Arcus IT voor accountancy, zorg, advocatuur, MKB en retail

Juiste stuurinformatie is voor jouw zorginstelling van cruciaal belang. Want alleen daarmee bied je de hoge druk, krimpende budgetten en overbelaste wijkteams adequaat het hoofd. Is de stuurinformatie toch niet correct? Dan maak je zomaar de verkeerde beslissing, waar het budget, de zorg of het wijkteam acuut onder lijdt.  

Stuurinformatie en het informatiehuis 

Accurate stuurinformatie krijg je alleen als je zogeheten informatiehuis gezond is. Daarmee bedoelen we dat elke afdeling op een goede manier informatie verwerkt, interpreteert en doorgeeft. Het werkt dus handig om al je afdelingen, softwaresystemen, ICT en meer in te beelden als één huis waarin alles met elkaar samenhangt. In dat huis vind je verschillende kamers zoals ‘HRM’, ‘ECD en zorgsystemen’ en ‘zorg contracteren en leveren’ die allemaal hun rol spelen in de informatievoorziening.  

Onbetrouwbare stuurinformatie

Functioneren bepaalde kamers niet? Dan geeft dit een sneeuwbaleffect. Werkt het ECD bijvoorbeeld suboptimaal, kost het veel tijd en wordt informatie niet volledig ingevoerd? Dan levert dit onbetrouwbare data op. En dat heeft ook weer gevolgen heeft voor de besluitvorming binnen je zorgorganisatie. Zo verspreidt de ‘rot’ zich door het informatiehuis.  
 
Maar hoe voorkom je dit? Door elke spreekwoordelijke kamer van jouw informatiehuis langs te lopen. Wat is de staat van de informatievoorziening en waar schort het nog aan? Nu klinkt dat misschien als een flinke klus, maar elke kleine verbetering betaalt zich uit. Pak het ook stapsgewijs aan, niet alles hoeft tegelijkertijd. 

Stuurinformatie verbeteren

Voordat je gaat bouwen aan je informatiehuis, breng je eerst per kamer in kaart hoe het ervoor staat met jouw informatievoorziening. Dat doe je met een nulmeting. Wat is de huidige stand van zaken? Is de dataverzameling bij HR misschien veel beter op orde dan bij de afdeling Financiën? Dan weet je waar verbeteringen het meeste effect hebben. 

Zo check je de kwaliteit van jouw stuurinformatie

Van alle kamers stel je vervolgens een inventaris op en analyseer je wat je tegenkomt. Bekijk daarbij deze elementen:  

1. ICT 
Hoe ziet de technische infrastructuur van deze kamer eruit? Zijn de verbindingen met andere afdelingen goed? Is er iets nodig om de systemen beter te ondersteunen?  
 
2. Systemen 
Welke systemen worden er gebruikt? Welke informatie wordt erin vastgelegd? Welke interfaces bestaan er tussen de verschillende systemen? Kijk ook scherp in hoeverre de gebruikte systemen de bedrijfsprocessen in deze kamer goed ondersteunen.  
 
3. Bedrijfsvoering 
Kijk kritisch naar de bedrijfsprocessen, hoe zien die eruit en hoe hangen ze samen? Wat is de rol van data in die processen? Hoe wordt informatie opgeslagen en geraadpleegd, loopt dat proces soepel? Aan welke data is potentieel behoefte?  
 
4. Analyse 
Worden er in deze kamer analyses gemaakt, of stuurinformatie ontsloten? Hoe loopt dat proces, hoe actueel en betrouwbaar zijn de data?  

Wat deze exercitie je oplevert  

Nu weet je voor elke kamer hoe data wordt opgeslagen, welke data benodigd is voor het bedrijfsproces en hoe de IT dat ondersteunt. Wanneer je de nulmeting hebt voltooid, kun je feilloos de pijnpunten aanwijzen. Vraag jezelf maar eens af: is het niveau van je informatiehuis in elke kamer gelijk? Waarschijnlijk niet. Of is er in een bepaalde kamer enorme behoefte aan data, maar ondersteunt de IT dat niet? Of is er best veel data beschikbaar, maar is het proces van analyse omslachtig?  

Je weet nu precies waar je inspanningen voor verbetering het meeste resultaat opleveren. Zo maak je grote stappen en verbeter je gericht je informatiehuis. En over een poosje doe je deze meting nog een keer. Dan leg je de uitkomsten naast elkaar, zie je precies waar je verbeteringen hebt geboekt én hoe je daar nu de vruchten van plukt.  

Kwaliteitscheck van stuurinformatie gedaan, en nu?  

Lukt het je om zelf het informatiehuis in kaart te brengen? En kun je de bevindingen goed op waarde schatten en kansen inventariseren? Dat kan nog weleens lastig zijn. Onze ervaren deskundigen zijn hier vertrouwd mee en halen er vast nog meer uit dan jij zelf. Meer weten? We helpen je graag! Neem contact met ons op via info@arcusit.nl. 

Juiste stuurinformatie is voor jouw zorginstelling van cruciaal belang. Want alleen daarmee bied je de hoge druk, krimpende budgetten en overbelaste wijkteams adequaat het hoofd. Is de stuurinformatie toch niet correct? Dan maak je zomaar de verkeerde beslissing, waar het budget, de zorg of het wijkteam acuut onder lijdt.  

Stuurinformatie en het informatiehuis 

Accurate stuurinformatie krijg je alleen als je zogeheten informatiehuis gezond is. Daarmee bedoelen we dat elke afdeling op een goede manier informatie verwerkt, interpreteert en doorgeeft. Het werkt dus handig om al je afdelingen, softwaresystemen, ICT en meer in te beelden als één huis waarin alles met elkaar samenhangt. In dat huis vind je verschillende kamers zoals ‘HRM’, ‘ECD en zorgsystemen’ en ‘zorg contracteren en leveren’ die allemaal hun rol spelen in de informatievoorziening.  

Onbetrouwbare stuurinformatie

Functioneren bepaalde kamers niet? Dan geeft dit een sneeuwbaleffect. Werkt het ECD bijvoorbeeld suboptimaal, kost het veel tijd en wordt informatie niet volledig ingevoerd? Dan levert dit onbetrouwbare data op. En dat heeft ook weer gevolgen heeft voor de besluitvorming binnen je zorgorganisatie. Zo verspreidt de ‘rot’ zich door het informatiehuis.  
 
Maar hoe voorkom je dit? Door elke spreekwoordelijke kamer van jouw informatiehuis langs te lopen. Wat is de staat van de informatievoorziening en waar schort het nog aan? Nu klinkt dat misschien als een flinke klus, maar elke kleine verbetering betaalt zich uit. Pak het ook stapsgewijs aan, niet alles hoeft tegelijkertijd. 

Stuurinformatie verbeteren

Voordat je gaat bouwen aan je informatiehuis, breng je eerst per kamer in kaart hoe het ervoor staat met jouw informatievoorziening. Dat doe je met een nulmeting. Wat is de huidige stand van zaken? Is de dataverzameling bij HR misschien veel beter op orde dan bij de afdeling Financiën? Dan weet je waar verbeteringen het meeste effect hebben. 

Zo check je de kwaliteit van jouw stuurinformatie

Van alle kamers stel je vervolgens een inventaris op en analyseer je wat je tegenkomt. Bekijk daarbij deze elementen:  

1. ICT 
Hoe ziet de technische infrastructuur van deze kamer eruit? Zijn de verbindingen met andere afdelingen goed? Is er iets nodig om de systemen beter te ondersteunen?  
 
2. Systemen 
Welke systemen worden er gebruikt? Welke informatie wordt erin vastgelegd? Welke interfaces bestaan er tussen de verschillende systemen? Kijk ook scherp in hoeverre de gebruikte systemen de bedrijfsprocessen in deze kamer goed ondersteunen.  
 
3. Bedrijfsvoering 
Kijk kritisch naar de bedrijfsprocessen, hoe zien die eruit en hoe hangen ze samen? Wat is de rol van data in die processen? Hoe wordt informatie opgeslagen en geraadpleegd, loopt dat proces soepel? Aan welke data is potentieel behoefte?  
 
4. Analyse 
Worden er in deze kamer analyses gemaakt, of stuurinformatie ontsloten? Hoe loopt dat proces, hoe actueel en betrouwbaar zijn de data?  

Wat deze exercitie je oplevert  

Nu weet je voor elke kamer hoe data wordt opgeslagen, welke data benodigd is voor het bedrijfsproces en hoe de IT dat ondersteunt. Wanneer je de nulmeting hebt voltooid, kun je feilloos de pijnpunten aanwijzen. Vraag jezelf maar eens af: is het niveau van je informatiehuis in elke kamer gelijk? Waarschijnlijk niet. Of is er in een bepaalde kamer enorme behoefte aan data, maar ondersteunt de IT dat niet? Of is er best veel data beschikbaar, maar is het proces van analyse omslachtig?  

Je weet nu precies waar je inspanningen voor verbetering het meeste resultaat opleveren. Zo maak je grote stappen en verbeter je gericht je informatiehuis. En over een poosje doe je deze meting nog een keer. Dan leg je de uitkomsten naast elkaar, zie je precies waar je verbeteringen hebt geboekt én hoe je daar nu de vruchten van plukt.  

Kwaliteitscheck van stuurinformatie gedaan, en nu?  

Lukt het je om zelf het informatiehuis in kaart te brengen? En kun je de bevindingen goed op waarde schatten en kansen inventariseren? Dat kan nog weleens lastig zijn. Onze ervaren deskundigen zijn hier vertrouwd mee en halen er vast nog meer uit dan jij zelf. Meer weten? We helpen je graag! Neem contact met ons op via info@arcusit.nl. 

Digitaliseren, moderniseren, innoveren: daar staat toch iedereen om te springen? Dat zou je zeggen, ja. Toch merken veel bedrijven dat de bottleneck bij modernisering lang niet altijd bij geld ligt, maar vaker bij de mensen. Onvoldoende communicatie, gebrek aan training, onkunde en onbegrip leiden tot weerstand. Hierdoor worden nieuwe functionaliteiten niet goed opgepikt en kan er shadow IT ontstaan. Kun je dit voorkomen? Jazeker, met een gedegen adoptietraject krijg je eigenlijk iedereen mee. Hoe dit werkt, lees je hier.

Het belang van een IT-adoptietraject

Eerst even een stap terug: waarom blijven digitaliseringsprojecten vaak steken bij je mensen? Doordat je hen niet betrekt bij het proces en mogelijk onderschat je ook de digivaardigheid van een aantal mensen. Je moet je mensen altijd vragen naar hun ideeën, ze laten meedenken en hun werkwijze en mogelijke belemmeringen onderzoeken. En als medewerkers niet heel digivaardig zijn, moet je hen extra uitleg, training en nazorg bieden. Doe je deze dingen niet? Dan haken ze af en krijg je weerstand.  

Geen adoptietraject? Shadow IT

Wat het geval ook is in jouw bedrijf, in beide gevallen kan er shadow IT ontstaan. Dit zijn workarounds die mensen om de centraal geregelde IT heen maken. Dus stap jij bijvoorbeeld over op de Cloud zonder al te veel uitleg? Dan zetten je medewerkers veel van wat ze nodig hebben gewoon weer lokaal, wat veiligheidsrisico’s oplevert. Zij doen dit omdat ze het niet eens zijn met de nieuwe manier van werken of omdat ze de nieuwe manier simpelweg niet in de vingers krijgen. Dat wil je niet en dáárom zet je een adoptietraject in.  

Stap 1: Struikelblokken ontdekken tijdens adoptie

En dat traject begint al ver voor de implementatie. Je moet namelijk zo vroeg mogelijk weten hoe de nieuwe functionaliteiten het werkproces veranderen en hoe ingrijpend de veranderingen zijn voor je mensen. Ook is het belangrijk eventuele struikelblokken voor medewerkers te onderzoeken. Om dit bloot te leggen, begin je met een inventarisatiefase. Hierbij kijk je naar het werk dat mensen doen, hoe digivaardig ze zijn en hoe de onderlinge banden liggen. Daaruit maak je op hoe ze op dit moment in hun werk staan, wat hun ervaringen zijn met eerdere veranderingen en hoe ze tegen de koers van het bedrijf aankijken.  

Stap 2: Medewerkers betrekken bij adoptie

Na de inventarisatiefase kom je aan bij de visie- en strategiefase. Hierin delen we de verzamelde input met stakeholders en key users, de early adopters in je bedrijf, en samen bedenk je een plan van aanpak. Dit werk je verder uit in een succesplan en daar komen het communicatie- en trainingsplan uit voort.  

In het communicatieplan bereid je de veranderingen voor, communiceer je naar de medewerkers wat het nut van de verandering is voor het bedrijf én voor henzelf. En je legt vast hoe je hen gaat trainen in een trainingsplan. De communicatie naar medewerkers toe pak je als eerst op, omdat je medewerkers vroegtijdig bij het proces wilt betrekken. Niet in het minst omdat je tijdens die gesprekken de wensen en ideeën van medewerkers zelf ophaalt. Hoe meer input, des te beter de implementatie.  

Stap 3: Scouten en trainen van key-users

Een ander belangrijk onderdeel van een adoptietraject is dus het vinden van key-users. Dit zijn medewerkers die affiniteit hebben met IT, kritisch zijn en een invloedrijke functie hebben op de werkvloer. Deze mensen vind je natuurlijk al tijdens de inventarisatiefase en de gesprekken over de verandering. Maak van deze medewerkers ambassadeurs én train hen in de nieuwe techniek. Zo kunnen zij na de implementatie andere medewerkers een steuntje in de rug geven.  

Stap 4: Nazorg na afloop van het IT-adoptietraject

Het adoptietraject stopt niet op het moment dat de implementatie is voltooid. Na de implementatie voer je het trainingsplan uit en maak je iedereen wegwijs in de nieuwe techniek. Ook kun je nazorg regelen in de vorm van een helpdesk of floorwalker die nog een tijdje meekijkt en direct aanspreekbaar is voor mensen met vragen. Zo voorkom je dat mensen op zoek gaan naar die workaround en dat er shadow IT ontstaat.  

Valkuilen bij een IT-adoptietraject

Na het adoptietraject is het merendeel van de medewerkers thuis in de nieuwe techniek. Mits je niet in een van de drie valkuilen trapt. Wat wij nog weleens mis zien gaan, is:  

1. Dat bedrijven pas bij de implementatie een adoptietraject starten of aanvragen. Als je dat doet, voelen medewerkers zich niet serieus genomen en is het adoptietraject niet meer dan een “traininkje”.  

2. Het onderschatten van medewerkers. Hoe serieuzer je naar hen luistert, hoe beter je de inrichting van de nieuwe techniek kunt afstemmen.  3. Het overslaan van de nazorg. Kennis ebt snel weer weg, zeker bij zaken die je mensen niet elke dag doen. Daar moet je dus scherp opblijven, zodat ze niet in oude patronen vervallen. 

Schakel een adoptie-expert in

Sta jij voor een verandering in je IT? En kun je wel wat hulp gebruiken bij de adoptie en implementatie? Trek gerust bij ons aan de bel. Dan zet één van onze adoptie-experts een gedegen adoptietraject met jou op poten; van voorgesprekken tot nazorg en alles er tussenin. Alleen met een doordacht IT-adoptietraject zorg je voor een zachte landing van de nieuwe techniek en wil iedereen digitaliseren, moderniseren en innoveren! 

Registratiedruk in de zorg verlichten: zó doe je dat!
Wist je dat 87% van de zorgmedewerkers voor hun vak kozen, omdat ze energie krijgen van administratie? Nee, natuurlijk niet. En toch gaat een schrikbarend deel van de werktijd hieraan op. Patiëntgegevens worden tot in het kleinste detail vastgelegd, in allerlei systemen en documenten. 

Dit is voor de digivaardige groep al geen pretje, dus voor de digibeet al helemaal niet. Maar uiteindelijk doet élke zorgmedewerker uiteraard liever iets anders: zorgen. Voor mensen. Laten we daarom zoveel mogelijk tijd vrijmaken voor dat wat belangrijk is. Lees in dit artikel hoe je de registratiedruk in de zorg verlicht!

Kwaliteit patiëntenzorg
In vergelijking met de rest van de wereld is de Nederlandse gezondheidszorg natuurlijk van hoge kwaliteit. In 2021 behoorden we zelfs tot de best presterende landen wereldwijd, samen met Noorwegen en Australië. Maar demografische veranderingen stellen steeds hogere eisen aan de zorgsector. Denk hierbij aan de bevolkingsgroei, leeftijdsopbouw, gezondheid en leefstijl.

 Dit is voelbaar in de hele zorgsector. Daarnaast staan verontrustende ontwikkelingen de kwaliteit van patiëntenzorg in de weg. Zoals stijgende patiëntaantallen met een complexe zorgvraag, groeiende personeelstekorten én – je verwachtte het waarschijnlijk al – de bekende registratiedruk.

TIP: Ontdek de 5 grootste IT-valkuilen voor jouw zorginstelling!

Registratiedruk
Die laatste ontwikkeling – registratiedruk – kunnen wij gelukkig verlichten. En dat is maar goed ook. Want elke handeling die een zorgprofessional uitvoert, moet tegenwoordig worden vastgelegd. Zo staan werkelijk álle patiëntgegevens in het EPD (Elektronisch Patiënten Dossier) en andere digitale systemen en documenten. Het invoeren is vaak een enorme uitdaging, zeker voor zorgmedewerkers met beperkte digivaardigheden.

De registratieplicht vraagt hen continu te werken met verschillende programma’s, bestanden en mappen. Al die communicatiekanalen liggen ook nog eens digitaal verspreid. Zo wordt er bijvoorbeeld veel gewerkt vanuit groepen in Microsoft Teams, waaraan bepaalde mappenstructuren zijn verbonden, die óók weer in SharePoint staan. En dan hebben we het nog niet eens gehad over een eventuele C-schijf, OneDrive en ga zo maar door.

Digivaardigheid
Het gevolg? Zorgmedewerkers weten logischerwijs niet meer welke documenten waar staan opgeslagen, waar ze bepaalde informatie vinden of hoe ze specifieke patiëntgegevens invullen. Laat staan dat ze weten hoe de beveiliging hiervan werkt.

Dit kost niet alleen veel tijd – en daarmee ook geld – maar zorgt ook voor securityrisico’s en levert bovenal frustratie op, verlaagt het werkgeluk én benadeelt de zorgkwaliteit. Daarom is het in ieder geval slim om de digivaardigheid binnen jouw zorgorganisatie continu te meten en te verbeteren.

Moderne werkplek
Maar je kunt digitaal werken ook in één klap eenvoudiger maken: met een moderne, online zorgwerkplek! Op basis van jarenlange ervaring en nauwe samenwerking met vele zorginstellingen stelden wij een complete werkplek samen. Hierin zijn álle aspecten opgenomen waar jouw zorgmedewerkers om vragen. Van e-mail tot zorgapplicaties en van devices tot het intranet. Oftewel: nooit meer zoeken naar de juiste plek om data te registreren!

We richten de moderne werkplek netjes voor je in en op basis van je functierol krijg je de juiste bevoegdheden. Geen wirwar van bestanden in SharePoint, wél een overzichtelijke bestandsstructuur. Vanuit één centraal dashboard werk je volledig in de Cloud én al je applicaties werken slim samen. Dus dezelfde data keer op keer registreren in verschillende systemen? Niet meer nodig!

Interessant voor jouw zorginstelling? Lees snel verder over onze moderne zorgwerkplek en neem gerust contact op bij vragen.

TIP: Lees ook hoe we voor Stichting Nusantara een complete Microsoft 365-omgeving creëerden.

IT is als de lucht die we inademen; overal aanwezig en we staan er niet vaak bij stil. Tenminste, totdat je meer werkplekken nodig hebt, je IT-omgeving veroudert óf wanneer de boel vastloopt. Dan pas voel je hoe cruciaal IT is voor je onderneming. Om ervoor te zorgen dat je IT zo vanzelfsprekend blijft als ademen, beheren wij het graag voor je. Maar welke zaken regelen we dan voor jou? Hoe pakken we dat aan? En wat moet jij zelf nog regelen? Je leest er alles over in dit blog. 

Hoe werkt IT-beheer?

Wanneer je een dienst bij ons afneemt, is het mogelijk om dat én meer bij ons onder te brengen. Maar hoe ziet dat er dan uit? Als eerst bespreken we wat jouw wensen, prioriteiten en verwachtingen zijn én we inventariseren hoe jouw omgeving eruitziet. Met die informatie maken we een beheerplan, vragen we jou om ons toegang te geven tot jouw IT-omgeving en dan kunnen we van start. Al je systemen beheren we op afstand. Tenzij je hardware een storing heeft of een update behoeft, die niet op afstand kan. Dan werken we op locatie om zo de beveiligingsrisico’s te verminderen.  

Welke IT kun je in beheer geven?

Dan is natuurlijk de vraag wat wij precies in beheer nemen. Dat kan heel erg uiteenlopen, maar we nemen in ieder geval het zogenoemde “fundament” in beheer. Dan doelen we op IT die je bij elk bedrijf tegenkomt en móét blijven draaien. Denk hierbij aan een e-mailomgeving, werkplekken, telefonie, netwerkverbindingen en hardware zoals een modem, router, firewall, switch en accesspoint. Deze zaken neem je vaak voor lief. Maar als ze uitvallen merk je dat het direct hoe afhankelijk je ervan bent. Daarom is het belangrijk om je IT te onderhouden.  

Jij bent de regisseur van je IT-beheer

In ons IT-beheer zijn er geen verschillende “modules”. We richten het in op wat jij nodig hebt. Zo kunnen we focussen op primaire services zoals e-mail, Microsoft 365 en de firewalls. Maar we kunnen ook uitbreiden met printerupdates, gebruikersvragen en meer. Hoeveel uur je nodig hebt voor deze typen beheer? Daar is geen blauwprint voor.  

Daarom werken wij met vaste bedragen per gebruiker en per component denk aan werkplekken, het netwerk, server en de telefonie. Heb jij een hele complexe omgeving, zoals bijvoorbeeld bij industriebedrijven? Dan horen locatiebezoeken er vaak bij en dat gaat op nacalculatie.  

Veel beheer bij oude systemen

Wanneer is het verstandig om IT-beheer uit te besteden? Dat kan verschillende redenen hebben: het is jou de tijd niet waard, de kennis mist intern of de IT is simpelweg te complex om het zelf te kunnen. Wanneer er sprake is van een erg complex netwerk is het slim om meer uren aan IT-beheer in te schakelen. Dat biedt namelijk de ruimte om gebruikersvragen, veeleisend onderhoud bij ons neer te leggen en om periodiek op locatie te komen om systemen na te lopen.   

IT-beheer en applicaties van derde partijen

Kunnen wij dan alles in beheer nemen? Nou, niet helemaal. Wij beheren doorgaans geen derdepartij-applicaties. Tenzij het een applicatie is uit branches waarin wij specialiseren: accountancy, eerstelijnszorg en zorginstellingen. Met applicaties zoals, HIS, AFAS en CaseWare kunnen wij door al onze ervaring inmiddels goed mee overweg.  

Hierbinnen kunnen we updates voor je uitvoeren en ook best wat problemen oplossen. Maar als het complexer wordt of als jij met applicaties werkt waar wij weinig ervaring mee hebben, dragen we het over aan de ontwikkelaar. Wel treden we graag voor je op als tussenpersoon. Van IT’er tot IT’er praten, is toch altijd wat makkelijker.  

Wat moet je zelf doen aan beheer?

Wij kunnen dus veel voor je doen, maar waar moet je zelf nog om denken? Dat zijn eigenlijk twee zaken: downtime en security. Laten we beginnen bij downtime. Als wij updates doorvoeren, onderbreekt dat soms de productie. Wij snappen helemaal dat dit vervelend is en dat er eigenlijk nooit een goed moment is voor downtime. Maar wacht je te lang met updaten? Dan verouderen je systemen en neem je veiligheids- en continuïteitsrisico’s. Verouderde software kan namelijk uitvallen. Als je daardoor geen productie kunt draaien, is dat een dure grap.  

Beheer en security

Daarmee komen we ook direct bij het tweede punt: security. Hoeveel beheer je ook afneemt en hoe vaak je ook updatet; je loopt alsnog risico op cyberaanvallen en datalekken. Daarom is het erg verstandig om naast beheer ook securityscans af te nemen. Voer phishingcampagnes uit, controleer al je diensten en apparaten op kwetsbaarheden en zorg voor bewustwording onder je medewerkers. Want alleen zo blijft je netwerk veilig. Benieuwd hoe dat werkt? Lees hier hoe wij een securityscan uitvoeren.  

IT-beheer aanvragen

Ben je benieuwd wat er voor jou mogelijk is op het gebied van IT-beheer? Neem dan contact met ons op via info@arcusit.nl. 

Problemen met inloggen in een belangrijke zorgapplicatie, een haperend alarmsysteem of een digitaal boekhoudpakket met storingen. Stel je eens voor dat je voor al deze IT-problemen één vast aanspreekpunt hebt. Zodat al jouw zorgcollega’s precies weten wie zij moeten bellen én direct weer aan het werk kunnen? Het kan, met de IT-regisseur voor de zorg.

Regie over jouw ketenpartners

De IT-regisseur brengt in korte tijd de IT-basis in jouw zorginstelling op orde, neemt de regie over al jouw ketenpartners en is het vaste aanspreekpunt voor al jouw vragen over applicaties, integraties, storingen en meer. Zo breng je niet alleen de rust terug in je organisatie, maar bespaar je ook flink wat tijd. Hoe dit precies in zijn werk gaat? Kijk het terug in ons webinar van 2 februari 2023  

Zorggroep Liante en de IT-regisseur  

In ons webinar vertellen we je niet alleen alles wat je moet weten over de IT-regisseur, we duiken óók dieper in de case van Zorggroep Liante. Deze Friese zorginstelling gelooft erin dat zorg leveren haar expertise is, en niét het beheren van IT. Daarom schakelden zij voor dit laatste de IT-regisseur in.   

Hoe Liante weer regie kreeg op de IT, wat deze samenwerking voor hen betekent én hoe zij dit ervaren, hoor je allemaal in ons webinar. Kijk hier het webinar terug!  

Herken jij deze situatie in jouw zorginstelling? Je ontdekt bijvoorbeeld een slim medicijndoosje wat het werk van je zorgpersoneel een stuk makkelijker gaat maken. Je gaat met leveranciers om tafel, wikt en weegt en na weken van overleg kies je er een. Je rolt ‘m uit en dan: niks. De zorgmedewerkers laten het links liggen en houden vast aan hun eigen werkwijze. Zo spoel je duizenden euro’s door het riool. Hoe komt dit? En hoe voorkom je het? Wij helpen je uit de brand in deze blog. 

Zorgmedewerkers vs. technologie

Vaak liggen er twee problemen ten grondslag aan dit soort situaties. Als eerst hebben zorgmedewerkers een moeilijke verstandhouding met IT en domotica. Zij kozen hun vak om voor mensen te zorgen. Maar ineens zijn ze druk met het EPD, het aanvullen van cliëntendossiers en het besturen van domotica. En dat terwijl zorgmedewerkers vaak al weinig affiniteit hebben met techniek. Bij de een komt dat door de leeftijd, de ander is er onwennig mee en de volgende werkt gewoon liever met de handen. Dus als er dan nóg iets nieuws bijkomt, levert dat stress op en leidt het tot frustraties.  

Beslissingen van bovenaf

Daarnaast is het meestal zo dat zorgpersoneel niet wordt betrokken bij het uitzoeken of de uitrol van nieuwe IT of domotica. De IT-manager of het bestuur kiest hiervoor. Met de beste bedoelingen, laten we dat vooropstellen. Maar voor de zorgmedewerker voelt het als een plotselinge beslissing, die door mensen van “bovenaf” op wordt gelegd. Mensen die niet weten hoe het is om “op de werkvloer te staan”. Dit leidt tot weerstand wanneer ze weer met een nieuwe techniek moeten werken.  

Tip 1: een adoptietraject

Hoe voorkom je dan die frustraties en weerstand? Door zorgpersoneel vanaf het eerste moment bij de aanschaf van bijvoorbeeld het slimme medicijndoosje te betrekken. Dit doe je met een adoptietraject. Start heel simpel met interviews. Spreek je medewerkers over hoe ze de interactie met techniek nu ervaren én inventariseer de verschillende gebruikerspersona’s.  

Hierbij categoriseer je je personeel bijvoorbeeld op basis van digivaardigheid, bereidheid om met nieuwe technieken te werken en behoeftes. Zo ontdek je met welke groepen je te maken hebt, en kun je de communicatie en aanpak rondom het slimme medicijndoosje hierop afstemmen. Zoek tijdens de interviews ook naar mensen die wél affiniteit hebben met IT en domotica: de zogenaamde key users.  

Key users en training

Vraag hen om het slimme medicijndoosje uit te proberen, om zo samen bugs en problemen op te lossen, voordat je het officieel uitrolt. Zo voorkom je dat elke zorgmedewerker met kinderziektes te maken krijgt. Ontwikkel vervolgens een communicatie- en trainingsstrategie waarin je bepaalt hoe je de nieuwe techniek aan de man gaat brengen en hoe je jouw mensen hierin wilt opleiden. Dan is het tijd voor de test- en implementatiefase. En als laatst train je íédereen in het gebruik van het slimme medicijndoosje en zorg je ervoor dat er ook na de implementatie ruimte is voor hulpvragen.  

Tip 2: technologie aankopen met key users

Een adoptietraject is een grote onderneming. Vaak doe je dit in samenwerking met je IT- of domotica-partner en dat kost dus ook aardig wat geld. Daarom tippen we je ook nog een sluiproute. Heb je je oren gespitst? De key users die we hierboven noemden, kun je ook al betrekken bij de aankoop van het slimme medicijndoosje. Laat hen de verschillende opties uitproberen en de knoop doorhakken. Dan heb je vanaf het begin medestanders “op de werkvloer”, die de anderen over de streep trekken. Het is wel verstandig om vervolgens de andere zorgmedewerkers te trainen in de nieuwe techniek, maar zo sla je toch een hoop stappen over. 

Neem contact op

Wil je meer weten over het opzetten van een adoptietraject? Of advies over hoe je key users bij de aankoop betrekt? Neem dan gerust contact met ons op via newbusiness@arcusit.nl of 088 058 59 10. We helpen je graag verder! 

De apothekerswereld stevent af op een pittige tijd. Niet alleen blijft het personeelstekort onvermoeid oplopen, ook de marges worden in het volgende jaar nóg kleiner. Terwijl het leven alsmaar duurder wordt. Meer doen met dezelfde mensen was daarom nog nooit zo belangrijk. Hierbij spelen efficiënt ingerichte en samenwerkende apotheken een belangrijke rol.  

En hoe bereik je efficiëntie nu beter dan met ICT? Roelof Kok, eigenaar van tien apotheken én koploper op het gebied van ICT in de eerstelijnszorg vertelt hoe hij Microsoft 365 inzet om de grote uitdagingen van 2023 het hoofd te bieden. 

Infrastructuur op orde  

Roelof is betrokken bij apotheken door heel Nederland, onder andere in Leiden en Den Haag. Roelof: “Voorheen was ik ook actief als apotheker, maar daar ben ik sinds kort mee gestopt. Nu geef ik mijn tijd het liefst uit aan het optimaliseren van de ICT. Daar ben ik altijd al fan van geweest. Je infrastructuur moet gewoon op orde zijn, anders kan niemand productief werken. Gedoe met ICT kost tijd die we op dit moment niet hebben. Ik denk na over uitbreidingen en financieringen en bespreek de ontwikkelingen met collega’s.”  

Uitdagingen apothekersbranche in 2023

Volgens Roelof wordt de lijst met uitdagingen voor de branche in het nieuwe jaar nog een stuk langer dan nu. “We hebben al te maken met het personeelstekort en krimpende marges. Hier komen ook de stijgende energieprijzen en overbelastte huisartsen bij, wat de samenwerking tussen de praktijk en de apotheek verslechtert. Daarnaast is vitamine D uit het basispakket gehaald, wat flinke gevolgen heeft voor apothekers. En da’s nog niet alles. Tuurlijk wordt het een pittig jaar, maar ik zie het juist als een interessante uitdaging. We moeten zo efficiënt mogelijk werken en tegelijkertijd cliënten op de beste manier helpen.”  

Samenwerkende apotheken

Eén manier om efficiënter te werken in de apotheek is om een apothekersgroep te vormen. Zo ook de apotheken van Roelof. “Omdat de budgetten in de apotheek tegenwoordig écht niet ruim genoeg zijn, moet je kostenbesparing ergens anders vandaan halen: je proces. En dat lukt je alleen als je samenwerkt. Zo verdeel je de workload gelijk over alle aangesloten apotheken. En voorkom je dat het in de ene apotheek overstroomt terwijl er in de andere apotheek tijd over is. Dat is ook nog eens gezelliger, want je spreekt veel meer mensen en werkt nog meer samen in groepsverband.”  

Microsoft 365 in apothekersgroepen

Ook ICT speelt een grote rol in de strijd tegen alle uitdagingen. “Iedere apotheek wil digitaliseren, maar doet dit op zijn eigen tempo. Wil je volgend jaar je hoofd boven water houden? Dan heb je eigenlijk geen keuze. Gelukkig biedt Microsoft 365 een goede oplossing. Omdat het een vervolg is op Microsoft Office kent iedereen de basis wel en dus is het eenvoudig te gebruiken. Bij ons werkt iedere apotheek ermee. Door online samen te werken in tools als Teams, Outlook en OneDrive kun je eenvoudiger werk verdelen over verschillende locaties. Een belangrijke vereiste voor samenwerkende apotheken. Je werkt met Microsoft 365 gewoon slimmer en efficiënter.”  

Voordelen Microsoft 365 in de apotheek

Klinkt goed, slimmer en efficiënter samenwerken met Microsoft 365. Maar wat wordt er dan precies bedoeld? “Je ontvangt recepten bijvoorbeeld digitaal in plaats van via de fax. En je werkt met één gedeelde mailbox en agenda voor assistentes, die zij gezamenlijk beantwoorden en bijhouden.  

Maar ook thuiswerken is zo mogelijk. Heb je een collega die in de knoop komt met de kinderen en de opvang? Dan kan die collega vanuit huis e-mails verwerken of recepten goedkeuren voor meerdere locaties. En ondertussen goed communiceren met collega’s in de apotheek. Vergaderingen met meerdere apothekers heb je dan weer eenvoudig online via Teams. En zo kan ik nog wel even doorgaan.” 

De rol van de IT-leverancier

De uitdaging zit ‘m dus niet in het gebruiken van Microsoft 365 in de apotheek. Waar zit de crux dan? “In de inrichting, omdat er enorm veel opties zijn. Wat voor de ene apotheek werkt, werkt niet voor de ander. Je kunt het niet knippen en plakken. Kies je bijvoorbeeld voor meerdere, persoonlijke accounts of één apothekersaccount? Hoe houd je het veilig? Hoe ga je om met de mailbox, verwijder je alles of niet? En zo zijn er behoorlijk wat vragen. Een ICT-leverancier zoals Arcus kan hierover zeker met je meedenken en helpen bij de inrichting. Apothekers zijn meer ICT-minded dan men altijd denkt, dus met een beetje hulp komt het echt wel goed.”   

Wil jij meer weten over Microsoft 365 in jouw apotheek? Download dan hieronder ons gratis e-book en lees verder!  

Honderden tot duizenden mobiele telefoons en laptops zijn elke dag in gebruik in jouw zorginstelling. Maar weet je ook welk apparaat van wie is, waar het is én wat erop staat? Al deze vragen móét je met ‘ja’ beantwoorden, anders leidt dat tot grote securityproblemen binnen je verzorgings- of verpleeghuis of in de thuiszorg. Hoe precies? Hoe je dit voorkomt? En hoe je weer grip krijgt op je apparaten? Je leest het hier. 

Geen zicht op je apparaten

Elke nieuwe werknemer ontvangt binnen jouw organisatie een mobiele telefoon en misschien zelfs een laptop. Maar als deze eenmaal zijn uitgegeven, weet je dan welk apparaat van wie is? En zo niet, hoe verzeker je jezelf ervan dat iedereen z’n mobiel weer inlevert bij vertrek? Met een grote doorloop, kan het gebeuren dat iemand vergeet z’n apparaat in te leveren. Of dat jij niet meer weet wat je precies hebt uitgegeven. Zo raken telefoons en laptops zoek en dát kost je klauwen met geld. 

Datalek bij kwijtraken mobiele telefoon

Maar dat is het vervelendste nog niet. Zorgmedewerkers appen vaak foto’s van mevrouw Janssens medicatie of toestand naar elkaar, communiceren via die weg ook met familieleden van cliënten en hun mailbox staat vaak ook op de telefoon. Daarnaast komt het voor dat ze de zakelijke telefoons en laptops privé gebruiken. Als je dan geen grip hebt op je apparaten, sta je machteloos als iemand z’n mobiel per ongeluk in de trein laat liggen of als deze wordt gestolen. Je bent dan verplicht om een datalek te melden bij de AVG. Dat levert je zowel imagoschade als een mogelijke aanklacht en boete op.  

Geen grip op je documenten

Daarnaast heb je nog je documentenstroom, die vaak meer op een rivier lijkt met tientallen vertakkingen. Want als de familie van een cliënt een document moet ondertekenen, gebeurt dat bij voorkeur veilig via de e-mail. Maar hoe vaak komt het niet voor dat zorgmedewerkers het uit gemak, of op verzoek van de familie even appen? Of versturen via Teams? En als ze dat document vervolgens opslaan, gebeurt dat ook vaak op allerlei plekken: de laptop, mobiel of Cloud.  

Dit levert je verschillende problemen op: allereerst is het monnikenwerk om een specifiek document of communicatie terug te vinden. Onnodig verloren tijd, dus. Daarbij ben je niet compliant, want volgens de AVG en NEN 7510 moet je alle privacygevoelige data veilig versturen en opslaan. En als iemand ontslag neemt, hoe weet je dan zeker dat zij niet meer beschikt over cliëntdata?  

Tip 1: Apparaten beheren met Microsoft Endpoint Manager

Hoe je toch grip krijgt op je apparaten en documenten? Begin met het implementeren van bijvoorbeeld Microsoft Endpoint Manager. Hiermee weet je welk apparaat van wie is, en waar het is. Verliest iemand z’n apparaat? Dan kun je alle zakelijke data op afstand wissen. Zo voorkom je een datalek. Deze functie is ook ideaal bij het innemen van je apparaten bij een ontslag. Je drukt zo op refresh en legt ‘m weer klaar voor de volgende.  

Tip 2: Protocollen opstellen

De Endpoint Manager is een goede eerste stap. Maar hiermee heb je nog niet je documentenstroom onder controle. Die glipt nog steeds als zand door je vingers. Hoe je dat oplost? Door een protocol in te stellen. Hierin kom je met elkaar overeen via welk kanaal je documenten deelt, hoe en waar je die opslaat. Vinden je medewerkers Teams moeilijk? Kies dan gerust voor WhatsApp, maar onderzoek dan wel hoe je dit op een veilige manier organiseert.  

Pak de regie terug op je IT

Lijkt dit je toch nog best uitdagend om te implementeren? Of heb je er de tijd niet voor? Dan kun je altijd onze IT-regisseur inschakelen. Deze specialist heeft kennis van IT, van de zorg én kent 80 procent van al jouw ketenpartners persoonlijk. Hij kan hun centrale aanspreekpunt zijn en die voor je (zorg)medewerkers. Daarbij adviseert hij ook bij complexe vraagstukken zoals in dit blog. Lees hier meer over wat de IT-regisseur voor je kan betekenen.  

Vergeet je ook weleens de links in je e-mail goed te checken? Schuif je het instellen van multi-factorauthenticatie steeds voor je uit? Dat kan wel lijden toch? Zeker niet, want steeds meer accountantskantoren, waaronder Crowe Foederer, krijgen met gijzelsoftware te maken. Ook kleine en middelgrote kantoren zijn steeds vaker een doelwit. Wil je dus wel écht langer wachten met die beveiliging? 

Bij Crowe Foederer gijzelden de cybercriminelen hun programma’s, bestanden en e-mail. Hierdoor lag het hele bedrijf plat en kwamen klantgegevens in gevaar. Ook liep de schade alsmaar op vanwege de herstelwerkzaamheden en doordat medewerkers niet bij hun gegevens konden. Om je nog verder van het belang van cybersecurity te overtuigen, vertellen wij je hoe gijzelsoftware werkt, welke schade je erdoor oploopt en natuurlijk ook hoe je het risico verkleint om er slachtoffer van te worden.  

Wat is gijzelsoftware?

In het kort houdt gijzelsoftware in dat een cybercrimineel toegang heeft tot je netwerk en de hele boel gijzelt. Dit doet hij door bestanden, programma’s, apparaten en dergelijken te blokkeren met versleutelsoftware. Als de cybercrimineel vervolgens de hendel overtrekt, versleutelt deze belangrijke informatiesystemen. En het enge is dat een cybercrimineel weken, zo niet maanden in je netwerk zit, voordat jij er ook maar iets van merkt. Hij onderzoekt namelijk eerst nauwkeurig hoe je netwerkomgeving eruitziet om het goed te versleutelen. Daarnaast kijkt hij rond in jouw systemen om de losgeldeis te bepalen. Hij doet gedegen klantonderzoek, laten we maar zeggen.  

Bitcoin betalen aan cybercriminelen

Het doel van cybercriminelen is natuurlijk zo veel mogelijk geld, of in hun geval vaak bitcoin, vangen. Om jou zover te krijgen om te betalen, gebruiken ze steeds geraffineerdere tactieken. Zo loopt er een timer en als die afgaat “beloven” ze je gegevens op het internet te plaatsen. Ook mailen ze je klanten met het nieuws van de gijzeling en vragen ze hen om jou onder druk te zetten om de bitcoin te betalen. Ook loopt het bedrag elke dag dat je niet betaalt op. En sturen ze ook phishingberichten naar je klanten.  

De druk opvoeren

Ze melden dat jij gehackt bent en dat ze via een andere weg moeten betalen. Dat komt natuurlijk weer in hun laadje terecht. Besluit jij als gegijzelde niet te betalen? Dan dreigen ze dat ze persoonsgegevens op het internet gaan dumpen. Al deze zaken plaatsen natuurlijk nog meer druk op jou. En lukt het jou niet om bitcoin te kopen? Dan is er een ware supportafdeling aan de kant van de cybercrimineel die jou daar graag bij helpt. Cybercriminaliteit is een miljardenhandel, dus hun “klantenservice” hebben ze goed voor elkaar. 

De schade na een gijzeling

Wordt jouw netwerk gegijzeld? Dan heb je altijd te maken met schade. Zo moet je vanuit de AVG een melding doen van de gijzeling bij je klanten. Als accountant bezit je namelijk hun persoonsgegevens, kopieën van ID-kaarten en bedrijfsinformatie. Zo’n melding levert je zeker imagoschade op. Dan heb je nog de herstelschade vanwege de herstelwerkzaamheden. En als je bedrijf lang stilligt, heb je te maken met inkomstenderving. Al met al geen mooi plaatje. 

Hoe groot is de dreiging?

Bij accountantskantoren van formaat is de kans op gijzelsoftware groter dan bij een klein kantoor. Maar we zien dat het cybercriminelen steeds minder uitmaakt, zolang er maar geld te halen valt. En bij kleinere kantoren zijn er ook genoeg “winstmogelijkheden”. Hierdoor maakten we het zelf ook al een aantal keer een aanval bij kantoren mee. Gelukkig liepen zij weinig schade op en hadden we ze snel weer online. 

Gijzelsoftware in je netwerk voorkomen

Om gijzelsoftware te weren uit je netwerk is het belangrijk dat je deze voorziet van een meldingssysteem dat een alarm geeft als er iets verdachts gebeurt. En je moet je beveiliging overall versterken. Eerder schreven we al over vijf tools die jij vandaag al kunt inzetten om je security te verbeteren. Verder is het verstandig om een securityscan uit te voeren, hiermee onderzoeken we hoe de beveiliging er nu voorstaat. En je kunt een penetratietest laten doen door ethische hackers, hierna weet je hoe snel en via welke weg cybercriminelen je netwerk inkomen. Allemaal tools om de status quo te meten.  

EDR-oplossing van Microsoft

Dan nu door naar extra beveiliging. Veel accountants hebben tegenwoordig Microsoft 365 Business Premium in hun kantoor. Sinds mei 2022 biedt Microsoft extra bescherming aan in dit pakket in de vorm van hun EDR-oplossing (Endpoint Detection Response). Hierbij krijg je meldingen van verdachte activiteiten én het systeem blokkeert proactief verdachte bestanden en applicaties.  

Dit moet je wel aanzetten, maar dat hebben wij binnen een uur voor je geregeld. De voorwaarde voor succes is wel dat alle werkplekken in Microsoft Intune of End Point Manager zitten. Als laatst adviseren wij iedereen om een cyberrisicoverzekering af te nemen. Hiermee dek je jezelf in en je krijgt ook assistentie van de verzekeraar als je wordt gehackt.  

Neem contact op

Wil je meer weten over de risico’s van gijzelsoftware voor jouw accountantskantoor? En wil je de security van je netwerk verbeteren? Neem gerust contact met ons op.  

De meeste accountants zijn ervan overtuigd dat zij veilig én volgens de wet data uitwisselen met klanten. En in veel gevallen is dat ook waar. Klanten leveren hun documenten veilig aan via platforms als Zivver en SmartLockr en de accordering verloopt weer net zo zeker via online Clouddiensten zoals AFAS of Exact. Maar hoe zit het met de conceptversies of documenten die niet geaccordeerd worden via dit soort diensten? Hoe veilig is het als klanten documenten aanleveren via SharePoint? In dit blog nemen we je mee langs de valkuilen én oplossingen rondom data uitwisselen met de klant.  

Mismatch in systemen bij data-uitwisseling

Een van de lastigste situaties bij het uitwisselen van data, is wanneer jouw administratiesoftware niet koppelt met die van de klant. Hoewel de meeste grote partijen wel een veilige verbinding bouwen, komt het nog weleens voor dat je wordt gedwongen om exports te maken. Hierbij is het haast niet te voorkomen dat je ze verstuurt via e-mail of overhandigt met via een USB. 
 
Dit levert allerlei veiligheidsrisico’s en beperkingen op, want wat als de mail niet aankomt? Wat als de USB-stick tijdens het transport kapotgaat? Daarbij is een USB-stick natuurlijk nog makkelijker te ontvreemden en raak je deze ook snel kwijt. Denk er daarom goed over na hoe je deze dataoverdracht toch zo veilig mogelijk borgt. Je neemt bijvoorbeeld al een hoop risico weg als je gebruikmaakt van SharePoint en je jouw relatie vraagt of deze de bestanden op SharePoint wil plaatsen.

De security valkuilen van Microsoft 365

Dan komen we direct bij het volgende punt: hoewel documentaanlevering vaak via Zivver of SmartLockr verloopt, geven sommige klanten de voorkeur aan Microsoft 365. Op zich is dit geen probleem, alleen vergeten veel accountants dat de standaard beveiliging bij het delen met derden niet op actief staat.  

Weet jij echt exact wie er toegang heeft tot jouw mappen? Kan alleen de persoon die de documenten moet aanleveren in de map? Of kan iedereen met een deellink erin? En hoe lang hebben ze deze bevoegdheid? Ditzelfde probleem popt op bij het werken aan conceptversies van documenten. Ook daarbij is het de vraag wie er toegang heeft en voor hoelang.  

Gevolgen van slechte security bij Microsoft 365

De AVG komt je natuurlijk niet direct halen als je de bestanddeling en conceptversies niet goed afschermt. Als gegevens uitlekken en het gaat enkel om bedrijfscijfers, zoals een accountancyverklaring over een boekjaar, dan is niet direct een datalek dat je moet melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Toch is het verstandig deze data goed te beschermen, want het is bedrijfsbezit en daarmee vertrouwelijk.  

Gaat het om het regelen van de inkomstenbelasting, een taak die veel accountants toch op zich nemen, dan zit je natuurlijk wél direct in de knoei met de AVG. En beeld je eens in dat het intern bij de klant rommelt: een van de twee directeuren wil zich bijvoorbeeld uitkopen. Dan wil je niet dat de een inzicht kan krijgen in de zaken van de ander. In beide gevallen is het belangrijk om veilig en verifieerbaar te werken.  

Oplossing 1: Specifieke toegang toewijzen

Hoe doe je dat dan: veilig en verifieerbaar werken met Microsoft 365 bij het uitwisselen van klantgegevens? Je hebt hierbij verschillende mogelijkheden. Als je een document deelt, kun je rechten toewijzen aan de link: iedereen, alleen nieuwe en bestaande gasten of specifieke personen kunnen de link openen. Het is verstandig om voor dat laatste te kiezen. Hierbij weet je precies wie er wel en geen toegang heeft. Op deze manier heb je grip op wie er in jouw bestanden zit.

Oplossing 2: Verloopperiodes aangeven

Past een persoon iets aan in de tekst? Dan zie je die veranderingen ook meteen terug in het Microsoft 365-document. Ben je het niet eens met de aanpassing? Door het versiebeheer kun je een eerdere versie van het document terughalen. Naast specifieke personen kun je ook een verloopperiode aangeven. Zo weet je dat er na drie maanden geen externen meer in dat bestand of in een map zitten. Zo heb je al twee functies waarmee je veiliger werkt. 

Oplossing 3: Multi-factorautorisatie voor betere security in Microsoft 365

De derde, en eigenlijk de belangrijkste, mogelijkheid is om multi-factorautorisatie in te stellen. Waarschijnlijk heb je dit in je jouw kantoor al geregeld, maar vraag ook jouw klant om dit te doen. Leg je klanten uit dat het in jullie beider belang is dat zij met hun gebruikersnaam, wachtwoord én app- of sms-code inloggen. Want alleen zo weet je zeker dat je geen onbevoegden toegang geeft tot jouw omgeving en de klantdata. Uiteindelijk dragen al deze tools bij aan veilig en verifieerbaar werken in Microsoft 365. 

Neem contact met ons op

Wil je meer weten over het veilig uitwisselen van data? Ben je benieuwd of jij veilig en verifieerbaar werkt? Neem dan gerust contact met ons op, dan nemen we het samen door. Mail naar info@arcusit.nl, dan komen we snel bij je terug! 

Maak jij naast een E-Zorgverbinding voor je HIS of AIS nog gebruik van een hoop andere, losse verbindingen in je apotheek of huisartsenpraktijk? Weet je hierdoor bij storingen niet waar je terechtkunt? En is de snelheid van je verbinding wel toe aan een upgrade? Ontdek dan nu ons Zorgnetwerk!  

Klantenkorting op het Zorgnetwerk

Met het Zorgnetwerk sluit je alle systemen in je apotheek of huisartsenpraktijk aan op één beveiligde verbinding. En dat brengt een hoop voordelen met zich mee. Het goede nieuws? Als bestaande klant van Arcus IT ontvang je nu tijdelijk maximaal €850 korting op de installatie. Lees er alles over in deze blog óf neem hier direct contact met ons op.  

Stabiel, snel, veilig en betrouwbaar

Met het Zorgnetwerk draaien jouw internet, VoIP-telefonie, HIS of AIS, Microsoft 365 en alle andere systemen samen op ons veilige en stabiele netwerk. En één netwerk betekent ook één aanspreekpunt. Dus kun je bij storingen, calamiteiten of vragen altijd bij ons terecht. Want wij weten hoe belangrijk het is om in de zorg toegang tot je systemen te hebben via een veilige en betrouwbare verbinding.    

Klaar voor de moderne werkplek   

Daarnaast is het Zorgnetwerk hét fundament voor de moderne werkplek. Dus ben jij van plan om met jouw apotheek of praktijk over te stappen naar Microsoft 365 en het moderne werken? Dan begint je reis hier. Met het Zorgnetwerk krijg jij namelijk de infrastructuur helemaal op orde.   

Speciaal voor jou als klant

Een sterke relatie met onze klanten opbouwen, is een belangrijk uitgangspunt voor onze dienstverlening. Wij geloven dat je pas écht een goede dienstverlener bent, als je durft te investeren in een relatie. Daarom bieden wij tot en met december 2022 deze kortingsactie aan, speciaal voor jou als klant. Pak dus je kans en stap met een fikse korting over naar de enige verbinding die jij nodig hebt: ons Zorgnetwerk.   

Maximaal €850 korting op installatie

Maak je gebruik van deze actie? Dan betaal je enkel €250 voor het aanvragen van de benodigde IP-reeks, mits je gebruikmaakt van de informatiesystemen van PharmaPartners. Dat is alles. De installatie van de router (exclusief 4G) en het omnummeren van je werkplekken zijn geheel voor onze rekening.   

Je bespaart hiermee maximaal €850 aan installatiekosten. Na de installatiekosten betaal je maandelijkse abonnementskosten, die starten vanaf €110 per maand en afhankelijk zijn van de beschikbaarheid op jouw locatie.   

Kies dus voor één stabiele, snelle, veilige en betrouwbare verbinding in jouw zorgorganisatie. Neem hier contact met ons op!  

In het accountantskantoor sta je dagelijks voor allerlei securityrisico’s. De AVG hijgt in je nek en daarnaast heb je branchegerelateerde verplichtingen. En dit zijn nog enkel de externe factoren. Maar je wilt natuurlijk ook de security voor je klanten op orde hebben. Is het dan verstandig om de boel volledig dicht te timmeren om zo cyberaanvallen en datalekken te voorkomen? Ook als dit ten koste gaat van de gebruiksvriendelijkheid van je systemen? Of is dat laatste ondergeschikt? Wij delen onze visie op de balans tussen het dichttimmeren van veiligheidsrisico’s en de werkbaarheid van je systemen.  

Securityrisico’s in het accountantskantoor

Om te beginnen: met welke securityrisico’s heb je eigenlijk te maken als accountant? Nou, met medewerkers die hun laptop, smartphone of tablet verliezen in de trein. Apparaten die vol staan met zakelijke e-mails en privacygevoelige documenten.  

Of jouw Microsoft 365-applicaties staan wagenwijd open voor onbevoegden doordat je de toegang niet controleert of beperkt. Misschien gebruiken jouw medewerkers zwakke wachtwoorden, gedragen zij zich niet volgens de protocollen of verkoopt een cybercrimineel ongezien en ongehinderd de data uit jouw netwerk door. En dat is nog maar het topje van de ijsberg. Je ontdekt alle veiligheidsrisico’s in ons e-book. 

Securityrisico’s dichttimmeren met multi-factorauthenticatie

De eerste oplossing waarmee je veel securityrisico’s vermijdt, is multi-factorauthenticatie. Hiermee log je niet alleen in met je gebruikersnaam en wachtwoord, maar heb je ook een sms-code of pop-up nodig om toegang te krijgen. Hierdoor is het voor onbevoegden zo goed als onmogelijk om met enkel inloggegevens je netwerk in te komen. Uit onderzoek blijkt zelfs dat het risico op onbevoegde toegang afneemt met 99 procent als je multi-factorauthenticatie instelt.

De valkuilen rondom multi-factorauthenticatie

Multi-factorauthenticatie mag daarom in jouw organisatie niet ter discussie staan. Toch merken we dat er nog steeds mensen zijn die het “gedoe” vinden. Om ervoor te zorgen dat iedereen er gebruik van maakt, adviseren we om het adoptietraject goed te regelen en uit te leggen wat er kan gebeuren als ze het niet instellen. En verzeker jezelf ervan dat écht iedereen het protocol volgt. Ook de directie. Het ontkracht namelijk je beleid als zij zich hieraan onttrekken.  

Wel raden we aan om vrijheden te nemen in de detaillering. Bepaal waar medewerkers multi-factorauthenticatie moeten aanvragen: op kantoor, thuis of in een café? Hoe lang bewaar je zo’n sessie? Moeten ze zich dagelijks of om de dag aanmelden? Weeg hierbij risico’s en gebruiksvriendelijkheid tegen elkaar af.  

Securityrisico’s omzeilen met mobile device-management

De tweede securityoplossing die elk bedrijf móet hebben, is mobile device-management. Tegenwoordig werkt namelijk bijna iedereen op een laptop, met een zakelijke telefoon of een tablet. En sinds corona werken een hoop mensen ook weleens thuis of in een café. Daarom is het noodzaak dat je mobile device-management uitrolt binnen jouw bedrijf. Raakt een apparaat kwijt of wordt het gestolen? Dan wis je alle zakelijke informatie op afstand. Zo voorkom je een datalek zélfs als een apparaat buiten je bereik is.  

De valkuilen rondom mobile device-management

Wij merken wel dat mobile device-management omstreden is onder medewerkers. Als bedrijf heb je namelijk inzicht in de applicaties en documenten die op zakelijke apparaten staan. Dit voelt een beetje als ‘Big Brother is watching you’. Toch valt dit te bezien, want je kunt geen e-mails of andere berichtuitwisseling bekijken. Je kunt enkel de applicaties beheren en wissen op afstand.  

En als je privéapparaten toevoegt aan het mobile device-management, wat we zeker aanraden, dan heb je enkel zicht op zakelijke content. Raakt die mobiel kwijt? Dan kun je ook alleen dit gedeelte wipen. Meer rechten heb je niet op een privéapparaat.

Werkbaarheid voorop bij thuiswerken

Maar wat als een medewerker thuis of in een café op een onbeveiligd of openbaar wifinetwerk werkt? Op dat moment kun je de gebruiker weren uit je netwerk, maar dit raden wij altijd af. Dit werkt vooral frustrerend en beperkt de flexibiliteit. Wél kun je als voorwaarde stellen dat ze hun multi-factorauthenticatie activeren. Zo ben je namelijk altijd beschermd. En werk als het even kan via een hotspot. Maar mocht dat niet kunnen, dan zit je met multi-factorauthenticatie goed.  

Flexibiliteit in het toewijzen van toegang

Wanneer je met Microsoft 365 werkt, is het belangrijk om per map en document te bepalen wie daar toegang toe heeft. Voor grote organisaties is het slim om toegang te definiëren op basis van de rollen junior, medior, senior en klant. Zo houd je het voor jezelf overzichtelijk. Maar heb je een klein bedrijf? Dan werkt het toewijzen van rechten juist frustrerend. Let dan vooral op welke toegang en rechten externen krijgen als je een bestand met hen deelt. 

Verbeter werkbaarheid met Single Sign-On

Multi-factorauthenticatie maakt het dus een stuk makkelijker om securityuitdagingen aan te gaan. Maar als je voor elke applicatie toegang moet geven, wordt dat nogal veel. Om dit te ondervangen verbinden we het Microsoft-account van een gebruiker aan andere grote applicaties, die hier een koppeling voor hebben. Voor de applicaties die hierbuiten vallen gebruiken we Single Sign-On van SecureLogin. Daarmee heb je een primair portaal voor al je Clouddiensten. Zo verenig je veiligheid met gebruiksvriendelijkheid.  

Een computerprotocol opstellen

Natuurlijk zijn wij er helemaal voor om samen met je medewerkers tot een veilige én werkbare situatie te komen. Maar als eigenaar van een accountantskantoor staat het je vrij om naleving van de securityvoorschriften te eisen. Hierbij is het zaak dat je een computerprotocol hebt. Dit is een verouderde benaming, maar hierin leg je vast wat de rechten en plichten van medewerkers zijn als ze toegang krijgen tot je systemen.  

Naleving eisen van securityvoorschriften

In het computerprotocol bepaal je bijvoorbeeld dat het downloaden van spelletjes op een zakelijk apparaat verboden is. Of dat medewerkers multi-factorauthenticatie moeten instellen en managed services moeten toestaan. Doen zij dit niet dan treedt een sanctiebeleid in werking. Overigens is het niet de bedoeling medewerkers te “straffen”, maar om ze te informeren over hun rechten en plichten. Het opstellen van zo’n computerprotocol voelt misschien streng, maar het scheelt je een hoop getouwtrek in de praktijk.  

Neem contact op

Heb jij ondersteuning nodig bij het vinden van de balans tussen werkbaarheid en veiligheid? Neem gerust contact met ons op via info@arcusit.nl. Wij helpen je graag verder!

Digitaliseren, moderniseren, innoveren: daar staat toch iedereen om te springen? Dat zou je zeggen, ja. Toch merken veel bedrijven dat de bottleneck bij modernisering lang niet altijd bij geld ligt, maar vaker bij de mensen. Onvoldoende communicatie, gebrek aan training, onkunde en onbegrip leiden tot weerstand. Hierdoor worden nieuwe functionaliteiten niet goed opgepikt en kan er shadow IT ontstaan. Kun je dit voorkomen? Jazeker, met een gedegen adoptietraject krijg je eigenlijk iedereen mee. Hoe dit werkt, lees je hier.

Het belang van een IT-adoptietraject

Eerst even een stap terug: waarom blijven digitaliseringsprojecten vaak steken bij je mensen? Doordat je hen niet betrekt bij het proces en mogelijk onderschat je ook de digivaardigheid van een aantal mensen. Je moet je mensen altijd vragen naar hun ideeën, ze laten meedenken en hun werkwijze en mogelijke belemmeringen onderzoeken. En als medewerkers niet heel digivaardig zijn, moet je hen extra uitleg, training en nazorg bieden. Doe je deze dingen niet? Dan haken ze af en krijg je weerstand.  

Geen adoptietraject? Shadow IT

Wat het geval ook is in jouw bedrijf, in beide gevallen kan er shadow IT ontstaan. Dit zijn workarounds die mensen om de centraal geregelde IT heen maken. Dus stap jij bijvoorbeeld over op de Cloud zonder al te veel uitleg? Dan zetten je medewerkers veel van wat ze nodig hebben gewoon weer lokaal, wat veiligheidsrisico’s oplevert. Zij doen dit omdat ze het niet eens zijn met de nieuwe manier van werken of omdat ze de nieuwe manier simpelweg niet in de vingers krijgen. Dat wil je niet en dáárom zet je een adoptietraject in.  

Stap 1: Struikelblokken ontdekken tijdens adoptie

En dat traject begint al ver voor de implementatie. Je moet namelijk zo vroeg mogelijk weten hoe de nieuwe functionaliteiten het werkproces veranderen en hoe ingrijpend de veranderingen zijn voor je mensen. Ook is het belangrijk eventuele struikelblokken voor medewerkers te onderzoeken. Om dit bloot te leggen, begin je met een inventarisatiefase. Hierbij kijk je naar het werk dat mensen doen, hoe digivaardig ze zijn en hoe de onderlinge banden liggen. Daaruit maak je op hoe ze op dit moment in hun werk staan, wat hun ervaringen zijn met eerdere veranderingen en hoe ze tegen de koers van het bedrijf aankijken.  

Stap 2: Medewerkers betrekken bij adoptie

Na de inventarisatiefase kom je aan bij de visie- en strategiefase. Hierin delen we de verzamelde input met stakeholders en key users, de early adopters in je bedrijf, en samen bedenk je een plan van aanpak. Dit werk je verder uit in een succesplan en daar komen het communicatie- en trainingsplan uit voort.  

In het communicatieplan bereid je de veranderingen voor, communiceer je naar de medewerkers wat het nut van de verandering is voor het bedrijf én voor henzelf. En je legt vast hoe je hen gaat trainen in een trainingsplan. De communicatie naar medewerkers toe pak je als eerst op, omdat je medewerkers vroegtijdig bij het proces wilt betrekken. Niet in het minst omdat je tijdens die gesprekken de wensen en ideeën van medewerkers zelf ophaalt. Hoe meer input, des te beter de implementatie.  

Stap 3: Scouten en trainen van key-users

Een ander belangrijk onderdeel van een adoptietraject is dus het vinden van key-users. Dit zijn medewerkers die affiniteit hebben met IT, kritisch zijn en een invloedrijke functie hebben op de werkvloer. Deze mensen vind je natuurlijk al tijdens de inventarisatiefase en de gesprekken over de verandering. Maak van deze medewerkers ambassadeurs én train hen in de nieuwe techniek. Zo kunnen zij na de implementatie andere medewerkers een steuntje in de rug geven.  

Stap 4: Nazorg na afloop van het IT-adoptietraject

Het adoptietraject stopt niet op het moment dat de implementatie is voltooid. Na de implementatie voer je het trainingsplan uit en maak je iedereen wegwijs in de nieuwe techniek. Ook kun je nazorg regelen in de vorm van een helpdesk of floorwalker die nog een tijdje meekijkt en direct aanspreekbaar is voor mensen met vragen. Zo voorkom je dat mensen op zoek gaan naar die workaround en dat er shadow IT ontstaat.  

Valkuilen bij een IT-adoptietraject

Na het adoptietraject is het merendeel van de medewerkers thuis in de nieuwe techniek. Mits je niet in een van de drie valkuilen trapt. Wat wij nog weleens mis zien gaan, is:  

1. Dat bedrijven pas bij de implementatie een adoptietraject starten of aanvragen. Als je dat doet, voelen medewerkers zich niet serieus genomen en is het adoptietraject niet meer dan een “traininkje”.  

2. Het onderschatten van medewerkers. Hoe serieuzer je naar hen luistert, hoe beter je de inrichting van de nieuwe techniek kunt afstemmen. 

3. Het overslaan van de nazorg. Kennis ebt snel weer weg, zeker bij zaken die je mensen niet elke dag doen. Daar moet je dus scherp opblijven, zodat ze niet in oude patronen vervallen. 

Schakel een adoptie-expert in

Sta jij voor een verandering in je IT? En kun je wel wat hulp gebruiken bij de adoptie en implementatie? Trek gerust bij ons aan de bel. Dan zet één van onze adoptie-experts een gedegen adoptietraject met jou op poten; van voorgesprekken tot nazorg en alles er tussenin. Alleen met een doordacht IT-adoptietraject zorg je voor een zachte landing van de nieuwe techniek en wil iedereen digitaliseren, moderniseren en innoveren! 

Het IT-landschap in een accountantskantoor is op z’n zachtst gezegd complex. Je werkt met veel verschillende soorten software en legt ook dagelijks de connectie met software van de klant. Aan jou de taak om alles met elkaar te verbinden. Dit is een fikse kluif. Niet verwonderlijk dus dat je accountantskantoren steeds vaker hoort over SharePoint. Op papier heeft deze software veel potentie. Maar hoe werkt het in praktijk? We vertellen je er graag meer over. 

Een aantal kantoren gebruikt het al, anderen twijfelen. Want je werkt al met zoveel systemen, hoe ga je SharePoint daar nog eens tussen zetten? En maakt het de connectie met andere software en applicaties niet juist ingewikkelder?  

In ‘t kort 

SharePoint moet je zien als extra software die je aan je huidige IT-landschap toevoegt. Als je nog een vaste fileserver hebt, kun je daar zelfs nog mee blijven werken. SharePoint verbindt namelijk uitstekend al je losse databronnen.  

De data uit FiscaalGemak van je klant, de documenten die bij een andere afdeling op de schijf zijn opgeslagen, de data waar je externe samenwerkingspartner aan werkt: SharePoint fungeert als verzamelplaats voor al die bronnen. Op één plek bundel je alle informatie van die ene klant. En voor jou als accountant goed om te weten: het werkt naadloos samen met AFAS Profit en met CRM-systemen zoals Salesforce.   

SharePoint en legacy applicaties 

Werk je in jouw accountantskantoor nog met lokaal draaiende core-applicaties zoals Audition of Caseware? Dan houdt dit je waarschijnlijk tegen om de stap naar de moderne werkplek – en dus ook SharePoint – te maken. Einde verhaal? Zeker niet. Vaak adviseren wij kantoren om in dit geval een splitsing te maken in je documentopslag en deze applicaties toch te integreren binnen de moderne werkplek.  

Stel dat je gebruikmaakt van CaseWare, dan ben je nog afhankelijk van dossiers in de verkennersstructuur. Andere bestanden kun je echter prima naar SharePoint overzetten, waardoor je op die manier toch al gedeeltelijk profiteert van de voordelen op het gebied van efficiëntie en security. Omslachtig? Dat kan zeker zo voelen. Maar met de juiste adoptie en training kun je medewerkers heel goed laten zien wat de voordelen zijn.  

De verwachting is ook dat je CaseWare uiteindelijk niet meer op deze wijze hoeft te gebruiken, waardoor je op termijn ook je dossiers in SharePoint kunt opslaan. Op dat moment heb je al een hele grote stap gezet in je transitie, waardoor je ‘alleen’ nog maar de CaseWare-dossiers hoeft over te zetten. Je kiest hiermee dus een gefaseerde transitie, wat wellicht beter te behappen is.  

In de toekomst  

Zoals gezegd is het met traditionele applicaties wat lastiger, maar de verSaaSing is flink aan de gang in de accountancybranche. We zien daarmee steeds meer integraties ontstaan met SharePoint en Teams. Stel bijvoorbeeld dat je in een webapplicatie een nieuwe klant aanmaakt, dan kun je SharePoint zo inrichten dat het automatisch een klantmap aanmaakt. En dat is alleen nog maar de basis. Want wat dacht je van standaard documentbibliotheken, waarbij nieuwe klantmappen direct worden voorzien van de juiste submappen, documenten én toegangsregels voor medewerkers? Over efficiëntie gesproken! 

Ontdek meer 

Zie je SharePoint als oplossing al wat meer glimmen? En wil je meer weten over het inzetten van deze software in jouw accountantskantoor? Lees dan hier ons e-book ‘Alles wat je moet weten over SharePoint in het accountantskantoor’ of neem contact met ons op via 088 058 59 10 of sales@arcusit.nl  

Maakt jouw zorgorganisatie al actief gebruik van data en slimme dashboards? Wij hoeven je niet te vertellen over de flinke uitdagingen waar de zorg mee te maken heeft: tekort aan personeel, krappe budgetten en verouderde IT-systemen. Om het beste uit de beperkte mogelijkheden te halen, wil jij stuurinformatie. Maar hoe krijg je die?  

Webinar dashboarding 
Met behulp van een dashboard: hierin brengen we alle data uit al jouw software samen in één overzicht. Ineens anticipeer je weken van tevoren op personeels- en beddenbezetting, krijg je inzicht in hoeveel zorg je nu exact levert en beschik je over harde data. Maar wat is dashboarding precies? Hoe werkt het? En wat levert het je op? Daarover gingen we in gesprek in het webinar ‘Dashboarding in de zorg’.

Martijn Mondria, eigenaar van data start-up Cumlaude.ai, en Harold Veldkamp, IT-adviseur Zorg bij Arcus IT, vertelden wat je nog meer inzichtelijk kunt maken, de voordelen van dashboarding, succesvolle voorbeelden in de zorg en welk stappenplan je moet doorlopen.  

Het leuke is namelijk: je hoeft geen geavanceerd IT-systeem te hebben om een dashboard te implementeren. Wij maken een stappenplan op maat zodat het aansluit bij jouw situatie en je beschikt al met zes weken over een eigen dashboard. De transformatie is dus zo gemaakt. 

Terugkijken 
Ben jij ook benieuwd wat dashboarding voor jouw zorgorganisatie kan betekenen? Kijk dan ons webinar terug!