Categorie: Eerstelijnszorg

De kracht van Microsoft 365 in apothekersgroepen

De apothekerswereld stevent af op een pittige tijd. Niet alleen blijft het personeelstekort onvermoeid oplopen, ook de marges worden in het volgende jaar nóg kleiner. Terwijl het leven alsmaar duurder wordt. Meer doen met dezelfde mensen was daarom nog nooit zo belangrijk. Hierbij spelen efficiënt ingerichte en samenwerkende apotheken een belangrijke rol.  

En hoe bereik je efficiëntie nu beter dan met ICT? Roelof Kok, eigenaar van tien apotheken én koploper op het gebied van ICT in de eerstelijnszorg vertelt hoe hij Microsoft 365 inzet om de grote uitdagingen van 2023 het hoofd te bieden. 

Infrastructuur op orde  

Roelof is betrokken bij apotheken door heel Nederland, onder andere in Leiden en Den Haag. Roelof: “Voorheen was ik ook actief als apotheker, maar daar ben ik sinds kort mee gestopt. Nu geef ik mijn tijd het liefst uit aan het optimaliseren van de ICT. Daar ben ik altijd al fan van geweest. Je infrastructuur moet gewoon op orde zijn, anders kan niemand productief werken. Gedoe met ICT kost tijd die we op dit moment niet hebben. Ik denk na over uitbreidingen en financieringen en bespreek de ontwikkelingen met collega’s.”  

Uitdagingen apothekersbranche in 2023

Volgens Roelof wordt de lijst met uitdagingen voor de branche in het nieuwe jaar nog een stuk langer dan nu. “We hebben al te maken met het personeelstekort en krimpende marges. Hier komen ook de stijgende energieprijzen en overbelastte huisartsen bij, wat de samenwerking tussen de praktijk en de apotheek verslechtert. Daarnaast is vitamine D uit het basispakket gehaald, wat flinke gevolgen heeft voor apothekers. En da’s nog niet alles. Tuurlijk wordt het een pittig jaar, maar ik zie het juist als een interessante uitdaging. We moeten zo efficiënt mogelijk werken en tegelijkertijd cliënten op de beste manier helpen.”  

Samenwerkende apotheken

Eén manier om efficiënter te werken in de apotheek is om een apothekersgroep te vormen. Zo ook de apotheken van Roelof. “Omdat de budgetten in de apotheek tegenwoordig écht niet ruim genoeg zijn, moet je kostenbesparing ergens anders vandaan halen: je proces. En dat lukt je alleen als je samenwerkt. Zo verdeel je de workload gelijk over alle aangesloten apotheken. En voorkom je dat het in de ene apotheek overstroomt terwijl er in de andere apotheek tijd over is. Dat is ook nog eens gezelliger, want je spreekt veel meer mensen en werkt nog meer samen in groepsverband.”  

Microsoft 365 in apothekersgroepen

Ook ICT speelt een grote rol in de strijd tegen alle uitdagingen. “Iedere apotheek wil digitaliseren, maar doet dit op zijn eigen tempo. Wil je volgend jaar je hoofd boven water houden? Dan heb je eigenlijk geen keuze. Gelukkig biedt Microsoft 365 een goede oplossing. Omdat het een vervolg is op Microsoft Office kent iedereen de basis wel en dus is het eenvoudig te gebruiken. Bij ons werkt iedere apotheek ermee. Door online samen te werken in tools als Teams, Outlook en OneDrive kun je eenvoudiger werk verdelen over verschillende locaties. Een belangrijke vereiste voor samenwerkende apotheken. Je werkt met Microsoft 365 gewoon slimmer en efficiënter.”  

Voordelen Microsoft 365 in de apotheek

Klinkt goed, slimmer en efficiënter samenwerken met Microsoft 365. Maar wat wordt er dan precies bedoeld? “Je ontvangt recepten bijvoorbeeld digitaal in plaats van via de fax. En je werkt met één gedeelde mailbox en agenda voor assistentes, die zij gezamenlijk beantwoorden en bijhouden.  

Maar ook thuiswerken is zo mogelijk. Heb je een collega die in de knoop komt met de kinderen en de opvang? Dan kan die collega vanuit huis e-mails verwerken of recepten goedkeuren voor meerdere locaties. En ondertussen goed communiceren met collega’s in de apotheek. Vergaderingen met meerdere apothekers heb je dan weer eenvoudig online via Teams. En zo kan ik nog wel even doorgaan.” 

De rol van de IT-leverancier

De uitdaging zit ‘m dus niet in het gebruiken van Microsoft 365 in de apotheek. Waar zit de crux dan? “In de inrichting, omdat er enorm veel opties zijn. Wat voor de ene apotheek werkt, werkt niet voor de ander. Je kunt het niet knippen en plakken. Kies je bijvoorbeeld voor meerdere, persoonlijke accounts of één apothekersaccount? Hoe houd je het veilig? Hoe ga je om met de mailbox, verwijder je alles of niet? En zo zijn er behoorlijk wat vragen. Een ICT-leverancier zoals Arcus kan hierover zeker met je meedenken en helpen bij de inrichting. Apothekers zijn meer ICT-minded dan men altijd denkt, dus met een beetje hulp komt het echt wel goed.”   

Wil jij meer weten over Microsoft 365 in jouw apotheek? Download dan hieronder ons gratis e-book en lees verder!  

blank

Huisartsenpraktijk Soesterkwartier

Huisartsenpraktijk Soesterkwartier gaat als moderne huisarts graag met de tijd mee. Daarom besloot de praktijk in 2021 om over te stappen naar de Cloud. Hoe de transformatie verliep en welke voordelen dit opleverde? Dit vroegen we aan huisarts en praktijkhouder Marinus van de Poll! We gingen met hem in gesprek over zijn nieuwe werkplek, de communicatie met patiënten én onze samenwerking.

Mensen helpen

Marinus is al meer dan tien jaar huisarts en werkt sinds 2020 bij Huisartsenpraktijk Soesterkwartier. Marinus: “Vanaf mijn puberteit wist ik eigenlijk al dat ik dokter wilde worden. Ik help graag mensen, dit geeft mij een goed gevoel en energie. Twee jaar geleden begon ik als waarnemend huisarts bij Huisartsenpraktijk Soesterkwartier en na één jaar werd ik hier ook praktijkhouder.

De praktijk werd in 2005 in het leven geroepen, door meerdere individuele huisartsen. Voor die tijd waren er vier losse praktijken, maar sinds zij de krachten bundelden is het dus één grote praktijk geworden. Een mooie samenwerking tussen vier huisartsen!” 

Communicatie via PGO

“Als huisartsenpraktijk vinden we het belangrijk dat we persoonlijke en laagdrempelige zorg kunnen bieden. Daarom willen we goed bereikbaar zijn en ervoor zorgen dat patiënten snel bij ons terecht kunnen. Natuurlijk kunnen zij telefonisch contact met ons opnemen, maar dit kan ook via het PGO. Via dit portaal kunnen ze een persoonlijk bericht sturen rechtstreeks naar de huisarts, die binnen twee werkdagen reageert.

Via de PGO hebben patiënten dus rechtstreeks contact met ons. Ook kunnen ze gemakkelijk zelf een afspraak inplannen. Hier wordt steeds meer gebruik van gemaakt. We besteden er ook regelmatig aandacht aan op bijvoorbeeld onze website en benoemen de mogelijkheid ook tijdens consulten. De meesten reageren enthousiast, een stukje regie in eigen handen spreekt wel aan. En onze assistentes worden een stuk minder belast!” 

E-consult via beeldbellen

In de praktijk zien we dat steeds meer huisartsen digitale consulten introduceren. “Toch heb ik de indruk dat onze patiënten het fijner vinden om even bij ons langs te komen. Digitale consulten via beeldbellen doen we eigenlijk amper, ook al is het technisch gezien wel mogelijk. Het afgelopen jaar maakte onze praktijkondersteuner GGZ hier wel veel gebruik van, omdat zij tijdelijk vanuit huis werkte. Maar mijn collega huisartsen en ik videobellen vrijwel niet. Dit doen we niet bewust, maar patiënten vragen er bij ons niet om. Dit kan natuurlijk ook komen omdat we hier niet veel aandacht aan besteden. Misschien een mooi plan voor de toekomst!”

Bewustzijn veiligheid

Wat Marinus wel opvalt, is dat patiënten zich steeds meer bewust zijn van veiligheidsrisico’s. “We krijgen tegenwoordig vaker vragen rondom de beveiliging van vertrouwelijke gegevens. Bijvoorbeeld wanneer ik toestemming vraag om het persoonlijke dossier via Het Landelijk Schakelpunt (LSP) te openen, zodat specialisten in het ziekenhuis ook inzage hebben. 

De meerderheid vindt dit direct prima, maar steeds vaker ontvang ik vragen zoals “Oh, en wie kunnen er dan allemaal in kijken? Kan de zorgverzekering dit ook?”. Terecht natuurlijk. Onze security moet ook gewoon op orde zijn, dus gelukkig is dit een vast onderdeel in ons pakket bij Arcus IT.”

De Cloud

Sinds 2014 mogen we ons IT-partner van Huisartsenpraktijk Soesterkwartier noemen. “Toen ik hier in 2020 begon, bestond de samenwerking met Arcus IT dus al. Destijds heette het bedrijf nog wel ICTaurus. Eén jaar na mijn komst zijn we met onze huisartsenpraktijk overgestapt naar de Cloud. We introduceerden Microsoft 365 en werken op dit moment bijvoorbeeld veel in SharePoint en Outlook.

Onze complete IT-omgeving heeft Arcus IT overgezet naar de Cloud. Dit was natuurlijk wel even een omschakeling voor mijn collega’s. De één vindt zo’n transformatie makkelijker dan de ander. Maar dit hoort er nu eenmaal bij en als we ergens tegenaan liepen, schakelden we gemakkelijk met Arcus IT en was het zo opgelost.

We wilden meegaan met de tijd en vanaf elke locatie fatsoenlijk kunnen werken. Nu we in de Cloud zitten kunnen we altijd en overal bij benodigde documenten en systemen. Hiervoor hebben we niet meer een specifieke computer binnen onze huisartsenpraktijk nodig. Zo hebben we wel eens vergaderingen op afstand, dit werkt erg goed via Microsoft Teams. Terwijl we vergaderen, kunnen we gewoon in de juiste mappen via SharePoint. Voorheen moesten we dit van tevoren uitprinten.”

Kennis van de branche

Hoe Marinus ons met een aantal steekwoorden omschrijft? “Prettig contact, meedenkend, goed bereikbaar én flexibel! Ja, ik ben tevreden over de samenwerking. Als we een vraag hebben, krijgen we niet alleen daarop het juiste antwoord, maar denken ze ook verder. Ze laten zich niet beperken tot wat er in het contract staat of door wat ooit is afgesproken. In plaats daarvan denken ze actief met ons mee en komen ze met creatieve oplossingen. Ook gaan ze gelijk over tot actie als dit nodig is.

Toen Arcus IT veel bij ons over de vloer kwam tijdens de transitie naar de Cloud, merkte ik ook dat ze zich er zeer van bewust zijn dat wij met persoonlijke, medische gegevens werken. Ze kennen onze branche en begrijpen dat alles uiterst veilig moet gebeuren. Het is dan ook een fijn idee dat zij onze volledige IT-infrastructuur beheren!”

Samenwerken?

Wil jij ook samenwerken met een bedrijf dat beschikt over ruimte kennis van de eerstelijnszorg? Als IT-partner van ruim 500 huisartsen in heel Nederland helpen we je graag. Neem dus vooral vrijblijvend contact op!