Digitaliseren, moderniseren, innoveren: daar staat toch iedereen om te springen? Dat zou je zeggen, ja. Toch merken veel bedrijven dat de bottleneck bij modernisering lang niet altijd bij geld ligt, maar vaker bij de mensen. Onvoldoende communicatie, gebrek aan training, onkunde en onbegrip leiden tot weerstand. Hierdoor worden nieuwe functionaliteiten niet goed opgepikt en kan er shadow IT ontstaan. Kun je dit voorkomen? Jazeker, met een gedegen adoptietraject krijg je eigenlijk iedereen mee. Hoe dit werkt, lees je hier.
Het belang van een IT-adoptietraject
Eerst even een stap terug: waarom blijven digitaliseringsprojecten vaak steken bij je mensen? Doordat je hen niet betrekt bij het proces en mogelijk onderschat je ook de digivaardigheid van een aantal mensen. Je moet je mensen altijd vragen naar hun ideeën, ze laten meedenken en hun werkwijze en mogelijke belemmeringen onderzoeken. En als medewerkers niet heel digivaardig zijn, moet je hen extra uitleg, training en nazorg bieden. Doe je deze dingen niet? Dan haken ze af en krijg je weerstand.
Geen adoptietraject? Shadow IT
Wat het geval ook is in jouw bedrijf, in beide gevallen kan er shadow IT ontstaan. Dit zijn workarounds die mensen om de centraal geregelde IT heen maken. Dus stap jij bijvoorbeeld over op de Cloud zonder al te veel uitleg? Dan zetten je medewerkers veel van wat ze nodig hebben gewoon weer lokaal, wat veiligheidsrisico’s oplevert. Zij doen dit omdat ze het niet eens zijn met de nieuwe manier van werken of omdat ze de nieuwe manier simpelweg niet in de vingers krijgen. Dat wil je niet en dáárom zet je een adoptietraject in.
Stap 1: Struikelblokken ontdekken tijdens adoptie
En dat traject begint al ver voor de implementatie. Je moet namelijk zo vroeg mogelijk weten hoe de nieuwe functionaliteiten het werkproces veranderen en hoe ingrijpend de veranderingen zijn voor je mensen. Ook is het belangrijk eventuele struikelblokken voor medewerkers te onderzoeken. Om dit bloot te leggen, begin je met een inventarisatiefase. Hierbij kijk je naar het werk dat mensen doen, hoe digivaardig ze zijn en hoe de onderlinge banden liggen. Daaruit maak je op hoe ze op dit moment in hun werk staan, wat hun ervaringen zijn met eerdere veranderingen en hoe ze tegen de koers van het bedrijf aankijken.
Stap 2: Medewerkers betrekken bij adoptie
Na de inventarisatiefase kom je aan bij de visie- en strategiefase. Hierin delen we de verzamelde input met stakeholders en key users, de early adopters in je bedrijf, en samen bedenk je een plan van aanpak. Dit werk je verder uit in een succesplan en daar komen het communicatie- en trainingsplan uit voort.
In het communicatieplan bereid je de veranderingen voor, communiceer je naar de medewerkers wat het nut van de verandering is voor het bedrijf én voor henzelf. En je legt vast hoe je hen gaat trainen in een trainingsplan. De communicatie naar medewerkers toe pak je als eerst op, omdat je medewerkers vroegtijdig bij het proces wilt betrekken. Niet in het minst omdat je tijdens die gesprekken de wensen en ideeën van medewerkers zelf ophaalt. Hoe meer input, des te beter de implementatie.
Stap 3: Scouten en trainen van key-users
Een ander belangrijk onderdeel van een adoptietraject is dus het vinden van key-users. Dit zijn medewerkers die affiniteit hebben met IT, kritisch zijn en een invloedrijke functie hebben op de werkvloer. Deze mensen vind je natuurlijk al tijdens de inventarisatiefase en de gesprekken over de verandering. Maak van deze medewerkers ambassadeurs én train hen in de nieuwe techniek. Zo kunnen zij na de implementatie andere medewerkers een steuntje in de rug geven.
Stap 4: Nazorg na afloop van het IT-adoptietraject
Het adoptietraject stopt niet op het moment dat de implementatie is voltooid. Na de implementatie voer je het trainingsplan uit en maak je iedereen wegwijs in de nieuwe techniek. Ook kun je nazorg regelen in de vorm van een helpdesk of floorwalker die nog een tijdje meekijkt en direct aanspreekbaar is voor mensen met vragen. Zo voorkom je dat mensen op zoek gaan naar die workaround en dat er shadow IT ontstaat.
Valkuilen bij een IT-adoptietraject
Na het adoptietraject is het merendeel van de medewerkers thuis in de nieuwe techniek. Mits je niet in een van de drie valkuilen trapt. Wat wij nog weleens mis zien gaan, is:
1. Dat bedrijven pas bij de implementatie een adoptietraject starten of aanvragen. Als je dat doet, voelen medewerkers zich niet serieus genomen en is het adoptietraject niet meer dan een “traininkje”.
2. Het onderschatten van medewerkers. Hoe serieuzer je naar hen luistert, hoe beter je de inrichting van de nieuwe techniek kunt afstemmen. 3. Het overslaan van de nazorg. Kennis ebt snel weer weg, zeker bij zaken die je mensen niet elke dag doen. Daar moet je dus scherp opblijven, zodat ze niet in oude patronen vervallen.
Schakel een adoptie-expert in
Sta jij voor een verandering in je IT? En kun je wel wat hulp gebruiken bij de adoptie en implementatie? Trek gerust bij ons aan de bel. Dan zet één van onze adoptie-experts een gedegen adoptietraject met jou op poten; van voorgesprekken tot nazorg en alles er tussenin. Alleen met een doordacht IT-adoptietraject zorg je voor een zachte landing van de nieuwe techniek en wil iedereen digitaliseren, moderniseren en innoveren!
