Oppepper Arcus IT, auteur op Arcus IT

Auteur: Oppepper Arcus IT

Verbeter de workflow in jouw advocatenkantoor met de software van Lawcloud

Ben jij dagelijks veel tijd kwijt aan het opzoeken van de juist dossiers, het beheren van de communicatie- en documentatieflow en het registreren van jouw uren? Dan kan dit een stúk makkelijker. Hoe? Met Lawcloud, dé all-in-one software, speciaal ontwikkeld voor de advocatuur. Benieuwd wat deze software je oplevert? We zetten de beste features en grootste benefits voor je op een rij, dus lees snel verder.

1. Telefoongesprekken opslaan

In de auto, onderweg naar huis had collega Daan gister telefonisch contact met een getuige in een belangrijke strafrechtzaak. In het gesprek onthulde de getuige wat belangrijke details, die jouw klant enorm helpen in de rechtszaak. Maar om er hélemaal zeker van te zijn, luister je graag het gesprek nog eens terug. Maar… waar in de immense wirwar aan mappen en documentatie vind je dit gesprek?

Via Lawcloud is die zoektocht naar telefoonopnames verleden tijd. Zowel inkomende als uitgaande telefoongesprekken worden namelijk automatisch opgenomen én vervolgens – na jouw goedkeuring – opgeslagen in het juiste dossier. Zo heb jij al jouw informatie en transcripten direct bij de hand en hoef je er nooit meer naar te zoeken.

2. Makkelijker samenwerken

Teamwork makes the dream work. Daarom loop je samen met collega Kees de hele zaak nog eens door, voordat je deze verdedigt in de rechtsbank. Maar álles in een e-mail zetten? Dat kost jou een hoop tijd – tijd die je natuurlijk liever anders besteedt. Via Lawcloud bied je daarom verschillende documenten zoals brieven, conclusies, dagvaardingen en e-mailcorrespondentie eenvoudig ter controle aan bij een collega, via de review queue.

3. Microsoft 365 binnen handbereik

De applicaties van Microsoft 365 zoals Outlook en SharePoint zijn niet meer weg te denken uit jouw werk. Daarom is het wél zo fijn dat je deze naadloos integreert met de software van Lawcloud. Zo worden bestanden en e-mails bijvoorbeeld automatisch gekoppeld aan dossiers en vind je deze gemakkelijk terug wanneer je ze nodig hebt!

4. Optimale workflow

Je zal het maar hebben: je werkt aan een ingewikkelde fusie en je bent het overzicht compléét kwijt. Had Jan die contracten nu al opgestuurd? En had Els de voorwaarden al doorgespit? Met de software van Lawcloud herpak je de controle. Inkomende mails, brieven en documenten koppel je (automatisch) aan een gebruiker of team. Vervolgens zie je op dossierniveau de status van ieder document!

5. Uurtje, factuurtje

Ben jij het gevecht met die timer ook helemaal beu? Voor ieder belletje, elk document en iedere e-mail moet ‘ie om – en als je het vergeet, loop je inkomsten mis. Dat moet toch zeker makkelijker kunnen?

Met Lawcloud heb je jouw timer niet meer nodig. De software registreert namelijk – dankzij de integratie met Microsoft – hoelang je met een e-mail of document bezig bent. Lawcloud herkent direct aan welk dossier je werkt en boekt hierop jouw uren – ook als je aan de telefoon bent, of werkt in een document. Dat scheelt veel tijd rondom je urenregistratie en zorgt voor meer declarabele uren.

> Kantoren die je voorgingen, zijn tot 20% meer declarabel!

6. Altijd, overal

Vanaf het centraal station stap je over op de tram: over een half uur heb je een belangrijke meeting in de rechtszaal. Tijdens de korte tramrit neem je graag de belangrijkste documenten nog eens door. Maar alle zitplaatsen zijn al vergeven en dus moet je kiezen: óf jezelf vasthouden, zodat je niet omvalt in de rijdende tram, óf de papieren stukken nog eens doorlezen.

Herkenbaar? Dan is het tijd voor een upgrade. Met de software van Lawcloud heb jij altijd en overal toegang tot jouw bestanden. Via je telefoon, laptop, tablet of computer, thuis of onderweg – het maakt niets uit. Het enige dat je nodig hebt, is een internetconnectie!

Ontdek het zelf

We kunnen je natuurlijk nog veel meer vertellen over alle voordelen die de software van Lawcloud biedt. Maar je kan het nóg beter zelf ontdekken! Ben jij benieuwt op welke andere manieren Lawcloud jouw dagelijkse workflow verbetert? Ontdek daar dan alles over op deze pagina.

Kosten besparen in de zorg? Krijg grip op je apparaten met Microsoft Endpoint Manager

Juiste stuurinformatie is voor jouw zorginstelling van cruciaal belang. Want alleen daarmee bied je de hoge druk, krimpende budgetten en overbelaste wijkteams adequaat het hoofd. Is de stuurinformatie toch niet correct? Dan maak je zomaar de verkeerde beslissing, waar het budget, de zorg of het wijkteam acuut onder lijdt.

Stuurinformatie en het informatiehuis

Accurate stuurinformatie krijg je alleen als je zogeheten informatiehuis gezond is. Daarmee bedoelen we dat elke afdeling op een goede manier informatie verwerkt, interpreteert en doorgeeft. Het werkt dus handig om al je afdelingen, softwaresystemen, ICT en meer in te beelden als één huis waarin alles met elkaar samenhangt. In dat huis vind je verschillende kamers zoals ‘HRM’, ‘ECD en zorgsystemen’ en ‘zorg contracteren en leveren’ die allemaal hun rol spelen in de informatievoorziening.

Onbetrouwbare stuurinformatie

Functioneren bepaalde kamers niet? Dan geeft dit een sneeuwbaleffect. Werkt het ECD bijvoorbeeld suboptimaal, kost het veel tijd en wordt informatie niet volledig ingevoerd? Dan levert dit onbetrouwbare data op. En dat heeft ook weer gevolgen heeft voor de besluitvorming binnen je zorgorganisatie. Zo verspreidt de ‘rot’ zich door het informatiehuis.

Maar hoe voorkom je dit? Door elke spreekwoordelijke kamer van jouw informatiehuis langs te lopen. Wat is de staat van de informatievoorziening en waar schort het nog aan? Nu klinkt dat misschien als een flinke klus, maar elke kleine verbetering betaalt zich uit. Pak het ook stapsgewijs aan, niet alles hoeft tegelijkertijd.

Stuurinformatie verbeteren

Voordat je gaat bouwen aan je informatiehuis, breng je eerst per kamer in kaart hoe het ervoor staat met jouw informatievoorziening. Dat doe je met een nulmeting. Wat is de huidige stand van zaken? Is de dataverzameling bij HR misschien veel beter op orde dan bij de afdeling Financiën? Dan weet je waar verbeteringen het meeste effect hebben.

Zo check je de kwaliteit van jouw stuurinformatie

Van alle kamers stel je vervolgens een inventaris op en analyseer je wat je tegenkomt. Bekijk daarbij deze elementen:

1. ICT
Hoe ziet de technische infrastructuur van deze kamer eruit? Zijn de verbindingen met andere afdelingen goed? Is er iets nodig om de systemen beter te ondersteunen?

2. Systemen
Welke systemen worden er gebruikt? Welke informatie wordt erin vastgelegd? Welke interfaces bestaan er tussen de verschillende systemen? Kijk ook scherp in hoeverre de gebruikte systemen de bedrijfsprocessen in deze kamer goed ondersteunen.

3. Bedrijfsvoering
Kijk kritisch naar de bedrijfsprocessen, hoe zien die eruit en hoe hangen ze samen? Wat is de rol van data in die processen? Hoe wordt informatie opgeslagen en geraadpleegd, loopt dat proces soepel? Aan welke data is potentieel behoefte?

4. Analyse
Worden er in deze kamer analyses gemaakt, of stuurinformatie ontsloten? Hoe loopt dat proces, hoe actueel en betrouwbaar zijn de data?

Wat deze exercitie je oplevert

Nu weet je voor elke kamer hoe data wordt opgeslagen, welke data benodigd is voor het bedrijfsproces en hoe de IT dat ondersteunt. Wanneer je de nulmeting hebt voltooid, kun je feilloos de pijnpunten aanwijzen. Vraag jezelf maar eens af: is het niveau van je informatiehuis in elke kamer gelijk? Waarschijnlijk niet. Of is er in een bepaalde kamer enorme behoefte aan data, maar ondersteunt de IT dat niet? Of is er best veel data beschikbaar, maar is het proces van analyse omslachtig?

Je weet nu precies waar je inspanningen voor verbetering het meeste resultaat opleveren. Zo maak je grote stappen en verbeter je gericht je informatiehuis. En over een poosje doe je deze meting nog een keer. Dan leg je de uitkomsten naast elkaar, zie je precies waar je verbeteringen hebt geboekt én hoe je daar nu de vruchten van plukt.

Kwaliteitscheck van stuurinformatie gedaan, en nu?

Lukt het je om zelf het informatiehuis in kaart te brengen? En kun je de bevindingen goed op waarde schatten en kansen inventariseren? Dat kan nog weleens lastig zijn. Onze ervaren deskundigen zijn hier vertrouwd mee en halen er vast nog meer uit dan jij zelf. Meer weten? We helpen je graag! Neem contact met ons op via info@arcusit.nl.

Zo krijg je de stuurinformatie van jouw zorgorganisatie op orde

Juiste stuurinformatie is voor jouw zorginstelling van cruciaal belang. Want alleen daarmee bied je de hoge druk, krimpende budgetten en overbelaste wijkteams adequaat het hoofd. Is de stuurinformatie toch niet correct? Dan maak je zomaar de verkeerde beslissing, waar het budget, de zorg of het wijkteam acuut onder lijdt.

Stuurinformatie en het informatiehuis

Onbetrouwbare stuurinformatie

Stuurinformatie verbeteren

Zo check je de kwaliteit van jouw stuurinformatie

Van alle kamers stel je vervolgens een inventaris op en analyseer je wat je tegenkomt. Bekijk daarbij deze elementen:

Wat deze exercitie je oplevert

Kwaliteitscheck van stuurinformatie gedaan, en nu?

Dashboards en rapportages in Power BI voor Zorggroep De Laren

Zoals bij iedere (zorg)organisatie is er ook bij Zorggroep De Laren veel data in omloop. Elke handeling en alle informatie over bewoners en medewerkers worden netjes gerapporteerd aan zorgverzekeraars en andere stakeholders.

Maar gebeurt dit met gemak? Eerst niet. Het kostte de ouderenzorgorganisatie veel tijd om informatie te verzamelen uit verschillende systemen en vervolgens handmatig te visualiseren.

Dat moest slimmer kunnen, dacht mede-eigenaar en financieel directeur Roy van Paassen. En natuurlijk had hij gelijk. Dus als vaste IT-partner gingen wij samen met Cumlaude.ai aan de slag met een modern en geautomatiseerd dashboard!

Zoals thuis
In de ruim opgezette en stijlvolle villa’s van Zorggroep De Laren kunnen ouderen met een zorgvraag het leven voortzetten zoals zij dat gewend zijn. De manier van wonen en leven blijft ‘zoals thuis’. Zo kijkt de zorgorganisatie vooral naar wat nog wél kan en haalt ze vervolgens alles uit de kast.

Roy: “We onderscheiden ons met excellente service. Zo hebben we bijvoorbeeld een chef-kok en horecamedewerkers in dienst die ’s avonds een driegangendiner bereiden en serveren en wordt kleding apart gewassen, zonder labeltjes met namen of streepjescodes.”

Beste Werkgever
Er is overigens niet alleen goede zorg voor bewoners, maar ook voor medewerkers: “Voor het derde jaar op rij behoren we tot de ‘Beste Werkgevers’ van Nederland, volgens het feedbackplatform van Effectory. Hier zijn we trots op. We doen er ook alles aan om het werk voor iedereen zo fijn mogelijk te maken.

De manier waarop we tegenwoordig data rapporteren, is hier een goed voorbeeld van. We willen dat onze medewerkers de meeste tijd besteden aan de bewoners. Dus handmatig gegevens verzamelen en visualiseren, zodat we aan zorgverzekeraars en andere stakeholders kunnen aantonen hoe we ervoor staan? Dat doen we liever niet. Alles wat we kúnnen automatiseren, willen we ook!”

Lees ook ons artikel: Zo krijg je de stuurinformatie van jouw zorgorganisatie op orde.

Continu inzicht en realtime informatie
De particuliere ouderenorganisatie werkt met verschillende systemen, zoals de personeelsplanning- en urenregistratiesoftware van NEDAP, bedrijfssoftware van AFAS en HR-software van Visma. Roy: “Het kost niet alleen veel tijd om data te verzamelen, maar we kunnen deze ook niet eenvoudig verrijken. We hadden dus niet alleen behoefte aan automatische rapportages, maar ook aan continu inzicht en realtime stuurinformatie.

Dus vroegen we Arcus IT naar de mogelijkheden van een automatisch dashboard. Zij zijn sinds de overname van Phylax ICT in 2020 onze vaste IT-partner en beheren onze volledige IT-infrastructuur, zoals de Microsoft-omgevingen en hardware. Onze wens legden we overigens ook neer bij een paar andere partijen.”

Power BI dashboard
“Maar via Arcus IT kwamen we in contact met hun partner Cumlaude.ai. Zij zijn specialist op het gebied van dashboards en de kennismaking beviel goed. Kort daarna richtten we een projectgroep op en maakten we een schets van hoe het dashboard eruit moest zien. Onze stagiair nam hierin de leiding en inventariseerde ook de interne behoefte. Zo maakte hij inzichtelijk welke informatie medewerkers precies wilden zien.

Het dashboard werd gebouwd met Power BI: een tool voor datavisualisatie van Microsoft. Er zijn natuurlijk allerlei rapportagetools, maar Power BI is één van de betere. Het is een modern, betrouwbaar systeem en erg handig in gebruik.

Gegevens uit verschillende systemen werden stuk voor stuk gekoppeld en er ontstond een overzichtelijk dashboard. Cumlaude.ai dacht ook actief mee over de vormgeving en lay-out, om voor ons de visualisatie zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken. Inclusief onze eigen huisstijl!”

Bekijk onze podcast De Zorg van Morgen waarin Martijn Mondria van Cumlaude.ai vertelt over data en dashboarding.

Geen hinder, wel gemak
Roy vertelt dat Zorggroep De Laren dankzij het dashboard continu realtime inzicht heeft: “Rapportages creëren we tegenwoordig binnen een handomdraai en de lay-out is altijd strak en uniform. We besparen niet alleen tijd, maar door de automatisering zijn de rapportages ook een stuk minder foutgevoelig.

Analyses maken is zelfs leuk geworden. Alle informatie klopt, dus verbeteringen doorvoeren en medewerkers aansturen is daardoor ook makkelijker. Op afstand heb je vanaf ieder device inzicht in alle kwaliteitsgegevens van onze zorgorganisatie.

Komende jaren breiden we het dashboard verder uit, we blijven vernieuwen. De samenwerking met Arcus IT en Cumlaude.ai verloopt goed en het veranderproces was voor ons totaal niet ingrijpend. We ervoeren weinig hinder, het leverde alleen maar gemak op. Echt een aanrader dus!”

Ook een modern dashboard?
Ontdek de langetermijnvoordelen van een dashboard in de zorg en neem contact met ons op. We gaan graag met je in gesprek over de mogelijkheden van Power BI voor jouw zorgorganisatie!

Met deze 5 cruciale tips voorkom je als accountant boetes van de AP

Als accountant weet je dat het belangrijk is om veilig te werken, maar het is soms zo’n gedoe. Dus vergeet je het in de gauwigheid even. Toch is het verstandig om hier scherp op te blijven. Want als je te maken krijgt met een cyberaanval of datalek móet je een melding maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens. En dat levert je imagoschade, een securitystappenplan én mogelijk zelfs een boete op. Hoe dit precies in z’n werk gaat? En hoe je dit voorkomt? Dat lees je hier.

De Autoriteit Persoonsgegevens

Een datalek of cyberaanval kan iedereen overkomen, maar je moet het sinds 2018 volgens de AVG hoe dan ook bínnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Doe je dat niet? Dan neem je een financieel risico. Want mocht de Autoriteit Persoonsgegevens er vervolgens via een andere weg achter komen, kunnen er grote boetes volgen. Daarbij roep je ook achterdocht over jezelf af bij de AP, klanten, medewerkers en partners. Want waarom wilde je dit onder de pet houden?

Een sanctie van de Autoriteit Persoonsgegevens

Op het moment dat je meerdere keren bent getroffen en melding moet maken van een cyberaanval, bestaat de kans dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) sancties oplegt. Hoe die eruitzien? Als eerst moet je aantonen welke stappen je gaat ondernemen om je security te verbeteren. Is hier na een tijd niks van terechtgekomen? Dan wacht er een boete op je. En die kan hoog uitvallen.

De Autoriteit Persoonsgegevens mag tot wel vier procent van je jaaromzet vragen, oplopend tot maximaal twintig miljoen euro. Hoe je dit voorkomt? Om te beginnen is het goed om een jaarlijkse evaluatie in te stellen van het beveiligingsniveau van jouw organisatie. Hierbij kun je een securityscan inzetten om de zwakke plekken van je netwerk te ontdekken én te versterken. Maar er is meer.

Tip 1: Tref technische maatregelen

Jij moet ook je eigen organisatie kritisch bekijken. Check of je alle technische maatregelen hebt getroffen om persoonsgegevens veilig te verwerken, versturen en bewaren. Of je tweetrapsautorisatie hebt ingesteld, ook op zakelijke telefoons. En of je mobiele apparaten op afstand kunt wissen als een medewerker deze per ongeluk verliest. Lees hier meer over het beveiligen van mobiele apparaten.

Tip 2: Stel een algemeen beleid op

Daarbij is het belangrijk om een algemeen beleid op te stellen, waarin de rechten en plichten staan van medewerkers. Hierin neem je op hoe ze met persoonsgegevens om moeten gaan, wat ze met zakelijke apparaten moeten doen én op welke manieren zij verantwoordelijk zijn voor de beveiliging van die apparaten. Officieel gezien móét je zo’n beleid opstellen.

Tip 3: Controleer nieuwe software en processen

Misschien heb jij alle bovenstaande zaken al goed geregeld. Dus ben je nu klaar, toch? Nou, nee. Op het moment dat jij nieuwe software in huis haalt of bedrijfsprocessen verandert, moet je die weer op veiligheid checken. Vooral als daar persoonsgegevens bij komen kijken.

Denk bijvoorbeeld even terug aan de coronapandemie. Plotseling werkte iedereen thuis en werd Teams ineens hét communicatiemiddel. Dat was een grote verandering. En dan moeten je “alarmbellen” direct afgaan. Want bij iets nieuws moet je checken hoe veilig het is én afspreken hoe je omgaat met documentsdeling via dit nieuwe medium.

Tip 4: Regel een cyberrisicoverzekering

Goed, dit zijn allemaal preventieve maatregelen. Maar je moet ook een plan hebben voor als er wél een cyberaanval plaatsvindt. Als eerst raden we klanten aan om een cyberrisicoverzekering te nemen. Hiermee dek je de schade die je oploopt en krijg je ondersteuning vanuit de verzekeraar. Zij hebben ervaring met cyberaanvallen, waardoor je direct de juiste kennis in huis hebt.

Tip 5: Organiseer een cyberaanval-oefening

Het is goed om je cyberweerbaarheid te testen door een “brandoefening” te organiseren. Hiervoor stel je een cyberaanval-responseplan op en voer cyberaanval-oefeningen uit. In het responseplan werk je uit wat je doet als je wordt aangevallen. Met wie je contact opneemt en hoe je erover gaat communiceren.

Met de cyberaanval-oefening test je of je daadwerkelijk alle contactgegevens hebt die je nodig hebt, oefen je met medewerkers wat ze moeten doen én, om het realistisch te maken, kun je een PEN-test laten uitvoeren. Hierbij valt een ethische hacker jouw netwerk aan om te kijken waar de kwetsbaarheden zitten. Zo weet je precies hoe het ervoor staat.

Neem contact op

Heb je vragen over al deze maatregelen rondom de bescherming van persoonsgegevens in je organisatie? Neem gerust contact op via info@arcusit.nl.

De vier gevaren van mobiel werkende accountants

Gebruiken jouw collega’s hun privé-smartphone voor zakelijke e-mail of andere zakelijke applicaties? Loggen ze met hun laptops weleens in via openbare WiFi-netwerken? Ai, als IT-er in de accountancy voel je de security-risico’s die met mobiel werken gepaard gaan. Wij helpen je die risico’s in te dammen.

Opkomst mobiel werken

Je kan niet meer om thuiswerken heen, onder meer omdat medewerkers het normaal vinden en ook steeds meer applicaties cloud based worden. Collega’s loggen dus vaker in vanuit huis, maar ook vanuit flexplekken, cafés of het openbaar vervoer. Fijn dat het kan, maar het levert ook flinke veiligheidsrisico’s op. Pas de laatste periode – met al dat nieuws over ransomware en hacks – voelen we die risico’s ook. Want als accountant verwerk je gevoelige data zoals burgerservicenummers en salarisadministratie. Daar wil je zorgvuldig mee omgaan, en de klant rekent daarop. Begeef je niet op glad ijs en zorg voor een stabiele basis.

De risico’s die je als accountantskantoor loopt? We beschrijven er vier én geven je tips hoe je die risico’s in de hand houdt.

Risico 1: Openbare netwerken

Wanneer je medewerkers overal en nergens werken, loopt het veiligheidsniveau van hun netwerkverbinding nogal uiteen. De één is er alert op en kiest zijn werkplek en verbinding zorgvuldig uit. De ander klapt in de trein zijn laptop open en logt achteloos in. Het risico met een openbaar netwerk is dat er nog iemand met je meekijkt, via datzelfde openbare netwerk. Zo komt die persoon gemakkelijk bij die gevoelige informatie op jouw bedrijfsnetwerk, alle security-maatregelen ten spijt.

Zo minimaliseer je het risico
Allereerst kun je het bewustzijn bij je medewerkers vergroten, zodat ze hier alert op zijn. Daarnaast kun je een stap verder gaan en conditional access invoeren, waarmee je voorwaarden verbindt aan de toegang tot je netwerk. Wanneer een medewerker inlogt via een openbaar netwerk, kun je toegang weigeren of limiteren tot relatief onschuldige data. Dan limiteer je ook het werk dat de gebruiker kan doen en dat is wellicht vervelend. Maar het maakt hem er ook bewust van dat het gekozen netwerk niet ideaal is én zo hou je eventueel dataverlies beperkt.

Risico 2: Malware op devices

Herkennen je medewerkers een phishing-bericht? Nu iedereen zelf een laptop of smartphone heeft, bestaat het risico dat ze – bewust of onbewust – zelf programma’s gaan installeren. Als ze niet goed weten wat ze doen, heb je zomaar malware op je bedrijfsnetwerk staan.

Zo minimaliseer je het risico
Beperk de rechten van een eindgebruiker, zorg dat uitsluitend iemand met admin-rechten programma’s kan installeren. Dan nog zit je niet helemaal safe, phishing is en blijft een risico. Het is goed je medewerkers er frequent op te attenderen. En je kunt ze trainen zodat ze in staat zijn een goed lijkend nepmailtje te onderscheiden van een echte.Zorg dat je scherp monitort wat er op je netwerk gebeurt. Worden er ineens grote hoeveelheden bestanden versleuteld of gekopieerd? Met SecurityHive Honeypot Software krijg je meteen een seintje. Dan kun je direct tegenmaatregelen treffen, zoals het betreffende account de toegang ontzeggen. Zo hou je dataverlies beperkt.

Risico 3: Verlies van een laptop

Een mooie laptop is een gewild item, ook eenvoudige kruimeldieven hebben het erop gemunt. Een net zo groot risico is dat een collega zijn laptop in de trein vergeet, zoals we ook bij politici nog wel eens zien gebeuren. In beide gevallen dreigt dataverlies. Lukt het de crimineel om toegang te krijgen tot de laptop? Dan kan hij in de e-mail komen, bij de data op het bureaublad en wellicht ook op jullie netwerk, in jullie programma’s.

Zo minimaliseer je het risico
Natuurlijk moeten je medewerkers zorgvuldig met hun spullen omgaan. Dat weten ze zelf ook heus wel, maar je kunt hen meer bewust maken van het security-risico met bijvoorbeeld een training. Want van dat risico zijn ze zich wellicht nog onvoldoende bewust.

Een treffend technisch weerwoord op dit risico is Mobile device management. Dat is software waarmee je alle aangesloten hardware centraal beheert. Raakt er een laptop vermist? Dan kun je hem via die software – ongeacht de locatie van die laptop – op afstand volledig encrypten en onklaar maken. Dan kun je er niks meer mee. En het risico op dataverlies is verdwenen.

Risico 4: Verlies van een smartphone

Veel accountants gebruiken hun privé-smartphone voor zakelijke doeleinden. Ze hebben er hun zakelijke e-mail op geïnstalleerd of andere zakelijke applicaties. Wat als zo’n telefoon gestolen wordt of vermist raakt? Dan kan de nieuwe eigenaar – na het kraken van de login – zomaar in alle klantdata.

Zo minimaliseer je het risico
Met dezelfde Mobile device management kun je ook smartphones beheren. Dat kan uitsluitend wanneer deze smartphones bij jou in beheer zijn, en dat geldt niet voor privé-smartphones. Natuurlijk kun je alle medewerkers alert maken op het risico van deze situatie. Maar wellicht is het beter om jouw medewerkers een zakelijke smartphone te geven die is aangesloten op het Mobile device management. Zo kun je ze onklaar maken bij vermissing en dataverlies voorkomen.

Er wordt op je gerekend

Met de opkomst van mobiel werken neemt ook het gevaar van security-dreigingen toe. Medewerkers mogen zich best wat bewuster worden van die risico’s. Daarnaast heb je diverse praktische tools tot je beschikking om dataverlies te voorkomen. Maak er gebruik van. Jouw klant rekent erop dat jij verantwoord omgaat met zijn gevoelige data. En als accountantskantoor wil je precies dat uitstralen: dat klanten hun data met een gerust hart aan jou kunnen toevertrouwen. Toch?

Wil je praktisch advies over de beveiligingsmaatregelen die voor jouw accountantskantoor dringend nodig zijn? Neem dan contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Maatschap Jouster Huisartsten

Transitie naar de Cloud en Microsoft 365: zo pakte Jouster Huisartsen dit aan.

In 2018 verhuisden vier huisartsenpraktijken uit het Friese Joure naar één locatie. Al meer dan vijftig jaar vormen zij samen een maatschap, maar nu was het tijd om ook de fysieke praktijken samen te voegen. En zo’n grote praktijk? Die vraagt om een serieuze aanpak op het gebied van samenwerken en IT. Dus sloot praktijkmanager Geralda de Vries zich in 2020 aan bij Jouster Huisartsen!

Samen met Arcus IT zorgde zij voor een succesvolle overstap naar de Moderne Werkplek, inclusief Microsoft 365 en Cloudtelefonie. Geralda deelt haar aanpak, de resultaten én advies voor andere praktijken met ons!

De rol van een praktijkmanager

Na de overgang naar één gebouw groeide het personeelsbestand van de locatie naar 36 mensen. En dat doet natuurlijk iets met de dynamiek en werkzaamheden. Ineens zijn er meer mensen om te managen, samenwerkingen om te stroomlijnen en IT-processen om te faciliteren.

Geralda: “En dat is niet waar de focus van een huisarts ligt, die wil gewoon met patiëntenzorg bezig zijn. Daarom ben ik er in 2020 bij gekomen als praktijkmanager. Ik heb een achtergrond als HR-adviseur, maar ook veel ervaring met IT, communicatie, veranderkunde en eerdere transities naar Microsoft 365. Dat kwam perfect van pas in deze rol.”

Overstap naar de Moderne Werkplek

Op het moment van binnenkomst, was de IT-basis in principe geregeld. “Er stonden prima pc’s, uitgerust met goede software, alleen draaide alles op een lokale server. Bij een eerdere werkgever ervaarde ik hoe fijn het is om in de Cloud te werken met Microsoft 365. Het maakt het werk van huisartsen en assistentes leuker en prettiger.

Je beschikt dan over één uniforme werkwijze, systemen die naadloos op elkaar aansluiten en informatie die altijd up-to-date is. Zo’n grote praktijk heeft dat gewoon echt nodig. Daarom wilde ik de overstap maken. Alleen hadden de medewerkers sinds 2018 al zoveel veranderingen meegemaakt, dat we besloten om het geleidelijk aan te doen.”

Hybride werken in de huisartspraktijk

De stip op de horizon stond vast: met de hele praktijk overgaan naar de Cloud en Microsoft 365, onder begeleiding van Arcus IT. “Dit moet je niet radicaal aanpakken, maar in kleine stappen uitbouwen. Vaak houden mensen simpelweg niet van verandering. Daarom begonnen we met hybride werken: deels op de server en deels in de Cloud.

We begonnen voorzichtig met een bibliotheek en intranet in de Cloud, met Sharepoint. Zo kon iedereen rustig wennen aan de nieuwe vorm van werken en ervaarden ze direct dat het écht prettig werkt, voordat we volledig overgingen. Dat creëert vertrouwen, zowel in mij als in de techniek. Mijn collega’s raakten gewend aan een ICT-minded praktijkmanager die snapt waar het over gaat. En precies dat heb je nodig voordat je een grote transitie maakt.”

Bedrijfspand Jouster Huisartsen

Overstap maken naar de Cloud en Microsoft 365

Niet alleen het hybride werken droeg bij aan een soepele transitie. Samen met Arcus IT zette Geralda ook flink in op adoptie. “Arcus IT gaf trainingen op locatie over Microsoft 365. En ik maakte interne trainingsvideo’s voor assistentes over het gebruik van Teams en SharePoint. We waren echt één team. We kregen altijd dezelfde mensen van Arcus over de vloer, waar mijn collega’s al hun vragen aan konden stellen.”

De voordelen van de Moderne Werkplek

Sinds april werkt Jouster Huisartsen volledig in de Cloud en met Microsoft 365. Wat levert het nu uiteindelijk op? “Om te beginnen sluiten alle applicaties goed op elkaar aan; van Teams en SharePoint tot Word en Excel. Samenwerken is zo veel makkelijker: dat doe je online in hetzelfde bestand via SharePoint, zonder meerdere versies te maken.

Alle bedrijfsinformatie is daardoor continu up-to-date. Ook communiceren we veel veiliger en helemaal AVG-proof. Binnen Teams chatten we nu in een beveiligde omgeving. Al met al werken we veel efficiënter dan voorheen. Je kunt zelfs thuis inloggen en daar werk oppakken.”

Telefonie in de Cloud

Geralda en haar collega’s werken nu niet alleen in de Cloud, ze bellen er ook mee. “Samen met Advitronics zijn alle telefoons vervangen door een Cloudbased variant. De volgende stap is het installeren van een wachtrij-assistent en een koppeling met Medicom.

Zo kunnen bellende patiënten ervoor kiezen om teruggebeld te worden, in plaats van te wachten aan de lijn. Via de koppeling met Medicom zien we direct welke patiënt er belt en kunnen we met één druk op de knop het dossier openen. Hierdoor verhogen we de bereikbaarheid én uiteindelijk ook het werkplezier van de assistenten.”

Tip: altijd flexibel blijven

Ging dan alles van een leien dakje gedurende de transitie? “Wanneer je daadwerkelijk aan de slag gaat met een nieuw systeem, stuit je altijd op uitdagingen. Zo kwamen we er al na twee dagen achter dat huisartsen werken met sjablonen van derde partijen die ze niet online kunnen openen.

Dus heeft Arcus IT een manier bedacht om dit toch verantwoord, lokaal te regelen. Ik vind het heel belangrijk bij dit soort voorvallen flexibel te blijven. Om zo ook de gebruiksvriendelijkheid te garanderen. Houd je stug vol aan jouw ideeën? Dan leidt dat uiteindelijk tot weerstand.”

Ervaring met Arcus IT

Geralda werkt door de gefaseerde uitrol van haar plan al een flinke tijd samen met Arcus IT. Hoe beviel dat? “De praktijken werkten al jaren samen met ICTaurus, dat onderdeel is geworden van Arcus IT. Ondanks dat het bedrijf na de overname groter werd, behielden wij onze vaste contactpersonen uit Sneek.

Zij komen veel bij ons over de vloer, waardoor ze meer als collega’s dan als een externe partij aanvoelen. We hebben goede gespreks- en sparringpartners aan ze. Daarom blijven we voor ze kiezen.”

Advies voor huisartsen

Door de jarenlange ervaring met IT-migraties is Geralda inmiddels een echte ervaringsdeskundige. Ze heeft dan ook wel wat tips voor je. “Vertrouw erop dat je mensen meegaan als jij de voordelen kunt bewijzen. Pak de migratie stapsgewijs aan. Zorg dat iedereen op jou kan rekenen én dat je samenwerkt met een goede IT-partner, die achter je staat en met je meedenkt. Zeker als je dit nooit eerder deed. De voordelen die het je oplevert, maken het de moeite waard.”

Wil jij met jouw huisartsenpraktijk ook overstappen naar de Cloud en het moderne werken? Onze specialisten helpen je graag! Neem hier contact met ons op.

Waarom je IT-beheer nodig hebt en wat er op het spel staat

IT is als de lucht die we inademen; overal aanwezig en we staan er niet vaak bij stil. Tenminste, totdat je meer werkplekken nodig hebt, je IT-omgeving veroudert óf wanneer de boel vastloopt. Dan pas voel je hoe cruciaal IT is voor je onderneming. Om ervoor te zorgen dat je IT zo vanzelfsprekend blijft als ademen, beheren wij het graag voor je. Maar welke zaken regelen we dan voor jou? Hoe pakken we dat aan? En wat moet jij zelf nog regelen? Je leest er alles over in dit blog.

Hoe werkt IT-beheer?

Wanneer je een dienst bij ons afneemt, is het mogelijk om dat én meer bij ons onder te brengen. Maar hoe ziet dat er dan uit? Als eerst bespreken we wat jouw wensen, prioriteiten en verwachtingen zijn én we inventariseren hoe jouw omgeving eruitziet. Met die informatie maken we een beheerplan, vragen we jou om ons toegang te geven tot jouw IT-omgeving en dan kunnen we van start. Al je systemen beheren we op afstand. Tenzij je hardware een storing heeft of een update behoeft, die niet op afstand kan. Dan werken we op locatie om zo de beveiligingsrisico’s te verminderen.

Welke IT kun je in beheer geven?

Dan is natuurlijk de vraag wat wij precies in beheer nemen. Dat kan heel erg uiteenlopen, maar we nemen in ieder geval het zogenoemde “fundament” in beheer. Dan doelen we op IT die je bij elk bedrijf tegenkomt en móét blijven draaien. Denk hierbij aan een e-mailomgeving, werkplekken, telefonie, netwerkverbindingen en hardware zoals een modem, router, firewall, switch en accesspoint. Deze zaken neem je vaak voor lief. Maar als ze uitvallen merk je dat het direct hoe afhankelijk je ervan bent. Daarom is het belangrijk om je IT te onderhouden.

Jij bent de regisseur van je IT-beheer

In ons IT-beheer zijn er geen verschillende “modules”. We richten het in op wat jij nodig hebt. Zo kunnen we focussen op primaire services zoals e-mail, Microsoft 365 en de firewalls. Maar we kunnen ook uitbreiden met printerupdates, gebruikersvragen en meer. Hoeveel uur je nodig hebt voor deze typen beheer? Daar is geen blauwprint voor.

Daarom werken wij met vaste bedragen per gebruiker en per component denk aan werkplekken, het netwerk, server en de telefonie. Heb jij een hele complexe omgeving, zoals bijvoorbeeld bij industriebedrijven? Dan horen locatiebezoeken er vaak bij en dat gaat op nacalculatie.

Veel beheer bij oude systemen

Wanneer is het verstandig om IT-beheer uit te besteden? Dat kan verschillende redenen hebben: het is jou de tijd niet waard, de kennis mist intern of de IT is simpelweg te complex om het zelf te kunnen. Wanneer er sprake is van een erg complex netwerk is het slim om meer uren aan IT-beheer in te schakelen. Dat biedt namelijk de ruimte om gebruikersvragen, veeleisend onderhoud bij ons neer te leggen en om periodiek op locatie te komen om systemen na te lopen.

IT-beheer en applicaties van derde partijen

Kunnen wij dan alles in beheer nemen? Nou, niet helemaal. Wij beheren doorgaans geen derdepartij-applicaties. Tenzij het een applicatie is uit branches waarin wij specialiseren: accountancy, eerstelijnszorg en zorginstellingen. Met applicaties zoals, HIS, AFAS en CaseWare kunnen wij door al onze ervaring inmiddels goed mee overweg.

Hierbinnen kunnen we updates voor je uitvoeren en ook best wat problemen oplossen. Maar als het complexer wordt of als jij met applicaties werkt waar wij weinig ervaring mee hebben, dragen we het over aan de ontwikkelaar. Wel treden we graag voor je op als tussenpersoon. Van IT’er tot IT’er praten, is toch altijd wat makkelijker.

Wat moet je zelf doen aan beheer?

Wij kunnen dus veel voor je doen, maar waar moet je zelf nog om denken? Dat zijn eigenlijk twee zaken: downtime en security. Laten we beginnen bij downtime. Als wij updates doorvoeren, onderbreekt dat soms de productie. Wij snappen helemaal dat dit vervelend is en dat er eigenlijk nooit een goed moment is voor downtime. Maar wacht je te lang met updaten? Dan verouderen je systemen en neem je veiligheids- en continuïteitsrisico’s. Verouderde software kan namelijk uitvallen. Als je daardoor geen productie kunt draaien, is dat een dure grap.

Beheer en security

Daarmee komen we ook direct bij het tweede punt: security. Hoeveel beheer je ook afneemt en hoe vaak je ook updatet; je loopt alsnog risico op cyberaanvallen en datalekken. Daarom is het erg verstandig om naast beheer ook securityscans af te nemen. Voer phishingcampagnes uit, controleer al je diensten en apparaten op kwetsbaarheden en zorg voor bewustwording onder je medewerkers. Want alleen zo blijft je netwerk veilig. Benieuwd hoe dat werkt? Lees hier hoe wij een securityscan uitvoeren.

IT-beheer aanvragen

Ben je benieuwd wat er voor jou mogelijk is op het gebied van IT-beheer? Neem dan contact met ons op via info@arcusit.nl.