Klantcase Archieven

Categorie: Klantcase

Dashboards en rapportages in Power BI voor Zorggroep De Laren

Zoals bij iedere (zorg)organisatie is er ook bij Zorggroep De Laren veel data in omloop. Elke handeling en alle informatie over bewoners en medewerkers worden netjes gerapporteerd aan zorgverzekeraars en andere stakeholders.

Maar gebeurt dit met gemak? Eerst niet. Het kostte de ouderenzorgorganisatie veel tijd om informatie te verzamelen uit verschillende systemen en vervolgens handmatig te visualiseren.

Dat moest slimmer kunnen, dacht mede-eigenaar en financieel directeur Roy van Paassen. En natuurlijk had hij gelijk. Dus als vaste IT-partner gingen wij samen met Cumlaude.ai aan de slag met een modern en geautomatiseerd dashboard!

Zoals thuis
In de ruim opgezette en stijlvolle villa’s van Zorggroep De Laren kunnen ouderen met een zorgvraag het leven voortzetten zoals zij dat gewend zijn. De manier van wonen en leven blijft ‘zoals thuis’. Zo kijkt de zorgorganisatie vooral naar wat nog wél kan en haalt ze vervolgens alles uit de kast.

Roy: “We onderscheiden ons met excellente service. Zo hebben we bijvoorbeeld een chef-kok en horecamedewerkers in dienst die ’s avonds een driegangendiner bereiden en serveren en wordt kleding apart gewassen, zonder labeltjes met namen of streepjescodes.”

Beste Werkgever
Er is overigens niet alleen goede zorg voor bewoners, maar ook voor medewerkers: “Voor het derde jaar op rij behoren we tot de ‘Beste Werkgevers’ van Nederland, volgens het feedbackplatform van Effectory. Hier zijn we trots op. We doen er ook alles aan om het werk voor iedereen zo fijn mogelijk te maken.

De manier waarop we tegenwoordig data rapporteren, is hier een goed voorbeeld van. We willen dat onze medewerkers de meeste tijd besteden aan de bewoners. Dus handmatig gegevens verzamelen en visualiseren, zodat we aan zorgverzekeraars en andere stakeholders kunnen aantonen hoe we ervoor staan? Dat doen we liever niet. Alles wat we kúnnen automatiseren, willen we ook!”

Lees ook ons artikel: Zo krijg je de stuurinformatie van jouw zorgorganisatie op orde.

Continu inzicht en realtime informatie
De particuliere ouderenorganisatie werkt met verschillende systemen, zoals de personeelsplanning- en urenregistratiesoftware van NEDAP, bedrijfssoftware van AFAS en HR-software van Visma. Roy: “Het kost niet alleen veel tijd om data te verzamelen, maar we kunnen deze ook niet eenvoudig verrijken. We hadden dus niet alleen behoefte aan automatische rapportages, maar ook aan continu inzicht en realtime stuurinformatie.

Dus vroegen we Arcus IT naar de mogelijkheden van een automatisch dashboard. Zij zijn sinds de overname van Phylax ICT in 2020 onze vaste IT-partner en beheren onze volledige IT-infrastructuur, zoals de Microsoft-omgevingen en hardware. Onze wens legden we overigens ook neer bij een paar andere partijen.”

Power BI dashboard
“Maar via Arcus IT kwamen we in contact met hun partner Cumlaude.ai. Zij zijn specialist op het gebied van dashboards en de kennismaking beviel goed. Kort daarna richtten we een projectgroep op en maakten we een schets van hoe het dashboard eruit moest zien. Onze stagiair nam hierin de leiding en inventariseerde ook de interne behoefte. Zo maakte hij inzichtelijk welke informatie medewerkers precies wilden zien.

Het dashboard werd gebouwd met Power BI: een tool voor datavisualisatie van Microsoft. Er zijn natuurlijk allerlei rapportagetools, maar Power BI is één van de betere. Het is een modern, betrouwbaar systeem en erg handig in gebruik.

Gegevens uit verschillende systemen werden stuk voor stuk gekoppeld en er ontstond een overzichtelijk dashboard. Cumlaude.ai dacht ook actief mee over de vormgeving en lay-out, om voor ons de visualisatie zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken. Inclusief onze eigen huisstijl!”

Bekijk onze podcast De Zorg van Morgen waarin Martijn Mondria van Cumlaude.ai vertelt over data en dashboarding.

Geen hinder, wel gemak
Roy vertelt dat Zorggroep De Laren dankzij het dashboard continu realtime inzicht heeft: “Rapportages creëren we tegenwoordig binnen een handomdraai en de lay-out is altijd strak en uniform. We besparen niet alleen tijd, maar door de automatisering zijn de rapportages ook een stuk minder foutgevoelig.

Analyses maken is zelfs leuk geworden. Alle informatie klopt, dus verbeteringen doorvoeren en medewerkers aansturen is daardoor ook makkelijker. Op afstand heb je vanaf ieder device inzicht in alle kwaliteitsgegevens van onze zorgorganisatie.

Komende jaren breiden we het dashboard verder uit, we blijven vernieuwen. De samenwerking met Arcus IT en Cumlaude.ai verloopt goed en het veranderproces was voor ons totaal niet ingrijpend. We ervoeren weinig hinder, het leverde alleen maar gemak op. Echt een aanrader dus!”

Ook een modern dashboard?
Ontdek de langetermijnvoordelen van een dashboard in de zorg en neem contact met ons op. We gaan graag met je in gesprek over de mogelijkheden van Power BI voor jouw zorgorganisatie!

Maatschap Jouster Huisartsten

Transitie naar de Cloud en Microsoft 365: zo pakte Jouster Huisartsen dit aan.

In 2018 verhuisden vier huisartsenpraktijken uit het Friese Joure naar één locatie. Al meer dan vijftig jaar vormen zij samen een maatschap, maar nu was het tijd om ook de fysieke praktijken samen te voegen. En zo’n grote praktijk? Die vraagt om een serieuze aanpak op het gebied van samenwerken en IT. Dus sloot praktijkmanager Geralda de Vries zich in 2020 aan bij Jouster Huisartsen!

Samen met Arcus IT zorgde zij voor een succesvolle overstap naar de Moderne Werkplek, inclusief Microsoft 365 en Cloudtelefonie. Geralda deelt haar aanpak, de resultaten én advies voor andere praktijken met ons!

De rol van een praktijkmanager

Na de overgang naar één gebouw groeide het personeelsbestand van de locatie naar 36 mensen. En dat doet natuurlijk iets met de dynamiek en werkzaamheden. Ineens zijn er meer mensen om te managen, samenwerkingen om te stroomlijnen en IT-processen om te faciliteren.

Geralda: “En dat is niet waar de focus van een huisarts ligt, die wil gewoon met patiëntenzorg bezig zijn. Daarom ben ik er in 2020 bij gekomen als praktijkmanager. Ik heb een achtergrond als HR-adviseur, maar ook veel ervaring met IT, communicatie, veranderkunde en eerdere transities naar Microsoft 365. Dat kwam perfect van pas in deze rol.”

Overstap naar de Moderne Werkplek

Op het moment van binnenkomst, was de IT-basis in principe geregeld. “Er stonden prima pc’s, uitgerust met goede software, alleen draaide alles op een lokale server. Bij een eerdere werkgever ervaarde ik hoe fijn het is om in de Cloud te werken met Microsoft 365. Het maakt het werk van huisartsen en assistentes leuker en prettiger.

Je beschikt dan over één uniforme werkwijze, systemen die naadloos op elkaar aansluiten en informatie die altijd up-to-date is. Zo’n grote praktijk heeft dat gewoon echt nodig. Daarom wilde ik de overstap maken. Alleen hadden de medewerkers sinds 2018 al zoveel veranderingen meegemaakt, dat we besloten om het geleidelijk aan te doen.”

Hybride werken in de huisartspraktijk

De stip op de horizon stond vast: met de hele praktijk overgaan naar de Cloud en Microsoft 365, onder begeleiding van Arcus IT. “Dit moet je niet radicaal aanpakken, maar in kleine stappen uitbouwen. Vaak houden mensen simpelweg niet van verandering. Daarom begonnen we met hybride werken: deels op de server en deels in de Cloud.

We begonnen voorzichtig met een bibliotheek en intranet in de Cloud, met Sharepoint. Zo kon iedereen rustig wennen aan de nieuwe vorm van werken en ervaarden ze direct dat het écht prettig werkt, voordat we volledig overgingen. Dat creëert vertrouwen, zowel in mij als in de techniek. Mijn collega’s raakten gewend aan een ICT-minded praktijkmanager die snapt waar het over gaat. En precies dat heb je nodig voordat je een grote transitie maakt.”

Bedrijfspand Jouster Huisartsen

Overstap maken naar de Cloud en Microsoft 365

Niet alleen het hybride werken droeg bij aan een soepele transitie. Samen met Arcus IT zette Geralda ook flink in op adoptie. “Arcus IT gaf trainingen op locatie over Microsoft 365. En ik maakte interne trainingsvideo’s voor assistentes over het gebruik van Teams en SharePoint. We waren echt één team. We kregen altijd dezelfde mensen van Arcus over de vloer, waar mijn collega’s al hun vragen aan konden stellen.”

De voordelen van de Moderne Werkplek

Sinds april werkt Jouster Huisartsen volledig in de Cloud en met Microsoft 365. Wat levert het nu uiteindelijk op? “Om te beginnen sluiten alle applicaties goed op elkaar aan; van Teams en SharePoint tot Word en Excel. Samenwerken is zo veel makkelijker: dat doe je online in hetzelfde bestand via SharePoint, zonder meerdere versies te maken.

Alle bedrijfsinformatie is daardoor continu up-to-date. Ook communiceren we veel veiliger en helemaal AVG-proof. Binnen Teams chatten we nu in een beveiligde omgeving. Al met al werken we veel efficiënter dan voorheen. Je kunt zelfs thuis inloggen en daar werk oppakken.”

Telefonie in de Cloud

Geralda en haar collega’s werken nu niet alleen in de Cloud, ze bellen er ook mee. “Samen met Advitronics zijn alle telefoons vervangen door een Cloudbased variant. De volgende stap is het installeren van een wachtrij-assistent en een koppeling met Medicom.

Zo kunnen bellende patiënten ervoor kiezen om teruggebeld te worden, in plaats van te wachten aan de lijn. Via de koppeling met Medicom zien we direct welke patiënt er belt en kunnen we met één druk op de knop het dossier openen. Hierdoor verhogen we de bereikbaarheid én uiteindelijk ook het werkplezier van de assistenten.”

Tip: altijd flexibel blijven

Ging dan alles van een leien dakje gedurende de transitie? “Wanneer je daadwerkelijk aan de slag gaat met een nieuw systeem, stuit je altijd op uitdagingen. Zo kwamen we er al na twee dagen achter dat huisartsen werken met sjablonen van derde partijen die ze niet online kunnen openen.

Dus heeft Arcus IT een manier bedacht om dit toch verantwoord, lokaal te regelen. Ik vind het heel belangrijk bij dit soort voorvallen flexibel te blijven. Om zo ook de gebruiksvriendelijkheid te garanderen. Houd je stug vol aan jouw ideeën? Dan leidt dat uiteindelijk tot weerstand.”

Ervaring met Arcus IT

Geralda werkt door de gefaseerde uitrol van haar plan al een flinke tijd samen met Arcus IT. Hoe beviel dat? “De praktijken werkten al jaren samen met ICTaurus, dat onderdeel is geworden van Arcus IT. Ondanks dat het bedrijf na de overname groter werd, behielden wij onze vaste contactpersonen uit Sneek.

Zij komen veel bij ons over de vloer, waardoor ze meer als collega’s dan als een externe partij aanvoelen. We hebben goede gespreks- en sparringpartners aan ze. Daarom blijven we voor ze kiezen.”

Advies voor huisartsen

Door de jarenlange ervaring met IT-migraties is Geralda inmiddels een echte ervaringsdeskundige. Ze heeft dan ook wel wat tips voor je. “Vertrouw erop dat je mensen meegaan als jij de voordelen kunt bewijzen. Pak de migratie stapsgewijs aan. Zorg dat iedereen op jou kan rekenen én dat je samenwerkt met een goede IT-partner, die achter je staat en met je meedenkt. Zeker als je dit nooit eerder deed. De voordelen die het je oplevert, maken het de moeite waard.”

Wil jij met jouw huisartsenpraktijk ook overstappen naar de Cloud en het moderne werken? Onze specialisten helpen je graag! Neem hier contact met ons op.

Huisartsenpraktijk Soesterkwartier

Huisartsenpraktijk Soesterkwartier gaat als moderne huisarts graag met de tijd mee. Daarom besloot de praktijk in 2021 om over te stappen naar de Cloud. Hoe de transformatie verliep en welke voordelen dit opleverde? Dit vroegen we aan huisarts en praktijkhouder Marinus van de Poll! We gingen met hem in gesprek over zijn nieuwe werkplek, de communicatie met patiënten én onze samenwerking.

Mensen helpen

Marinus is al meer dan tien jaar huisarts en werkt sinds 2020 bij Huisartsenpraktijk Soesterkwartier. Marinus: “Vanaf mijn puberteit wist ik eigenlijk al dat ik dokter wilde worden. Ik help graag mensen, dit geeft mij een goed gevoel en energie. Twee jaar geleden begon ik als waarnemend huisarts bij Huisartsenpraktijk Soesterkwartier en na één jaar werd ik hier ook praktijkhouder.

De praktijk werd in 2005 in het leven geroepen, door meerdere individuele huisartsen. Voor die tijd waren er vier losse praktijken, maar sinds zij de krachten bundelden is het dus één grote praktijk geworden. Een mooie samenwerking tussen vier huisartsen!”

Communicatie via PGO

“Als huisartsenpraktijk vinden we het belangrijk dat we persoonlijke en laagdrempelige zorg kunnen bieden. Daarom willen we goed bereikbaar zijn en ervoor zorgen dat patiënten snel bij ons terecht kunnen. Natuurlijk kunnen zij telefonisch contact met ons opnemen, maar dit kan ook via het PGO. Via dit portaal kunnen ze een persoonlijk bericht sturen rechtstreeks naar de huisarts, die binnen twee werkdagen reageert.

Via de PGO hebben patiënten dus rechtstreeks contact met ons. Ook kunnen ze gemakkelijk zelf een afspraak inplannen. Hier wordt steeds meer gebruik van gemaakt. We besteden er ook regelmatig aandacht aan op bijvoorbeeld onze website en benoemen de mogelijkheid ook tijdens consulten. De meesten reageren enthousiast, een stukje regie in eigen handen spreekt wel aan. En onze assistentes worden een stuk minder belast!”

E-consult via beeldbellen

In de praktijk zien we dat steeds meer huisartsen digitale consulten introduceren. “Toch heb ik de indruk dat onze patiënten het fijner vinden om even bij ons langs te komen. Digitale consulten via beeldbellen doen we eigenlijk amper, ook al is het technisch gezien wel mogelijk. Het afgelopen jaar maakte onze praktijkondersteuner GGZ hier wel veel gebruik van, omdat zij tijdelijk vanuit huis werkte. Maar mijn collega huisartsen en ik videobellen vrijwel niet. Dit doen we niet bewust, maar patiënten vragen er bij ons niet om. Dit kan natuurlijk ook komen omdat we hier niet veel aandacht aan besteden. Misschien een mooi plan voor de toekomst!”

Bewustzijn veiligheid

Wat Marinus wel opvalt, is dat patiënten zich steeds meer bewust zijn van veiligheidsrisico’s. “We krijgen tegenwoordig vaker vragen rondom de beveiliging van vertrouwelijke gegevens. Bijvoorbeeld wanneer ik toestemming vraag om het persoonlijke dossier via Het Landelijk Schakelpunt (LSP) te openen, zodat specialisten in het ziekenhuis ook inzage hebben.

De meerderheid vindt dit direct prima, maar steeds vaker ontvang ik vragen zoals “Oh, en wie kunnen er dan allemaal in kijken? Kan de zorgverzekering dit ook?”. Terecht natuurlijk. Onze security moet ook gewoon op orde zijn, dus gelukkig is dit een vast onderdeel in ons pakket bij Arcus IT.”

De Cloud

Sinds 2014 mogen we ons IT-partner van Huisartsenpraktijk Soesterkwartier noemen. “Toen ik hier in 2020 begon, bestond de samenwerking met Arcus IT dus al. Destijds heette het bedrijf nog wel ICTaurus. Eén jaar na mijn komst zijn we met onze huisartsenpraktijk overgestapt naar de Cloud. We introduceerden Microsoft 365 en werken op dit moment bijvoorbeeld veel in SharePoint en Outlook.

Onze complete IT-omgeving heeft Arcus IT overgezet naar de Cloud. Dit was natuurlijk wel even een omschakeling voor mijn collega’s. De één vindt zo’n transformatie makkelijker dan de ander. Maar dit hoort er nu eenmaal bij en als we ergens tegenaan liepen, schakelden we gemakkelijk met Arcus IT en was het zo opgelost.

We wilden meegaan met de tijd en vanaf elke locatie fatsoenlijk kunnen werken. Nu we in de Cloud zitten kunnen we altijd en overal bij benodigde documenten en systemen. Hiervoor hebben we niet meer een specifieke computer binnen onze huisartsenpraktijk nodig. Zo hebben we wel eens vergaderingen op afstand, dit werkt erg goed via Microsoft Teams. Terwijl we vergaderen, kunnen we gewoon in de juiste mappen via SharePoint. Voorheen moesten we dit van tevoren uitprinten.”

Kennis van de branche

Hoe Marinus ons met een aantal steekwoorden omschrijft? “Prettig contact, meedenkend, goed bereikbaar én flexibel! Ja, ik ben tevreden over de samenwerking. Als we een vraag hebben, krijgen we niet alleen daarop het juiste antwoord, maar denken ze ook verder. Ze laten zich niet beperken tot wat er in het contract staat of door wat ooit is afgesproken. In plaats daarvan denken ze actief met ons mee en komen ze met creatieve oplossingen. Ook gaan ze gelijk over tot actie als dit nodig is.

Toen Arcus IT veel bij ons over de vloer kwam tijdens de transitie naar de Cloud, merkte ik ook dat ze zich er zeer van bewust zijn dat wij met persoonlijke, medische gegevens werken. Ze kennen onze branche en begrijpen dat alles uiterst veilig moet gebeuren. Het is dan ook een fijn idee dat zij onze volledige IT-infrastructuur beheren!”

Samenwerken?

Wil jij ook samenwerken met een bedrijf dat beschikt over ruimte kennis van de eerstelijnszorg? Als IT-partner van ruim 500 huisartsen in heel Nederland helpen we je graag. Neem dus vooral vrijblijvend contact op!

NAHV Belastingadviseurs

Hoe werken we als belastingadviseurs slimmer samen? En hoe houden we meer tijd over voor onze eindklanten? Twee vragen die centraal stonden in de zoektocht van financieel dienstverlener NAHV Belastingadviseurs naar een nieuwe IT-partner. We spraken met Dennis Ketelaars, directeur-eigenaar van NAHV en onze eigen accountmanager Willem Jan van der Eijk over de antwoorden op deze vragen en het resultaat van de samenwerking tussen beide partijen!

NAHV

NAHV is een financieel dienstverlener gespecialiseerd in administratieve oplossingen en financieel advies voor creatieve ondernemers. Het doel van NAHV? Ondernemers werk uit handen nemen zodat ze energie kunnen steken in waar ze goed in zijn: ondernemen. Dennis: “Wij stellen onder meer jaarrekeningen op met specifieke software. Daarnaast willen we dat al onze medewerkers altijd én overal kunnen werken. Daarom gingen we in zee met Arcus IT.”

Overstap naar Arcus IT

Dennis: “Begin dit jaar droeg KPN Arcus aan als nieuwe IT-partner, samen met twee andere partijen. Uiteindelijk kozen we voor Arcus IT omdat zij diepgeworteld zijn in de accountancywereld en brede kennis hebben op dit gebied.”

Willem Jan: “Wij hebben alles overgenomen van KPN. Alle data en applicaties zijn naar een Microsoft Azure Virtual Desktop omgezet. De legacy-applicaties, waaronder bijvoorbeeld Unit 4 Audition, draaien nu nog op een virtuele server binnen Microsoft Azure. Zodra deze beschikbaar zijn als zogeheten Software as a Service applicaties, afgekort SaaS, zetten we die ook over.”

De Cloud

Om flexibel te zijn en downtime – niet kunnen werken doordat de IT-systemen platliggen – te beperken, werkt NAHV sinds kort dus in de Cloud. Dennis: “Toen begin vorig jaar de coronapandemie om zich heen greep en iedereen thuis moest werken, werd gelijk de toegevoegde waarde duidelijk. We konden van de één op de andere dag thuiswerken, zonder dat daar grote risico’s aan vastzaten. Dankzij de Single Sign-on had iedereen via één inlog toegang tot alle applicaties én op het juiste gebruikersniveau. Wij hebben drie verschillende niveaus: eigenaren, partners en assistenten. Dat zit allemaal in de software verwerkt.”

Archiefdata

Accountantskantoren hebben zeven jaar bewaarplicht. Het kan dus zomaar zijn dat een klant data opvraagt van twee jaar geleden of langer. Willem Jan: “Voor die data gebruiken we een archiefserver binnen het Microsoft Azure-platform. Deze start op wanneer er oude data opgehaald moet worden. Daarbij betaalt NAHV alleen voor de periode dat de server actief draait. Dat scheelt dus enorm in de kosten, echt uurtje factuurtje.”

Microsoft 365

Dennis: “Met de volledige Microsoft 365-omgeving kunnen we nu veel makkelijker samenwerken. Naast de standaard Office-apps, zoals Word, hebben we nu ook apps als Planner en Microsoft Teams direct tot onze beschikking in één werkomgeving. Daarnaast is Microsoft 365 direct van toegevoegde voor onze klanten. Zo delen we bijvoorbeeld veel gemakkelijker dossiers met klanten.”

Samenwerking met Arcus IT

Dennis: “Als we ergens tegenaanlopen dan hebben we vrijwel altijd contact met dezelfde persoon binnen Arcus. Dat is erg fijn. Daarnaast maken we gebruik van de servicedesk waar we terecht kunnen met dagelijkse vragen. Als iemand bijvoorbeeld niet kan inloggen dan wordt hij of zij snel geholpen zodat diegene weer door kan. Arcus onderscheidt zich echt in het stukje advies. We weten veel van belastingadviezen, maar niet van IT. Die toegevoegde waarde op servicegebied is van groot belang.”

De toekomst

Willem Jan: “Er staat momenteel een voorstel uit om aan de slag te gaan met Workspace 365. Eén portaal met daarin alle applicaties in een eenvoudig overzicht en die met één klik werken. Dus geen extra inlogmoeilijkheden. Die omgeving richten we dan specifieker in op belastingadvies. Ook op security-gebied willen we stappen zetten. Zo stelden we bijvoorbeeld een security-review voor. Hierbij maken we onder andere een impactanalyse en adviseren we over wat er beter kan. Het zou bijvoorbeeld over dataclassificatie kunnen gaan, zodat bepaalde documenten niet gemaild kunnen worden. Denk aan documenten met een BSN-nummer of het opzetten van Identity Access Management, waarbij op basis van identiteit wordt bepaald waartoe iemand toegang heeft. Daar gaan we vervolgens samen mee aan de slag.”

Dennis: “Als je ervoor kiest om je IT intern te regelen, dan moet je bereid zijn om er tijd en energie in te steken. Wij besteden het juist uit om tijd te besparen én zodat alles vlekkeloos doorloopt. We hebben sinds de overstap naar Arcus minder uitval en andere problemen. Het is allemaal zeer steady en dat geeft zekerheid richting de toekomst.”

Ben je ook op zoek naar een IT-partner die gespecialiseerd is binnen de accountancybranche? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek!

Met de juiste partners op stap

In het Accountancy Vanmorgen magazine staat een mooi artikel over Arcus IT en onze klant Govers Accountants & Adviseurs. “Het product moet bij ons DNA passen.”

Een centrale rol in de ICT-infrastructuur van Govers is weggelegd voor Arcus IT – een bedrijf gespecialiseerd in de accountancy voor onlinewerkplekken, Microsoft-implementaties, ICT-beveiliging en zogenoemde performance-managementtools. Tau zegt daarover: “Het fijne van Arcus IT is dat ze ons voorzien van een stabiele, veilige onlinewerkplek en vooral ook een goede infrastructuur waarbinnen we weer andere software kunnen installeren. Het past altijd, ongeacht de softwareoplossing die we weer van andere partijen nodig hebben.” Een rol voor Arcus IT is ook weggelegd waar het gaat om ICT-innovatie bij Govers. Govers werkt voor zijn ICT-infrastructuur met vijfjarenplannen, met ook “een doorkijkje” naar de jaren daarna. Tau ziet Arcus IT als sparringpartner. “Elke vijf jaar her-beoordelen we ons totale ICT-landschap. Nu is de trend duidelijk richting onlinewerken en richting software as a service (SaaS). Arcus IT – waar ze snappen hoe de accountancy in elkaar zit – adviseert ons welke software het best past bij de ontwikkelingen en bij onze ambities.”

Klik hier om het volledige artikel gratis te lezen!

Eigen IT-servicedesk voor Zonnehuisgroep Noord

De in Groningen gevestigde Zonnehuisgroep Noord vroeg ons te helpen met hun IT-servicedesk. Die was uitbesteed, maar ze wilden het graag intern organiseren met eigen mensen. Met onze ruime ervaring hielpen we hen de overstap zorgvuldig te organiseren en minimaliseerden we de risico’s. Daarna werkten we de nieuwe servicedesk-medewerkers zorgvuldig in.

IT afstemmen op de zorgverlener

Ken je de Zonnehuisgroep? Zij organiseren de ouderenzorg decentraal vanuit autonome vestigingen in de regio. Op die manier lukt het ze goed om de zorg persoonlijk te maken, afgestemd op de kracht van iedere individuele cliënt. Dat is meteen een reden waarom ze de servicedesk intern wilden organiseren. Ryanne Meijer, teamleider IT-servicedesk, legt uit: “Van een IT-servicedesk verwacht je dat ze het aanspreekpunt zijn voor de mensen die de zorg daadwerkelijk verlenen. Hen moet je ontzorgen en snel helpen, zodat zij al hun aandacht op onze bewoners kunnen richten. Daarvoor heb je korte lijntjes nodig, moet je snel schakelen en proactief zijn. Dat misten we bij onze externe IT-servicedesk.”

Hokjesdenken bij externe servicedesk

Die externe servicedesk was verantwoordelijk voor het middelenbeheer en de uitgifte ervan. Wat daar misging? “Processen verliepen stroperig, het duurde lang voordat ze tickets afhandelden. Daarnaast kregen medewerkers op hun vraag geregeld het antwoord ‘daar zijn wij niet van’. Dat hokjesdenken was frustrerend voor onze mensen.” Daardoor ontstond de wens om ook het middelenbeheer en de uitgifte ervan intern te regelen.

Arcus IT vroeg goed door, net zolang tot alles duidelijk was

Modernisering interne IT-afdeling

De Zonnehuisgroep had al wel een interne IT-afdeling genaamd ‘applicatiebeheer’. Zij verzorgden de medewerkers- en zorgapplicaties. Daarnaast waren ze ook verantwoordelijk voor het op orde brengen van de IT. Met het uitrollen van onder andere Office 365 zetten ze al goede stappen in die richting. “Hierdoor werd onze IT-omgeving moderner en professioneler. Dit maakte het gemakkelijker om over te gaan op een interne servicedesk.”

Afbreukrisico

Ryanne vervolgt: “De crux van dit project zat eigenlijk vooral in het enorme afbreukrisico. Voor de interne servicedesk moesten we nog mensen werven, die hadden nog geen idee hoe onze IT functioneert. Het risico is groot dat ze een vraag van een medewerker niet acuut kunnen verhelpen, waardoor IT niet werkt en de zorg aan onze cliënten dreigt stil te vallen. Om die reden zochten we een partij die ons om de valkuilen heen kon loodsen.”

Ervaring goud waard

De uitgebreide ervaring van Arcus IT met servicedesks en alle IT in vergelijkbare zorgorganisaties was van grote waarde. Samen met de Zonnehuisgroep voerden we klankbordgesprekken. Ryanne: “In enkele sessies brachten we al onze zorgen, ideeën en aandachtspunten op tafel. Arcus IT scherpte dat goed aan door voortdurend door te vragen, net zolang tot het besproken deelonderwerp helemaal duidelijk was.”

”Arcus IT nam onze nieuwe kandidaten onder de vleugels en hielp hen op weg”

Protocollen

Zo kwamen we samen tot een doeltreffend plan van aanpak. Eén van de onderwerpen die we tot detail uitwerkten was bijvoorbeeld wat precies een eerstelijnsvraag is en wat een tweedelijnsvraag. Dat legden we vast in protocollen. Ryanne: “Vragen over WiFi of LAN zetten we bijvoorbeeld door naar een externe, waarvoor we nu duidelijke uitganspunten hadden en een SLA konden afspreken. Kijk, zo werden de taken helder.”

Begeleiding op maat

Ryanne Meijer stelde vervolgens de functieprofielen op van de ideale kandidaten om zo gericht te werven. “En Arcus IT nam de twee geselecteerde kandidaten onder hun vleugels en bracht hen snel veel kennis bij over onze systemen. In het begin draaide een ervaren servicemedewerker van Arcus IT fulltime mee, zodat hij continu de kwaliteit kon bewaken en de nieuwe medewerkers kon bijstaan. Later werd dit een dag in de week. Maar doorlopend konden we terecht met vragen, ook vandaag nog. Zo voelen we ons altijd gesteund door de kennis en ervaring van Arcus IT. Heel prettig.” Op deze geleidelijke manier werd de eigen servicedesk zonder noemenswaardige problemen in gebruik genomen. Project geslaagd.

Als klant voel ik me goed gehoord en bediend

Voel me goed bediend

Verliep alles dan vlekkeloos? Ryanne: “Er was ook een moment dat we elkaar niet goed leken te begrijpen. Wat ik aan Arcus IT waardeer is dat ik dat openlijk kon bespreken en dat ze dat direct wisten om te buigen. Dat zie je niet vaak.” Terugblikkend zegt Ryanne dat Zonnehuisgroep altijd de lead had, maar dat ze het prettig vond dat Arcus IT proactief meedacht met kennis van de zorg. “Het zijn nuchtere lui, open en met humor. En het belangrijkste: ik voel me als klant goed gehoord en bediend. Ja, ik zou graag nog eens met ze werken.”

Een solide back-upoplossing voor broodfabrikant Pandriks

Afbakbroodproducent Pandriks Bake Off vestigt al sinds 2012 het vertrouwen in ons als IT-partner. Dat is niet niks, gezien ze de modernste bakkerij van Europa zijn én vestigingen in zowel Nederland als Duitsland hebben. Recent vroegen ze ons een back-up van hun IT-omgeving te maken. Al hun data stond namelijk nog op lokale servers: een groot risico in een brandgevaarlijke omgeving als een bakkerij. IT-manager Remco Veldman blikt terug op de implementatie.

Arcus IT en Pandriks

Pandriks heeft een eigen IT-afdeling van vier man, met Remco aan het hoofd. Maar zij hebben hun handen vol aan de productielijn-IT en daarom was er een IT-partner nodig. Wij beheren daarom de Private Cloud waarop zij in 2012 overgingen en wij verzorgen de kantoorautomatisering. Remco: “Arcus IT zorgt ervoor dat onze kantooromgeving lekker soepel draait, zodat al onze aandacht naar de IT van de productielijnen kan gaan.”

Pandriks Bake Off: modernste bakkerij

De productie van Pandriks is bijzonder. Niet alleen produceren ze duurzaam desembrood, wat een heel uniek product is, maar ze hebben ook de modernste bakkerij in Europa. Wat dat behelst? “Onze fabrieken zijn gigantisch geautomatiseerd. Bijna heel de productielijn verloopt automatisch; het plaatsen van brood in de verpakking, het labelen, stapelen op pallets, sealen tot het laden van de vrachtwagens. We draaien daardoor 24/7 met maar twintig tot dertig man personeel in totaal.”

Back-uplossing vanwege brandgevaar

Remco vervolgt: “Omdat er bij ons zoveel te doen is op IT-gebied bleef er constant één kopzorg van mij liggen: de implementatie van een back-upoplossing. Al onze recepturen en lijnparameters zijn opgeslagen op onze lokale servers. Vliegen deze in brand? Dan zijn we jaren aan ontwikkelingen kwijt. Machines koop je zo opnieuw, maar kennis is écht weg. En brand in een bakkerij is een reëel gevaar. Dat blijkt alleen al uit hoe vaak wij de productie van andere bakkerijen overnemen nadat er bij hen brand is geweest.”

Implementatie van de back-upoplossing

Remco vroeg ons om de back-up te regelen en een implementatieplan te maken. Een opdracht die we natuurlijk aangrepen. “Johan en Erwin regelden alles relatief snel. Ze inventariseerden onze wensen en de samenstelling van het netwerk in no time. Toen moesten zij het plan ontwikkelen. De invulling lieten we grotendeels aan hen over, want dit is hun expertise. Wij weten vooral hoe we brood bakken. Toen het plan er was en we de hardware binnenkregen, was de implementatie met zo’n twee tot drie dagen geregeld.”

Voordelen van de back-upoplossing

Inmiddels draait de back-upoplossing al even. Hoe ervaart Pandriks deze toevoeging aan hun IT-omgeving? “Hoewel niet iedereen het risico inzag van lokale servers zonder back-upoplossing, biedt het ons nu echt zekerheid en veiligheid. We zijn volledig ontzorgd. Ik vond het fijn om deze implementatie uit te besteden aan een partij als Arcus IT, waarvan we het team uit Emmen al jaren kennen. Dat communiceert altijd prettig.”

Decennium lang samenwerken

Hoewel we al een decennium lang samenwerken, deden we laatst weer mee aan een offerteproces. Pandriks is op locatie Meppel namelijk verdubbeld in het aantal kantoorwerkplekken en ging in totaal van twee naar drie productielijnen. Daardoor hadden ze meer IT-beheer nodig. “Uiteindelijk kozen we weer voor Arcus IT. Onze relatie bevalt goed, hun prijzen zijn scherp én intern was er ook weinig animo om te switchen. Dat levert namelijk toch altijd weer kinderziektes op.”

Matchen in normen en waarden

Naast pragmatische overwegingen, matchen volgens Remco de waarden van Pandriks met die van ons. “Ik zoek altijd mensen die proactief zijn en een extra stap durven te zetten. Dat doet Arcus IT. Bij het uitbreiden van ons nieuwe kantoor opperden ze bijvoorbeeld direct de overstap naar Microsoft Intune. Daar hadden we niet naar gevraagd, maar dat nemen we nu wel sterk in overweging. Zo kom je samen verder.”

Zorggroep Liante

De Friese Zorggroep Liante heeft een heldere visie: hun expertise is zorg verlenen, niet IT beheren. Het ver-Clouden en ver-SaaSen is er dan ook in volle gang. In dit geval moest het onpremise serverpark naar Azure gebracht worden en de oude desktop-omgeving naar een Azure virtual desktop. Arcus IT hielp hen bij deze transitie. Naar alle tevredenheid.

Het zuidoosten van Friesland is het werkterrein van Zorggroep Liante. Vanuit onder meer Drachten, Oosterwolde, Appelscha, Haulerwijk en Wolvega staat ze ouderen bij met thuiszorg, verzorging in de woonzorgcentra en dagbesteding. Zorggroep Liante wordt met een 8,0 hooggewaardeerd door bewoners en familie, het is er allemaal dus goed geregeld.

Aanleiding

De sfeer zit er dan ook goed in bij Liante. Manager Facilitair en ICT Joop de Roos: “Dat klopt ja. Maar ook hier kampen we met dezelfde problemen als elders hoor. Ook wij hebben legacy-systemen, zoals de boekhouding in Exact en de kassasystemen van de keuken. Gelukkig zijn we al goed op weg met alles naar de Cloud en Azure te brengen. Dat levert ons veel op, onder meer in beheer, schaalbaarheid en snelheid om nieuwe functionaliteiten te ontsluiten. We kunnen beter voldoen aan wet- en regelgeving en onze medewerkers kunnen plaats- en tijdonafhankelijk werken.

”Arcus IT begrijpt de zorgsector goed, dat merk je aan alles”

Voelde meteen goed

De strategie was al enige tijd helder, maar een goede partner voor Azure werd lange tijd niet gevonden. Daarop stelde Liante in 2021 een interim-projectmanager aan. Hij had in dit licht goede ervaringen met Arcus IT. Joop de Roos: “Bij de kennismaking ontstond al snel wederzijds vertrouwen en stelde Arcus IT zich prettig oplossingsgericht op. Zo wilden wij het pand waar de oude Citrix-servers stonden binnen een kwartaal verlaten, en het liefst lieten we die oude ‘rommel’ daar achter. Arcus IT dacht meteen mee hoe we dat realiseerden. Ja, we hadden er direct een goed gevoel bij.”

Kennis van zorg

In de weken erna gebeurde veel. Met een werkende proefopstelling toonde Arcus IT dat het technisch met Azure inderdaad ging lukken, ook binnen dat kwartaal. Waarna de focus verschoof naar de dagelijkse werkprocessen. “Daarin onderscheidt Arcus IT zich duidelijk. Ze begrijpen de zorgsector goed, kennen de systemen en weten wat belangrijk is. Gesprekken gingen meteen de diepte in, het vroeg minimale tijd van de medewerkers. En er werd daadkrachtig gehandeld. Ondanks de krappe planning werd de Azure virtual desktop een week eerder opgeleverd dan afgesproken”, zegt Joop de Roos tevreden.

Onder de indruk

Nog voor de verhuizing functioneerden de bedrijfsapplicaties zoals altijd. Maar dan zonder die oude Citrix-servers. Joop de Roos: “We zijn ervan onder de indruk hoe gestroomlijnd het proces verliep. Ook de nazorg was uitstekend. Belde een medewerker met een vraag, dan begreep Arcus IT meteen de urgentie. En ze snapten dat deze medewerker over een paar minuten weer bezig moest met een bewoner of cliënt, dus dat ze direct zaken moesten doen. Onze medewerkers vonden dit contact zo prettig dat ze met Arcus IT verder willen. En… dat gaan we doen! Ze wonnen de pittige aanbesteding voor onze servicedesk. Zowel onze medewerkers als ikzelf kijken uit naar onze verdere samenwerking.”

”Arcus IT begrijpt de zorgsector goed, dat merk je aan alles”

Neem contact op

Wil je net als Zorggroep Liante ook aan de slag met de IT in jouw zorgorganisatie? Weet je alleen niet precies waar je moet beginnen? Neem dan contact op met onze IT-regisseur. Hij helpt je om je IT-basis op orde te krijgen, neemt het contact over met ketenpartners en is het centrale aanspreekpunt voor al je IT-vragen.