vragen móét je met ‘ja’ beantwoorden, anders leidt dat tot grote securityproblemen binnen je verzorgings- of verpleeghuis of in de thuiszorg. Hoe precies? Hoe je dit voorkomt? En hoe je weer grip krijgt op je apparaten? Je leest het hier. 

Geen zicht op je apparaten

Elke nieuwe werknemer ontvangt binnen jouw organisatie een mobiele telefoon en misschien zelfs een laptop. Maar als deze eenmaal zijn uitgegeven, weet je dan welk apparaat van wie is? En zo niet, hoe verzeker je jezelf ervan dat iedereen z’n mobiel weer inlevert bij vertrek? Met een grote doorloop, kan het gebeuren dat iemand vergeet z’n apparaat in te leveren. Of dat jij niet meer weet wat je precies hebt uitgegeven. Zo raken telefoons en laptops zoek en dát kost je klauwen met geld. 

Datalek bij kwijtraken mobiele telefoon

Maar dat is het vervelendste nog niet. Zorgmedewerkers appen vaak foto’s van mevrouw Janssens medicatie of toestand naar elkaar, communiceren via die weg ook met familieleden van cliënten en hun mailbox staat vaak ook op de telefoon. Daarnaast komt het voor dat ze de zakelijke telefoons en laptops privé gebruiken. Als je dan geen grip hebt op je apparaten, sta je machteloos als iemand z’n mobiel per ongeluk in de trein laat liggen of als deze wordt gestolen. Je bent dan verplicht om een datalek te melden bij de AVG. Dat levert je zowel imagoschade als een mogelijke aanklacht en boete op.  

Geen grip op je documenten

Daarnaast heb je nog je documentenstroom, die vaak meer op een rivier lijkt met tientallen vertakkingen. Want als de familie van een cliënt een document moet ondertekenen, gebeurt dat bij voorkeur veilig via de e-mail. Maar hoe vaak komt het niet voor dat zorgmedewerkers het uit gemak, of op verzoek van de familie even appen? Of versturen via Teams? En als ze dat document vervolgens opslaan, gebeurt dat ook vaak op allerlei plekken: de laptop, mobiel of Cloud.  

Dit levert je verschillende problemen op: allereerst is het monnikenwerk om een specifiek document of communicatie terug te vinden. Onnodig verloren tijd, dus. Daarbij ben je niet compliant, want volgens de AVG en NEN 7510 moet je alle privacygevoelige data veilig versturen en opslaan. En als iemand ontslag neemt, hoe weet je dan zeker dat zij niet meer beschikt over cliëntdata?  

Tip 1: Apparaten beheren met Microsoft Endpoint Manager

Hoe je toch grip krijgt op je apparaten en documenten? Begin met het implementeren van bijvoorbeeld Microsoft Endpoint Manager. Hiermee weet je welk apparaat van wie is, en waar het is. Verliest iemand z’n apparaat? Dan kun je alle zakelijke data op afstand wissen. Zo voorkom je een datalek. Deze functie is ook ideaal bij het innemen van je apparaten bij een ontslag. Je drukt zo op refresh en legt ‘m weer klaar voor de volgende.  

Tip 2: Protocollen opstellen

De Endpoint Manager is een goede eerste stap. Maar hiermee heb je nog niet je documentenstroom onder controle. Die glipt nog steeds als zand door je vingers. Hoe je dat oplost? Door een protocol in te stellen. Hierin kom je met elkaar overeen via welk kanaal je documenten deelt, hoe en waar je die opslaat. Vinden je medewerkers Teams moeilijk? Kies dan gerust voor WhatsApp, maar onderzoek dan wel hoe je dit op een veilige manier organiseert.  

Pak de regie terug op je IT

Lijkt dit je toch nog best uitdagend om te implementeren? Of heb je er de tijd niet voor? Dan kun je altijd onze IT-regisseur inschakelen. Deze specialist heeft kennis van IT, van de zorg én kent 80 procent van al jouw ketenpartners persoonlijk. Hij kan hun centrale aanspreekpunt zijn en die voor je (zorg)medewerkers. Daarbij adviseert hij ook bij complexe vraagstukken zoals in dit blog. Lees hier meer over wat de IT-regisseur voor je kan betekenen.  

Gijzelsoftware grijpt accountantskantoren (zo verklein je de kans op een aanval)

Vergeet je ook weleens de links in je e-mail goed te checken? Schuif je het instellen van multi-factorauthenticatie steeds voor je uit? Dat kan wel lijden toch? Zeker niet, want steeds meer accountantskantoren, waaronder Crowe Foederer, krijgen met gijzelsoftware te maken. Ook kleine en middelgrote kantoren zijn steeds vaker een doelwit. Wil je dus wel écht langer wachten met die beveiliging? 

Bij Crowe Foederer gijzelden de cybercriminelen hun programma’s, bestanden en e-mail. Hierdoor lag het hele bedrijf plat en kwamen klantgegevens in gevaar. Ook liep de schade alsmaar op vanwege de herstelwerkzaamheden en doordat medewerkers niet bij hun gegevens konden. Om je nog verder van het belang van cybersecurity te overtuigen, vertellen wij je hoe gijzelsoftware werkt, welke schade je erdoor oploopt en natuurlijk ook hoe je het risico verkleint om er slachtoffer van te worden.  

Wat is gijzelsoftware?

In het kort houdt gijzelsoftware in dat een cybercrimineel toegang heeft tot je netwerk en de hele boel gijzelt. Dit doet hij door bestanden, programma’s, apparaten en dergelijken te blokkeren met versleutelsoftware. Als de cybercrimineel vervolgens de hendel overtrekt, versleutelt deze belangrijke informatiesystemen. En het enge is dat een cybercrimineel weken, zo niet maanden in je netwerk zit, voordat jij er ook maar iets van merkt. Hij onderzoekt namelijk eerst nauwkeurig hoe je netwerkomgeving eruitziet om het goed te versleutelen. Daarnaast kijkt hij rond in jouw systemen om de losgeldeis te bepalen. Hij doet gedegen klantonderzoek, laten we maar zeggen.  

Bitcoin betalen aan cybercriminelen

Het doel van cybercriminelen is natuurlijk zo veel mogelijk geld, of in hun geval vaak bitcoin, vangen. Om jou zover te krijgen om te betalen, gebruiken ze steeds geraffineerdere tactieken. Zo loopt er een timer en als die afgaat “beloven” ze je gegevens op het internet te plaatsen. Ook mailen ze je klanten met het nieuws van de gijzeling en vragen ze hen om jou onder druk te zetten om de bitcoin te betalen. Ook loopt het bedrag elke dag dat je niet betaalt op. En sturen ze ook phishingberichten naar je klanten.  

De druk opvoeren

Ze melden dat jij gehackt bent en dat ze via een andere weg moeten betalen. Dat komt natuurlijk weer in hun laadje terecht. Besluit jij als gegijzelde niet te betalen? Dan dreigen ze dat ze persoonsgegevens op het internet gaan dumpen. Al deze zaken plaatsen natuurlijk nog meer druk op jou. En lukt het jou niet om bitcoin te kopen? Dan is er een ware supportafdeling aan de kant van de cybercrimineel die jou daar graag bij helpt. Cybercriminaliteit is een miljardenhandel, dus hun “klantenservice” hebben ze goed voor elkaar. 

De schade na een gijzeling

Wordt jouw netwerk gegijzeld? Dan heb je altijd te maken met schade. Zo moet je vanuit de AVG een melding doen van de gijzeling bij je klanten. Als accountant bezit je namelijk hun persoonsgegevens, kopieën van ID-kaarten en bedrijfsinformatie. Zo’n melding levert je zeker imagoschade op. Dan heb je nog de herstelschade vanwege de herstelwerkzaamheden. En als je bedrijf lang stilligt, heb je te maken met inkomstenderving. Al met al geen mooi plaatje. 

Hoe groot is de dreiging?

Bij accountantskantoren van formaat is de kans op gijzelsoftware groter dan bij een klein kantoor. Maar we zien dat het cybercriminelen steeds minder uitmaakt, zolang er maar geld te halen valt. En bij kleinere kantoren zijn er ook genoeg “winstmogelijkheden”. Hierdoor maakten we het zelf ook al een aantal keer een aanval bij kantoren mee. Gelukkig liepen zij weinig schade op en hadden we ze snel weer online. 

Gijzelsoftware in je netwerk voorkomen

Om gijzelsoftware te weren uit je netwerk is het belangrijk dat je deze voorziet van een meldingssysteem dat een alarm geeft als er iets verdachts gebeurt. En je moet je beveiliging overall versterken. Eerder schreven we al over vijf tools die jij vandaag al kunt inzetten om je security te verbeteren. Verder is het verstandig om een securityscan uit te voeren, hiermee onderzoeken we hoe de beveiliging er nu voorstaat. En je kunt een penetratietest laten doen door ethische hackers, hierna weet je hoe snel en via welke weg cybercriminelen je netwerk inkomen. Allemaal tools om de status quo te meten.  

EDR-oplossing van Microsoft

Dan nu door naar extra beveiliging. Veel accountants hebben tegenwoordig Microsoft 365 Business Premium in hun kantoor. Sinds mei 2022 biedt Microsoft extra bescherming aan in dit pakket in de vorm van hun EDR-oplossing (Endpoint Detection Response). Hierbij krijg je meldingen van verdachte activiteiten én het systeem blokkeert proactief verdachte bestanden en applicaties.  

Dit moet je wel aanzetten, maar dat hebben wij binnen een uur voor je geregeld. De voorwaarde voor succes is wel dat alle werkplekken in Microsoft Intune of End Point Manager zitten. Als laatst adviseren wij iedereen om een cyberrisicoverzekering af te nemen. Hiermee dek je jezelf in en je krijgt ook assistentie van de verzekeraar als je wordt gehackt.  

Neem contact op

Wil je meer weten over de risico’s van gijzelsoftware voor jouw accountantskantoor? En wil je de security van je netwerk verbeteren? Neem gerust contact met ons op.  

3 manieren om als accountant veilig data uit te wisselen met je klant

De meeste accountants zijn ervan overtuigd dat zij veilig én volgens de wet data uitwisselen met klanten. En in veel gevallen is dat ook waar. Klanten leveren hun documenten veilig aan via platforms als Zivver en SmartLockr en de accordering verloopt weer net zo zeker via online Clouddiensten zoals AFAS of Exact. Maar hoe zit het met de conceptversies of documenten die niet geaccordeerd worden via dit soort diensten? Hoe veilig is het als klanten documenten aanleveren via SharePoint? In dit blog nemen we je mee langs de valkuilen én oplossingen rondom data uitwisselen met de klant.  

Mismatch in systemen bij data-uitwisseling

Een van de lastigste situaties bij het uitwisselen van data, is wanneer jouw administratiesoftware niet koppelt met die van de klant. Hoewel de meeste grote partijen wel een veilige verbinding bouwen, komt het nog weleens voor dat je wordt gedwongen om exports te maken. Hierbij is het haast niet te voorkomen dat je ze verstuurt via e-mail of overhandigt met via een USB. 
 
Dit levert allerlei veiligheidsrisico’s en beperkingen op, want wat als de mail niet aankomt? Wat als de USB-stick tijdens het transport kapotgaat? Daarbij is een USB-stick natuurlijk nog makkelijker te ontvreemden en raak je deze ook snel kwijt. Denk er daarom goed over na hoe je deze dataoverdracht toch zo veilig mogelijk borgt. Je neemt bijvoorbeeld al een hoop risico weg als je gebruikmaakt van SharePoint en je jouw relatie vraagt of deze de bestanden op SharePoint wil plaatsen.

De security valkuilen van Microsoft 365

Dan komen we direct bij het volgende punt: hoewel documentaanlevering vaak via Zivver of SmartLockr verloopt, geven sommige klanten de voorkeur aan Microsoft 365. Op zich is dit geen probleem, alleen vergeten veel accountants dat de standaard beveiliging bij het delen met derden niet op actief staat.  

Weet jij echt exact wie er toegang heeft tot jouw mappen? Kan alleen de persoon die de documenten moet aanleveren in de map? Of kan iedereen met een deellink erin? En hoe lang hebben ze deze bevoegdheid? Ditzelfde probleem popt op bij het werken aan conceptversies van documenten. Ook daarbij is het de vraag wie er toegang heeft en voor hoelang.  

Gevolgen van slechte security bij Microsoft 365

De AVG komt je natuurlijk niet direct halen als je de bestanddeling en conceptversies niet goed afschermt. Als gegevens uitlekken en het gaat enkel om bedrijfscijfers, zoals een accountancyverklaring over een boekjaar, dan is niet direct een datalek dat je moet melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Toch is het verstandig deze data goed te beschermen, want het is bedrijfsbezit en daarmee vertrouwelijk.  

Gaat het om het regelen van de inkomstenbelasting, een taak die veel accountants toch op zich nemen, dan zit je natuurlijk wél direct in de knoei met de AVG. En beeld je eens in dat het intern bij de klant rommelt: een van de twee directeuren wil zich bijvoorbeeld uitkopen. Dan wil je niet dat de een inzicht kan krijgen in de zaken van de ander. In beide gevallen is het belangrijk om veilig en verifieerbaar te werken.  

Oplossing 1: Specifieke toegang toewijzen

Hoe doe je dat dan: veilig en verifieerbaar werken met Microsoft 365 bij het uitwisselen van klantgegevens? Je hebt hierbij verschillende mogelijkheden. Als je een document deelt, kun je rechten toewijzen aan de link: iedereen, alleen nieuwe en bestaande gasten of specifieke personen kunnen de link openen. Het is verstandig om voor dat laatste te kiezen. Hierbij weet je precies wie er wel en geen toegang heeft. Op deze manier heb je grip op wie er in jouw bestanden zit.

Oplossing 2: Verloopperiodes aangeven

Past een persoon iets aan in de tekst? Dan zie je die veranderingen ook meteen terug in het Microsoft 365-document. Ben je het niet eens met de aanpassing? Door het versiebeheer kun je een eerdere versie van het document terughalen. Naast specifieke personen kun je ook een verloopperiode aangeven. Zo weet je dat er na drie maanden geen externen meer in dat bestand of in een map zitten. Zo heb je al twee functies waarmee je veiliger werkt. 

Oplossing 3: Multi-factorautorisatie voor betere security in Microsoft 365

De derde, en eigenlijk de belangrijkste, mogelijkheid is om multi-factorautorisatie in te stellen. Waarschijnlijk heb je dit in je jouw kantoor al geregeld, maar vraag ook jouw klant om dit te doen. Leg je klanten uit dat het in jullie beider belang is dat zij met hun gebruikersnaam, wachtwoord én app- of sms-code inloggen. Want alleen zo weet je zeker dat je geen onbevoegden toegang geeft tot jouw omgeving en de klantdata. Uiteindelijk dragen al deze tools bij aan veilig en verifieerbaar werken in Microsoft 365. 

Neem contact met ons op

Wil je meer weten over het veilig uitwisselen van data? Ben je benieuwd of jij veilig en verifieerbaar werkt? Neem dan gerust contact met ons op, dan nemen we het samen door. Mail naar info@arcusit.nl, dan komen we snel bij je terug! 

Kortingsactie op het Zorgnetwerk voor zorgklanten

Maak jij naast een E-Zorgverbinding voor je HIS of AIS nog gebruik van een hoop andere, losse verbindingen in je apotheek of huisartsenpraktijk? Weet je hierdoor bij storingen niet waar je terechtkunt? En is de snelheid van je verbinding wel toe aan een upgrade? Ontdek dan nu ons Zorgnetwerk!  

Klantenkorting op het Zorgnetwerk

Met het Zorgnetwerk sluit je alle systemen in je apotheek of huisartsenpraktijk aan op één beveiligde verbinding. En dat brengt een hoop voordelen met zich mee. Het goede nieuws? Als bestaande klant van Arcus IT ontvang je nu tijdelijk maximaal €850 korting op de installatie. Lees er alles over in deze blog óf neem hier direct contact met ons op.  

Stabiel, snel, veilig en betrouwbaar

Met het Zorgnetwerk draaien jouw internet, VoIP-telefonie, HIS of AIS, Microsoft 365 en alle andere systemen samen op ons veilige en stabiele netwerk. En één netwerk betekent ook één aanspreekpunt. Dus kun je bij storingen, calamiteiten of vragen altijd bij ons terecht. Want wij weten hoe belangrijk het is om in de zorg toegang tot je systemen te hebben via een veilige en betrouwbare verbinding.    

Klaar voor de moderne werkplek   

Daarnaast is het Zorgnetwerk hét fundament voor de moderne werkplek. Dus ben jij van plan om met jouw apotheek of praktijk over te stappen naar Microsoft 365 en het moderne werken? Dan begint je reis hier. Met het Zorgnetwerk krijg jij namelijk de infrastructuur helemaal op orde.   

Speciaal voor jou als klant

Een sterke relatie met onze klanten opbouwen, is een belangrijk uitgangspunt voor onze dienstverlening. Wij geloven dat je pas écht een goede dienstverlener bent, als je durft te investeren in een relatie. Daarom bieden wij tot en met december 2022 deze kortingsactie aan, speciaal voor jou als klant. Pak dus je kans en stap met een fikse korting over naar de enige verbinding die jij nodig hebt: ons Zorgnetwerk.   

Maximaal €850 korting op installatie

Maak je gebruik van deze actie? Dan betaal je enkel €250 voor het aanvragen van de benodigde IP-reeks, mits je gebruikmaakt van de informatiesystemen van PharmaPartners. Dat is alles. De installatie van de router (exclusief 4G) en het omnummeren van je werkplekken zijn geheel voor onze rekening.   

Je bespaart hiermee maximaal €850 aan installatiekosten. Na de installatiekosten betaal je maandelijkse abonnementskosten, die starten vanaf €110 per maand en afhankelijk zijn van de beschikbaarheid op jouw locatie.   

Kies dus voor één stabiele, snelle, veilige en betrouwbare verbinding in jouw zorgorganisatie. Neem hier contact met ons op!  

Werkbaarheid of security: wat gaat voor in jouw accountantskantoor?

In het accountantskantoor sta je dagelijks voor allerlei securityrisico’s. De AVG hijgt in je nek en daarnaast heb je branchegerelateerde verplichtingen. En dit zijn nog enkel de externe factoren. Maar je wilt natuurlijk ook de security voor je klanten op orde hebben. Is het dan verstandig om de boel volledig dicht te timmeren om zo cyberaanvallen en datalekken te voorkomen? Ook als dit ten koste gaat van de gebruiksvriendelijkheid van je systemen? Of is dat laatste ondergeschikt? Wij delen onze visie op de balans tussen het dichttimmeren van veiligheidsrisico’s en de werkbaarheid van je systemen.  

Securityrisico’s in het accountantskantoor

Om te beginnen: met welke securityrisico’s heb je eigenlijk te maken als accountant? Nou, met medewerkers die hun laptop, smartphone of tablet verliezen in de trein. Apparaten die vol staan met zakelijke e-mails en privacygevoelige documenten.  

Of jouw Microsoft 365-applicaties staan wagenwijd open voor onbevoegden doordat je de toegang niet controleert of beperkt. Misschien gebruiken jouw medewerkers zwakke wachtwoorden, gedragen zij zich niet volgens de protocollen of verkoopt een cybercrimineel ongezien en ongehinderd de data uit jouw netwerk door. En dat is nog maar het topje van de ijsberg. Je ontdekt alle veiligheidsrisico’s in ons e-book. 

Securityrisico’s dichttimmeren met multi-factorauthenticatie

De eerste oplossing waarmee je veel securityrisico’s vermijdt, is multi-factorauthenticatie. Hiermee log je niet alleen in met je gebruikersnaam en wachtwoord, maar heb je ook een sms-code of pop-up nodig om toegang te krijgen. Hierdoor is het voor onbevoegden zo goed als onmogelijk om met enkel inloggegevens je netwerk in te komen. Uit onderzoek blijkt zelfs dat het risico op onbevoegde toegang afneemt met 99 procent als je multi-factorauthenticatie instelt.

De valkuilen rondom multi-factorauthenticatie

Multi-factorauthenticatie mag daarom in jouw organisatie niet ter discussie staan. Toch merken we dat er nog steeds mensen zijn die het “gedoe” vinden. Om ervoor te zorgen dat iedereen er gebruik van maakt, adviseren we om het adoptietraject goed te regelen en uit te leggen wat er kan gebeuren als ze het niet instellen. En verzeker jezelf ervan dat écht iedereen het protocol volgt. Ook de directie. Het ontkracht namelijk je beleid als zij zich hieraan onttrekken.  

Wel raden we aan om vrijheden te nemen in de detaillering. Bepaal waar medewerkers multi-factorauthenticatie moeten aanvragen: op kantoor, thuis of in een café? Hoe lang bewaar je zo’n sessie? Moeten ze zich dagelijks of om de dag aanmelden? Weeg hierbij risico’s en gebruiksvriendelijkheid tegen elkaar af.  

Securityrisico’s omzeilen met mobile device-management

De tweede securityoplossing die elk bedrijf móet hebben, is mobile device-management. Tegenwoordig werkt namelijk bijna iedereen op een laptop, met een zakelijke telefoon of een tablet. En sinds corona werken een hoop mensen ook weleens thuis of in een café. Daarom is het noodzaak dat je mobile device-management uitrolt binnen jouw bedrijf. Raakt een apparaat kwijt of wordt het gestolen? Dan wis je alle zakelijke informatie op afstand. Zo voorkom je een datalek zélfs als een apparaat buiten je bereik is.  

De valkuilen rondom mobile device-management

Wij merken wel dat mobile device-management omstreden is onder medewerkers. Als bedrijf heb je namelijk inzicht in de applicaties en documenten die op zakelijke apparaten staan. Dit voelt een beetje als ‘Big Brother is watching you’. Toch valt dit te bezien, want je kunt geen e-mails of andere berichtuitwisseling bekijken. Je kunt enkel de applicaties beheren en wissen op afstand.  

En als je privéapparaten toevoegt aan het mobile device-management, wat we zeker aanraden, dan heb je enkel zicht op zakelijke content. Raakt die mobiel kwijt? Dan kun je ook alleen dit gedeelte wipen. Meer rechten heb je niet op een privéapparaat.

Werkbaarheid voorop bij thuiswerken

Maar wat als een medewerker thuis of in een café op een onbeveiligd of openbaar wifinetwerk werkt? Op dat moment kun je de gebruiker weren uit je netwerk, maar dit raden wij altijd af. Dit werkt vooral frustrerend en beperkt de flexibiliteit. Wél kun je als voorwaarde stellen dat ze hun multi-factorauthenticatie activeren. Zo ben je namelijk altijd beschermd. En werk als het even kan via een hotspot. Maar mocht dat niet kunnen, dan zit je met multi-factorauthenticatie goed.  

Flexibiliteit in het toewijzen van toegang

Wanneer je met Microsoft 365 werkt, is het belangrijk om per map en document te bepalen wie daar toegang toe heeft. Voor grote organisaties is het slim om toegang te definiëren op basis van de rollen junior, medior, senior en klant. Zo houd je het voor jezelf overzichtelijk. Maar heb je een klein bedrijf? Dan werkt het toewijzen van rechten juist frustrerend. Let dan vooral op welke toegang en rechten externen krijgen als je een bestand met hen deelt. 

Verbeter werkbaarheid met Single Sign-On

Multi-factorauthenticatie maakt het dus een stuk makkelijker om securityuitdagingen aan te gaan. Maar als je voor elke applicatie toegang moet geven, wordt dat nogal veel. Om dit te ondervangen verbinden we het Microsoft-account van een gebruiker aan andere grote applicaties, die hier een koppeling voor hebben. Voor de applicaties die hierbuiten vallen gebruiken we Single Sign-On van SecureLogin. Daarmee heb je een primair portaal voor al je Clouddiensten. Zo verenig je veiligheid met gebruiksvriendelijkheid.  

Een computerprotocol opstellen

Natuurlijk zijn wij er helemaal voor om samen met je medewerkers tot een veilige én werkbare situatie te komen. Maar als eigenaar van een accountantskantoor staat het je vrij om naleving van de securityvoorschriften te eisen. Hierbij is het zaak dat je een computerprotocol hebt. Dit is een verouderde benaming, maar hierin leg je vast wat de rechten en plichten van medewerkers zijn als ze toegang krijgen tot je systemen.  

Naleving eisen van securityvoorschriften

In het computerprotocol bepaal je bijvoorbeeld dat het downloaden van spelletjes op een zakelijk apparaat verboden is. Of dat medewerkers multi-factorauthenticatie moeten instellen en managed services moeten toestaan. Doen zij dit niet dan treedt een sanctiebeleid in werking. Overigens is het niet de bedoeling medewerkers te “straffen”, maar om ze te informeren over hun rechten en plichten. Het opstellen van zo’n computerprotocol voelt misschien streng, maar het scheelt je een hoop getouwtrek in de praktijk.  

Neem contact op

Heb jij ondersteuning nodig bij het vinden van de balans tussen werkbaarheid en veiligheid? Neem gerust contact met ons op via info@arcusit.nl. Wij helpen je graag verder!

Een solide back-upoplossing voor broodfabrikant Pandriks

Afbakbroodproducent Pandriks Bake Off vestigt al sinds 2012 het vertrouwen in ons als IT-partner. Dat is niet niks, gezien ze de modernste bakkerij van Europa zijn én vestigingen in zowel Nederland als Duitsland hebben. Recent vroegen ze ons een back-up van hun IT-omgeving te maken. Al hun data stond namelijk nog op lokale servers: een groot risico in een brandgevaarlijke omgeving als een bakkerij. IT-manager Remco Veldman blikt terug op de implementatie.    

Arcus IT en Pandriks 

Pandriks heeft een eigen IT-afdeling van vier man, met Remco aan het hoofd. Maar zij hebben hun handen vol aan de productielijn-IT en daarom was er een IT-partner nodig. Wij beheren daarom de Private Cloud waarop zij in 2012 overgingen en wij verzorgen de kantoorautomatisering. Remco: “Arcus IT zorgt ervoor dat onze kantooromgeving lekker soepel draait, zodat al onze aandacht naar de IT van de productielijnen kan gaan.”  

Pandriks Bake Off: modernste bakkerij 

De productie van Pandriks is bijzonder. Niet alleen produceren ze duurzaam desembrood, wat een heel uniek product is, maar ze hebben ook de modernste bakkerij in Europa. Wat dat behelst? “Onze fabrieken zijn gigantisch geautomatiseerd. Bijna heel de productielijn verloopt automatisch; het plaatsen van brood in de verpakking, het labelen, stapelen op pallets, sealen tot het laden van de vrachtwagens. We draaien daardoor 24/7 met maar twintig tot dertig man personeel in totaal.” 

Verse broden van broodproducent Pandriks met een takje rozemarijn

Back-uplossing vanwege brandgevaar

Remco vervolgt: “Omdat er bij ons zoveel te doen is op IT-gebied bleef er constant één kopzorg van mij liggen: de implementatie van een back-upoplossing. Al onze recepturen en lijnparameters zijn opgeslagen op onze lokale servers. Vliegen deze in brand? Dan zijn we jaren aan ontwikkelingen kwijt. Machines koop je zo opnieuw, maar kennis is écht weg. En brand in een bakkerij is een reëel gevaar. Dat blijkt alleen al uit hoe vaak wij de productie van andere bakkerijen overnemen nadat er bij hen brand is geweest.”  

Implementatie van de back-upoplossing

Remco vroeg ons om de back-up te regelen en een implementatieplan te maken. Een opdracht die we natuurlijk aangrepen. “Johan en Erwin regelden alles relatief snel. Ze inventariseerden onze wensen en de samenstelling van het netwerk in no time. Toen moesten zij het plan ontwikkelen. De invulling lieten we grotendeels aan hen over, want dit is hun expertise. Wij weten vooral hoe we brood bakken. Toen het plan er was en we de hardware binnenkregen, was de implementatie met zo’n twee tot drie dagen geregeld.”   

Voordelen van de back-upoplossing

Inmiddels draait de back-upoplossing al even. Hoe ervaart Pandriks deze toevoeging aan hun IT-omgeving? “Hoewel niet iedereen het risico inzag van lokale servers zonder back-upoplossing, biedt het ons nu echt zekerheid en veiligheid. We zijn volledig ontzorgd. Ik vond het fijn om deze implementatie uit te besteden aan een partij als Arcus IT, waarvan we het team uit Emmen al jaren kennen. Dat communiceert altijd prettig.”  

Een versgebakken brood van broodbakker Pandriks wat gesneden wordt op een houten plank. Daarnaast ligt de verpakking, met nog een brood.

Decennium lang samenwerken

Hoewel we al een decennium lang samenwerken, deden we laatst weer mee aan een offerteproces. Pandriks is op locatie Meppel namelijk verdubbeld in het aantal kantoorwerkplekken en ging in totaal van twee naar drie productielijnen. Daardoor hadden ze meer IT-beheer nodig. “Uiteindelijk kozen we weer voor Arcus IT. Onze relatie bevalt goed, hun prijzen zijn scherp én intern was er ook weinig animo om te switchen. Dat levert namelijk toch altijd weer kinderziektes op.”  

Matchen in normen en waarden

Naast pragmatische overwegingen, matchen volgens Remco de waarden van Pandriks met die van ons. “Ik zoek altijd mensen die proactief zijn en een extra stap durven te zetten. Dat doet Arcus IT. Bij het uitbreiden van ons nieuwe kantoor opperden ze bijvoorbeeld direct de overstap naar Microsoft Intune. Daar hadden we niet naar gevraagd, maar dat nemen we nu wel sterk in overweging. Zo kom je samen verder.”  

De do’s en don’ts van een succesvol IT-adoptietraject

Digitaliseren, moderniseren, innoveren: daar staat toch iedereen om te springen? Dat zou je zeggen, ja. Toch merken veel bedrijven dat de bottleneck bij modernisering lang niet altijd bij geld ligt, maar vaker bij de mensen. Onvoldoende communicatie, gebrek aan training, onkunde en onbegrip leiden tot weerstand. Hierdoor worden nieuwe functionaliteiten niet goed opgepikt en kan er shadow IT ontstaan. Kun je dit voorkomen? Jazeker, met een gedegen adoptietraject krijg je eigenlijk iedereen mee. Hoe dit werkt, lees je hier.

Het belang van een IT-adoptietraject

Eerst even een stap terug: waarom blijven digitaliseringsprojecten vaak steken bij je mensen? Doordat je hen niet betrekt bij het proces en mogelijk onderschat je ook de digivaardigheid van een aantal mensen. Je moet je mensen altijd vragen naar hun ideeën, ze laten meedenken en hun werkwijze en mogelijke belemmeringen onderzoeken. En als medewerkers niet heel digivaardig zijn, moet je hen extra uitleg, training en nazorg bieden. Doe je deze dingen niet? Dan haken ze af en krijg je weerstand.  

Geen adoptietraject? Shadow IT

Wat het geval ook is in jouw bedrijf, in beide gevallen kan er shadow IT ontstaan. Dit zijn workarounds die mensen om de centraal geregelde IT heen maken. Dus stap jij bijvoorbeeld over op de Cloud zonder al te veel uitleg? Dan zetten je medewerkers veel van wat ze nodig hebben gewoon weer lokaal, wat veiligheidsrisico’s oplevert. Zij doen dit omdat ze het niet eens zijn met de nieuwe manier van werken of omdat ze de nieuwe manier simpelweg niet in de vingers krijgen. Dat wil je niet en dáárom zet je een adoptietraject in.  

Stap 1: Struikelblokken ontdekken tijdens adoptie

En dat traject begint al ver voor de implementatie. Je moet namelijk zo vroeg mogelijk weten hoe de nieuwe functionaliteiten het werkproces veranderen en hoe ingrijpend de veranderingen zijn voor je mensen. Ook is het belangrijk eventuele struikelblokken voor medewerkers te onderzoeken. Om dit bloot te leggen, begin je met een inventarisatiefase. Hierbij kijk je naar het werk dat mensen doen, hoe digivaardig ze zijn en hoe de onderlinge banden liggen. Daaruit maak je op hoe ze op dit moment in hun werk staan, wat hun ervaringen zijn met eerdere veranderingen en hoe ze tegen de koers van het bedrijf aankijken.  

Stap 2: Medewerkers betrekken bij adoptie

Na de inventarisatiefase kom je aan bij de visie- en strategiefase. Hierin delen we de verzamelde input met stakeholders en key users, de early adopters in je bedrijf, en samen bedenk je een plan van aanpak. Dit werk je verder uit in een succesplan en daar komen het communicatie- en trainingsplan uit voort.  

In het communicatieplan bereid je de veranderingen voor, communiceer je naar de medewerkers wat het nut van de verandering is voor het bedrijf én voor henzelf. En je legt vast hoe je hen gaat trainen in een trainingsplan. De communicatie naar medewerkers toe pak je als eerst op, omdat je medewerkers vroegtijdig bij het proces wilt betrekken. Niet in het minst omdat je tijdens die gesprekken de wensen en ideeën van medewerkers zelf ophaalt. Hoe meer input, des te beter de implementatie.  

Stap 3: Scouten en trainen van key-users

Een ander belangrijk onderdeel van een adoptietraject is dus het vinden van key-users. Dit zijn medewerkers die affiniteit hebben met IT, kritisch zijn en een invloedrijke functie hebben op de werkvloer. Deze mensen vind je natuurlijk al tijdens de inventarisatiefase en de gesprekken over de verandering. Maak van deze medewerkers ambassadeurs én train hen in de nieuwe techniek. Zo kunnen zij na de implementatie andere medewerkers een steuntje in de rug geven.  

Stap 4: Nazorg na afloop van het IT-adoptietraject

Het adoptietraject stopt niet op het moment dat de implementatie is voltooid. Na de implementatie voer je het trainingsplan uit en maak je iedereen wegwijs in de nieuwe techniek. Ook kun je nazorg regelen in de vorm van een helpdesk of floorwalker die nog een tijdje meekijkt en direct aanspreekbaar is voor mensen met vragen. Zo voorkom je dat mensen op zoek gaan naar die workaround en dat er shadow IT ontstaat.  

Valkuilen bij een IT-adoptietraject

Na het adoptietraject is het merendeel van de medewerkers thuis in de nieuwe techniek. Mits je niet in een van de drie valkuilen trapt. Wat wij nog weleens mis zien gaan, is:  

1. Dat bedrijven pas bij de implementatie een adoptietraject starten of aanvragen. Als je dat doet, voelen medewerkers zich niet serieus genomen en is het adoptietraject niet meer dan een “traininkje”.  

2. Het onderschatten van medewerkers. Hoe serieuzer je naar hen luistert, hoe beter je de inrichting van de nieuwe techniek kunt afstemmen. 

3. Het overslaan van de nazorg. Kennis ebt snel weer weg, zeker bij zaken die je mensen niet elke dag doen. Daar moet je dus scherp opblijven, zodat ze niet in oude patronen vervallen. 

Schakel een adoptie-expert in

Sta jij voor een verandering in je IT? En kun je wel wat hulp gebruiken bij de adoptie en implementatie? Trek gerust bij ons aan de bel. Dan zet één van onze adoptie-experts een gedegen adoptietraject met jou op poten; van voorgesprekken tot nazorg en alles er tussenin. Alleen met een doordacht IT-adoptietraject zorg je voor een zachte landing van de nieuwe techniek en wil iedereen digitaliseren, moderniseren en innoveren! 

Zorggroep Liante

De Friese Zorggroep Liante heeft een heldere visie: hun expertise is zorg verlenen, niet IT beheren. Het ver-Clouden en ver-SaaSen is er dan ook in volle gang. In dit geval moest het onpremise serverpark naar Azure gebracht worden en de oude desktop-omgeving naar een Azure virtual desktop. Arcus IT hielp hen bij deze transitie. Naar alle tevredenheid.  

Het zuidoosten van Friesland is het werkterrein van Zorggroep Liante. Vanuit onder meer Drachten, Oosterwolde, Appelscha, Haulerwijk en Wolvega staat ze ouderen bij met thuiszorg, verzorging in de woonzorgcentra en dagbesteding. Zorggroep Liante wordt met een 8,0 hooggewaardeerd door bewoners en familie, het is er allemaal dus goed geregeld.

Aanleiding

De sfeer zit er dan ook goed in bij Liante. Manager Facilitair en ICT Joop de Roos: “Dat klopt ja. Maar ook hier kampen we met dezelfde problemen als elders hoor. Ook wij hebben legacy-systemen, zoals de boekhouding in Exact en de kassasystemen van de keuken. Gelukkig zijn we al goed op weg met alles naar de Cloud en Azure te brengen. Dat levert ons veel op, onder meer in beheer, schaalbaarheid en snelheid om nieuwe functionaliteiten te ontsluiten. We kunnen beter voldoen aan wet- en regelgeving en onze medewerkers kunnen plaats- en tijdonafhankelijk werken.

”Arcus IT begrijpt de zorgsector goed, dat merk je aan alles”

Voelde meteen goed

De strategie was al enige tijd helder, maar een goede partner voor Azure werd lange tijd niet gevonden. Daarop stelde Liante in 2021 een interim-projectmanager aan. Hij had in dit licht goede ervaringen met Arcus IT. Joop de Roos: “Bij de kennismaking ontstond al snel wederzijds vertrouwen en stelde Arcus IT zich prettig oplossingsgericht op. Zo wilden wij het pand waar de oude Citrix-servers stonden binnen een kwartaal verlaten, en het liefst lieten we die oude ‘rommel’ daar achter. Arcus IT dacht meteen mee hoe we dat realiseerden. Ja, we hadden er direct een goed gevoel bij.” 

Kennis van zorg

In de weken erna gebeurde veel. Met een werkende proefopstelling toonde Arcus IT dat het technisch met Azure inderdaad ging lukken, ook binnen dat kwartaal. Waarna de focus verschoof naar de dagelijkse werkprocessen. “Daarin onderscheidt Arcus IT zich duidelijk. Ze begrijpen de zorgsector goed, kennen de systemen en weten wat belangrijk is. Gesprekken gingen meteen de diepte in, het vroeg minimale tijd van de medewerkers. En er werd daadkrachtig gehandeld. Ondanks de krappe planning werd de Azure virtual desktop een week eerder opgeleverd dan afgesproken”, zegt Joop de Roos tevreden. 

Onder de indruk

Nog voor de verhuizing functioneerden de bedrijfsapplicaties zoals altijd. Maar dan zonder die oude Citrix-servers. Joop de Roos: “We zijn ervan onder de indruk hoe gestroomlijnd het proces verliep. Ook de nazorg was uitstekend. Belde een medewerker met een vraag, dan begreep Arcus IT meteen de urgentie. En ze snapten dat deze medewerker over een paar minuten weer bezig moest met een bewoner of cliënt, dus dat ze direct zaken moesten doen. Onze medewerkers vonden dit contact zo prettig dat ze met Arcus IT verder willen. En… dat gaan we doen! Ze wonnen de pittige aanbesteding voor onze servicedesk. Zowel onze medewerkers als ikzelf kijken uit naar onze verdere samenwerking.” 

”Arcus IT begrijpt de zorgsector goed, dat merk je aan alles”

Neem contact op 

Wil je net als Zorggroep Liante ook aan de slag met de IT in jouw zorgorganisatie? Weet je alleen niet precies waar je moet beginnen? Neem dan contact op met onze IT-regisseur. Hij helpt je om je IT-basis op orde te krijgen, neemt het contact over met ketenpartners en is het centrale aanspreekpunt voor al je IT-vragen. 

SharePoint koppelt eenvoudig met externe software

Het IT-landschap in een accountantskantoor is op z’n zachtst gezegd complex. Je werkt met veel verschillende soorten software en legt ook dagelijks de connectie met software van de klant. Aan jou de taak om alles met elkaar te verbinden. Dit is een fikse kluif. Niet verwonderlijk dus dat je accountantskantoren steeds vaker hoort over SharePoint. Op papier heeft deze software veel potentie. Maar hoe werkt het in praktijk? We vertellen je er graag meer over. 

Een aantal kantoren gebruikt het al, anderen twijfelen. Want je werkt al met zoveel systemen, hoe ga je SharePoint daar nog eens tussen zetten? En maakt het de connectie met andere software en applicaties niet juist ingewikkelder?  

In ‘t kort 

SharePoint moet je zien als extra software die je aan je huidige IT-landschap toevoegt. Als je nog een vaste fileserver hebt, kun je daar zelfs nog mee blijven werken. SharePoint verbindt namelijk uitstekend al je losse databronnen.  

De data uit FiscaalGemak van je klant, de documenten die bij een andere afdeling op de schijf zijn opgeslagen, de data waar je externe samenwerkingspartner aan werkt: SharePoint fungeert als verzamelplaats voor al die bronnen. Op één plek bundel je alle informatie van die ene klant. En voor jou als accountant goed om te weten: het werkt naadloos samen met AFAS Profit en met CRM-systemen zoals Salesforce.   

SharePoint en legacy applicaties 

Werk je in jouw accountantskantoor nog met lokaal draaiende core-applicaties zoals Audition of Caseware? Dan houdt dit je waarschijnlijk tegen om de stap naar de moderne werkplek – en dus ook SharePoint – te maken. Einde verhaal? Zeker niet. Vaak adviseren wij kantoren om in dit geval een splitsing te maken in je documentopslag en deze applicaties toch te integreren binnen de moderne werkplek.  

Stel dat je gebruikmaakt van CaseWare, dan ben je nog afhankelijk van dossiers in de verkennersstructuur. Andere bestanden kun je echter prima naar SharePoint overzetten, waardoor je op die manier toch al gedeeltelijk profiteert van de voordelen op het gebied van efficiëntie en security. Omslachtig? Dat kan zeker zo voelen. Maar met de juiste adoptie en training kun je medewerkers heel goed laten zien wat de voordelen zijn.  

De verwachting is ook dat je CaseWare uiteindelijk niet meer op deze wijze hoeft te gebruiken, waardoor je op termijn ook je dossiers in SharePoint kunt opslaan. Op dat moment heb je al een hele grote stap gezet in je transitie, waardoor je ‘alleen’ nog maar de CaseWare-dossiers hoeft over te zetten. Je kiest hiermee dus een gefaseerde transitie, wat wellicht beter te behappen is.  

In de toekomst  

Zoals gezegd is het met traditionele applicaties wat lastiger, maar de verSaaSing is flink aan de gang in de accountancybranche. We zien daarmee steeds meer integraties ontstaan met SharePoint en Teams. Stel bijvoorbeeld dat je in een webapplicatie een nieuwe klant aanmaakt, dan kun je SharePoint zo inrichten dat het automatisch een klantmap aanmaakt. En dat is alleen nog maar de basis. Want wat dacht je van standaard documentbibliotheken, waarbij nieuwe klantmappen direct worden voorzien van de juiste submappen, documenten én toegangsregels voor medewerkers? Over efficiëntie gesproken! 

Ontdek meer 

Zie je SharePoint als oplossing al wat meer glimmen? En wil je meer weten over het inzetten van deze software in jouw accountantskantoor? Lees dan hier ons e-book ‘Alles wat je moet weten over SharePoint in het accountantskantoor’ of neem contact met ons op via 088 058 59 10 of sales@arcusit.nl  

Jouw zorgorganisatie transformeren? Ontdek alles over dashboarding in ons webinar!

Maakt jouw zorgorganisatie al actief gebruik van data en slimme dashboards? Wij hoeven je niet te vertellen over de flinke uitdagingen waar de zorg mee te maken heeft: tekort aan personeel, krappe budgetten en verouderde IT-systemen. Om het beste uit de beperkte mogelijkheden te halen, wil jij stuurinformatie. Maar hoe krijg je die?  

Webinar dashboarding 
Met behulp van een dashboard: hierin brengen we alle data uit al jouw software samen in één overzicht. Ineens anticipeer je weken van tevoren op personeels- en beddenbezetting, krijg je inzicht in hoeveel zorg je nu exact levert en beschik je over harde data. Maar wat is dashboarding precies? Hoe werkt het? En wat levert het je op? Daarover gingen we in gesprek in het webinar ‘Dashboarding in de zorg’.

blank

Martijn Mondria, eigenaar van data start-up Cumlaude.ai, en Harold Veldkamp, IT-adviseur Zorg bij Arcus IT, vertelden wat je nog meer inzichtelijk kunt maken, de voordelen van dashboarding, succesvolle voorbeelden in de zorg en welk stappenplan je moet doorlopen.  

Het leuke is namelijk: je hoeft geen geavanceerd IT-systeem te hebben om een dashboard te implementeren. Wij maken een stappenplan op maat zodat het aansluit bij jouw situatie en je beschikt al met zes weken over een eigen dashboard. De transformatie is dus zo gemaakt. 

Terugkijken 
Ben jij ook benieuwd wat dashboarding voor jouw zorgorganisatie kan betekenen? Kijk dan ons webinar terug!

Jouw zorgorganisatie transformeren? Ontdek alles over dashboarding in ons webinar!

Maakt jouw zorgorganisatie al actief gebruik van data en slimme dashboards? Wij hoeven je niet te vertellen over de flinke uitdagingen waar de zorg mee te maken heeft: tekort aan personeel, krappe budgetten en verouderde IT-systemen. Om het beste uit de beperkte mogelijkheden te halen, wil jij stuurinformatie. Maar hoe krijg je die?  

Webinar dashboarding 
Met behulp van een dashboard: hierin brengen we alle data uit al jouw software samen in één overzicht. Ineens anticipeer je weken van tevoren op personeels- en beddenbezetting, krijg je inzicht in hoeveel zorg je nu exact levert en beschik je over harde data. Maar wat is dashboarding precies? Hoe werkt het? En wat levert het je op? Daarover gingen we in gesprek in het webinar ‘Dashboarding in de zorg’.

Martijn Mondria, eigenaar van data start-up Cumlaude.ai, en Harold Veldkamp, IT-adviseur Zorg bij Arcus IT, vertelden wat je nog meer inzichtelijk kunt maken, de voordelen van dashboarding, succesvolle voorbeelden in de zorg en welk stappenplan je moet doorlopen.  

Het leuke is namelijk: je hoeft geen geavanceerd IT-systeem te hebben om een dashboard te implementeren. Wij maken een stappenplan op maat zodat het aansluit bij jouw situatie en je beschikt al met zes weken over een eigen dashboard. De transformatie is dus zo gemaakt. 

Terugkijken 
Ben jij ook benieuwd wat dashboarding voor jouw zorgorganisatie kan betekenen? Kijk dan ons webinar terug!